5 chyb ve správě firemních aut. Co vás stojí čas i peníze a jak to změnit?
Řídit firemní vozový park není nic snadného. Fleet manažer je plánovač, hasič problémů, účetní i analytik v jedné osobě. Každý den řeší desítky úkolů a nečekaných situací. Jeden řidič ztratí doklad o tankování, druhý hlásí poruchu, třetímu končí STK – a do toho se blíží uzávěrka měsíčního vyúčtování. Jak si tuhle práci výrazně usnadnit a jakých chyb se vyvarovat?
1. Excel na všechno aneb miliony tabulek
Jedna z hlavních chyb, které se dopouští velká část firem, je řízení všech možných procesů pomocí Excelu. Na začátku to vypadá jednoduše – pár tabulek, vzorců, přehled o kilometrech a nákladech. Postupem času ale přibývají auta, řidiči, dodavatelé i termíny. Z přehledné tabulky se rázem stává chaotický soubor, který práci rozhodně neusnadňuje. Data se těžko dohledávají, nefungují filtry. Stačí, aby někdo přepsal jeden řádek, a vy netušíte, co je správně a co špatně.
Moderní správa flotily se bez digitalizace zkrátka neobejde. Jediný online systém dokáže hlídat termíny kontrol, pojištění i spotřebu paliva a zároveň vám vždy ukáže, kde se které vozidlo nachází a kolik vás stojí jeho provoz. Přehled máte na pár kliknutí, a to bez rizika, že vám někdo nechtěně přepíše buňku v tabulce.
2. Příliš mnoho dodavatelů a faktur
Jakmile ve vaší firmě pracuje více řidičů, udržet si přehled o všech fakturách se stává nadlidským úkolem. Každý z nich tankuje u jiné pumpy, na parkování používá několik různých aplikací, mýtné se platí zvlášť a servis řeší lokální partner. Výsledek? Hromada účtenek, ztracené faktury a manažer, který místo plánování vozového parku tráví večery dohledáváním dokladů. V praxi to znamená desítky ztracených hodin měsíčně. Řešením je centralizace – sjednotit všechny služby pod jednoho poskytovatele.
Věděli jste, že…
s kartou DKV +Charge můžete tankovat, dobíjet, vyřešit mýto, parkování nebo mytí vozidel? Všechno se objeví na jediné faktuře, což vám ušetří čas a nervy. Navíc tankujete za atraktivní vyhlašované ceny, takže předem víte, kolik zaplatíte.
3. Neefektivní tankování
Další chybou, která stojí firmy nemalé peníze, je to, že řidiči často tankují nahodile – tam, kde zrovna zastaví. Rozdíl v cenách paliva přitom může být i několik korun za litr, což při větší flotile znamená desítky tisíc korun ročně navíc. Když nemáte systém, který by vám umožňoval mít přehled, nemáte ani kontrolu nad spotřebou, možnost porovnávat ceny nebo odhalit soukromé jízdy řidičů.
Sledovat transakce v reálném čase vám umožní digitální nástroje. Ty ukazují přesně, kolik kdo za co utratil. Manažer tak získá nejen přehled, ale i způsob, jak náklady skutečně řídit. Systém zároveň doporučuje výhodnější čerpací stanice v daném okruhu, takže vám šetří peníze.
4. Ignorování elektromobility
V posledních letech se k běžné správě přidává ještě jedno velké téma – elektromobilita a alternativní pohony. Firmy často váhají, kdy a jak přejít na elektroauta. Bojí se složité administrativy, různých nabíjecích systémů a ztráty flexibility. Když už se rozhodnou, často skončí u několika různých aplikací a karet, které jen přidělávají práci navíc.
Přitom i v tomto případě je řešení snazší, než by se mohlo zdát – sjednotit vše do jedné služby, která zvládne jak klasická paliva, tak dobíjení. Dobrá služba vám nabídne přístup k více než milionu dobíjecích bodů po celé Evropě. Řidiči tak vůbec nemusí řešit, jestli mají správnou kartu nebo aplikaci.
5. Rozhodování bez dat
Mnoho manažerů odhaduje důležitá data od oka. „Náklady máme podobné jako loni, všechno funguje.“ Jenže bez tvrdých dat o spotřebě, emisích a efektivitě provozu nelze dělat dobrá rozhodnutí. Přehledné reporty ukážou, která auta se vyplatí nechat, která už ztrácí požadovaný výkon, i to, kde je možné ušetřit.
Bez nástrojů, které umí data přehledně vizualizovat a vyexportovat do účetnictví, se dnes už neobejdete. Pomáhají řídit vozový park podle faktů, ne pocitů, a zvyšují konkurenceschopnost firmy.
Jedno řešení pro všechny firemní cesty
DKV Mobility spojuje služby spojené s provozem firemních vozidel na jedné platformě a s jednou kartou na vše. Díky tomu získáváte nejen přehled, ale i kontrolu nad náklady a celou flotilou – od osobních aut přes dodávky až po nákladní vozidla.
Co všechno DKV Mobility může nabídnout fleetovým zákazníkům?
- Jedna karta pro všechno: Řešení pro tankování klasických i alternativních paliv, dobíjení elektromobilů, mýtné, parkování a mytí vozidel – vše se objeví na jediné faktuře.
- Digitalizace a přehled: Zákaznický účet DKV Cockpit a v něm integrovaný DKV Fleet Management Software umožňuje spravovat vozový park online, sledovat transakce a přiřazovat dokumenty k vozidlům či řidičům.
- Analýzy a reporty: DKV Analytics, jehož součástí je mimo jiné Carbon Monitor, ukazuje náklady, spotřebu i emise CO₂, takže se rozhodujete na základě přesných dat, ne odhadu.
- Široká akceptační síť: Přístup k 70 000 čerpacích stanic, výhodné vyhlašované ceny v Česku, více než 1 milion dobíjecích bodů.
- Bezstarostné zahraniční cesty: Snadné vyúčtování díky široké evropské akceptační síti včetně mýtného a poplatků za tunely či mosty. Možnost vyřízení vratek DPH a spotřební daně ze zahraničí.
- Podpora udržitelné mobility: Pokrytí alternativních paliv, přístup k dobíjecím stanicím po celé Evropě a podrobné reporty emisí CO₂.
Chcete mít správu firemních aut pod kontrolou a ušetřit čas i náklady? Podívejte se, jak vám s tím pomůže DKV Mobility.
