Tento systém vám pomůže s rychlým vyhledáváním dokumentů, zefektivní všechny procesy spojené se zpracováním smluv a automaticky hlídá důležité termíny vyplývající z uzavřených podmínek. A to může v mnoha případech ušetřit významné finanční částky.
Kdy hrozí nebezpečí?
Kritický okamžik při standardním zpracování smluv představuje celý životní cyklus dokumentu od procesu tvorby, či zpracování, přes schvalování a připomínkování až po archivaci. Standardem totiž většinou bývá ruční přepis důležitých úkolů a založení smlouvy „kamsi do šanonu“. Celý proces vyřízení smlouvy je tak zcela v „rukou“ lidského faktoru a vyšší moci. Úplně stačí, když do kanceláře zafouká vítr a důležitá smlouva zmizí pod skříní. Moderní systémy dokážou automaticky hlídat správný průběh celého životního cyklu a předejít chybám, kterých by se mohl zaměstnanec dopustit.
Situace z praxe
Pokud si i vy například při sestavování smluv předáváte dokument ve firmě prostřednictvím e-mailů a ukládáte jej ve schránkách, vězte, že nejste úplnou výjimkou. Není to však rozhodně nic ideálního. Takto může snadno dojít ke ztrátě dokumentu, ke vzniku nežádoucího většího počtu verzí a k dalším chybám. Řešením může být digitalizace dokumentů a vytěžení obsažených informací. Právě to je základem systému pro zpracování smluv, který vám umožní mít kontrolu nad procesem jejich tvorby a přehled o aktuálním stavu či umístění těchto dokumentů. Vy si navíc budete e-mailem posílat už jen odkaz na dokument v úložišti, čímž snížíte obsah schránky a omezíte zatížení firemní sítě.
| Co znamená „vytěžování“ dokumentů? |
|---|
Základem kvalitního systému pro zpracování dokumentů je funkce pro tzv. vytěžování (digitalizace obsažených údajů pro další využití) informací, tedy software pro elektronické zpracování předem definovaných údajů ve smlouvě, a jejich následný import do dalších podnikových systémů. Možnost zpracování obsažených informací, jako jsou jména smluvních stran, částky, či termíny vede k celkovému automatizovanému rozpoznání dokumentu a následnému zahájení příslušného procesu. Tím může být odeslání ke schválení odpovědné osobě, předání dat do účetního systému a podobně.
Jak a kde dokument upravíte?
Tyto systémy fungují na principu ukládání smluv v digitalizované podobě v úložišti s kontrolovaným přístupem. Oprávnění mohou být samozřejmě pro různé osoby individuální, ale přesně definují, kdo může pracovat s konkrétními dokumenty a jaké smí provádět změny. Veškeré přístupy mohou být navíc evidovány pro případný audit. Dnešní systémy dokážou pohodlně pracovat i s různými přílohami. Například dodatky smluv, které se mnohdy mění nezávisle, budou se smlouvou propojeny a vy tak neztratíte přehled ani kontrolu o aktuálním znění.
Vždy jen jeden dokument
Často se například stává, že firma pracuje s větším množstvím smluv, ke kterému se vyjadřuje více, mnohdy i nekompetentních osob. Výsledem pak může být zdržení, chyby a celkový chaos při práci. Profesionální dodavatel systému pro zpracování smluv by měl být schopen nastavit jasná transparentní pravidla pro celý proces a ten podle vašich potřeb a požadavků dále upravovat, například přidávat schvalovací kroky, zesilovat kontrolu apod. Výsledkem je, že existuje vždy pouze jedna aktuální verze smlouvy, se kterou však může pracovat i více lidí současně. Všechny provedené změny jsou pak sloučeny do jediného dokumentu. Systém zároveň informuje, kdo a kdy konkrétní změnu provedl, což zvyšuje přehled o celkovém procesu zpracování.
Kromě řízení procesů s digitalizovanými smlouvami by měl být dodavatel těchto řešení schopen pracovat také s papírovými dokumenty. Například systém evidence osob, které si fyzické listiny vypůjčují, je neocenitelný při auditech nebo při dohledávání originálů.
Více se o službách řízení firemních procesů dozvíte zde.
| Jak se může změnit proces zpracování smlouvy? |
|---|
Papírová smlouva je po přijetí naskenována a údaje z ní vytěženy. Díky tomu systém sám pozná, o jakou smlouvu jde. Automaticky ji nejprve odešle odpovědnému zaměstnanci k ověření, poté nadřízenému ke schválení a nakonec k archivaci. Systém rovněž sám hlídá termíny každého schvalovacího kroku i finální ověření a případné odeslání zpět. Tím účinně předchází možnému vzniku sankcí z prodlení. Data ze smlouvy jsou rovněž automaticky přenesena do DMS systému, což vede k časovým úsporám souvisejícím s jindy náročným přepisem či zařazováním.
Digitalizace a práce s elektronickými dokumenty má několik úrovní. Od pouhého naskenování dokumentů, které může být pojistkou před ztrátou fyzického originálu, přes vytěžování informací a automatizovaně řízený proces zpracování, až po kompletní vedení agendy v elektronické podobě bez zbytečného převodu do papírové verze. Při výběru dodavatele systému pro zpracování smluv byste proto neměli opomenout ani budoucí potenciál celého řešení a zeptat se na další možné rozšíření celého řízeného procesu.
