Technologie RPA vám usnadní podnikání. Víte, o co jde?
Zatímco skoro každý už slyšel o umělé inteligenci a ChatGPT, technologie RPA je stále pro mnohé záhadou. RPA neboli robotická automatizace procesů přitom pomáhá firmám z nejrůznějších odvětví podstatně častěji. Pokud podnikáte, měli byste vědět, co všechno vám tahle vychytaná technologie může usnadnit. Přečtěte si rozhovor s Michaelem Tremlem z firmy Xelto Digital, který vysvětluje, jak proces probíhá a kde ho nejlépe využít.
Firma Xelto Digital od roku 2019 automatizuje obchodní procesy napříč různými odvětvími. Spolupracuje s podniky po celém světě a jejím cílem je usnadňovat zákazníkům život, šetřit zdroje a efektivně se podílet na dlouhodobé udržitelnosti. Na první pohled se může zdát, že automatizace a robotizace se týkají jen velkých firem, ale není to tak. I v malém podniku oceníte pomoc s rutinními úkoly, jejichž plněním trávíte čas, který byste mohli strávit třeba získáváním nových klientů. Vyvstává tu však samozřejmě mnoho otázek, na které nám odpověděl Michael Treml, jednatel společnosti.
„RPA není sice AI, ale lidé tyto 2 pojmy často zaměňují. Pro drtivou většinu požadavků na automatizace od našich zákazníků je zásadní implementace RPA, AI jen ve velmi ojedinělých případech,“ říká Michael Treml, jednatel společnosti Xelto Digitals. |
Jak vypadaly začátky firmy? Proměnil se od té doby zájem klientů o robotizaci?
Začátky byly poměrně složité. Povědomí o možnostech softwarové automatizace (RPA) bylo skoro nulové a jediný, kdo o této technologii věděl a využíval ji, byly banky. Proto velkou součástí naší práce bylo, a stále je, tuto technologii firmám představovat a vysvětlovat. Naše první prezentace je v 90 % pro naše potenciální klienty něco, o čem dosud nevěděli, že existuje nebo netušili, že i oni, jako například středně velká firma, by to mohli využívat, a že to není extrémně nákladné. Velká změna proběhla na konci roku 2022, kdy přišla do širokého povědomí AI a ChatGPT. Díky tomu se lidé začali více zajímat o to, jak nové technologie z hlediska byznysu využívat. RPA sice není AI, ale lidé tyto dva pojmy často zaměňují. Pro drtivou většinu požadavků na automatizace od našich zákazníků je zásadní implementace RPA, AI jen ve velmi ojedinělých případech. Dříve se nám nestávalo, že by někdo přišel sám od sebe a chtěl se zavedením RPA pomoct, což už je nyní jinak.
„Průměrná návratnost investice při zavedení automatizace se pohybuje okolo šesti měsíců.“ |
Když budu chtít robotizovat nějaký proces ve své společnosti, jak mám postupovat?
To je jednoduché. Pokud má klient představu, co by chtěl automatizovat, stačí si jen domluvit online schůzku, kde se na proces podíváme. Probíhá to tak, že nasdílí obrazovku a popíše kroky, pomocí kterých se proces nyní zpracovává manuálně. Schůzka trvá 30 až 60 minut a po sesbírání všech podkladů jsme schopni klientovi navrhnout řešení a cenovou nabídku, která se odvíjí od složitosti procesu. Ke každé nabídce také počítáme návratnost (ROI), kde klient ihned zjistí, kolik mu zavedení automatizace ušetří času a nákladů. Průměrně se ROI pohybuje kolem 6 měsíců. Když je klient s nabídkou spokojený, sepíšeme smlouvu, domluvíme se na přípravě stanice, kde bude software pracovat, a na dodání projektu. Projekt většinou dodáváme do 1 měsíce od podpisu smlouvy.
Říkáte, že průměrná návratnost investice (ROI) je půl roku. Platí to vždy?
Nejvíc záleží na tom, jak je proces časově náročný a o jak časté úkony se jedná. Ne každý proces je totiž pro automatizaci vhodný. Pokud budeme automatizovat proces, který je vykonáván jednou měsíčně a jeho manuální zpracování trvá 10 minut, tak se zde nikdy nedostaneme na smysluplnou ROI a bude výhodnější tento proces dál zpracovávat manuálně. Záleží vždy na rozhodnutí klienta, co mu dává smysl automatizovat. Je ale dobré vzít v úvahu i to, že RPA není jen o ušetřeném čase, ale má i další výhody. Robot totiž pracuje i mimo pracovní dobu, nezapomíná, neonemocní, nemá dovolenou a spoustu procesů zpracuje několikrát rychleji než člověk.
| „Zavedení automatizace je hlavně o tom, práci lidem usnadnit, ne je nahradit.“ |
Co je hlavním přínosem, když se firma rozhodne robotizovat?
Hlavním pozitivem je, že ačkoli za proces zodpovídá stále stejný člověk, rutinní a dlouhotrvající zpracování za něj vyřeší robot a člověk už pracuje jen s výsledky.
Můžete uvést nějaký konkrétní příklad, na kterém si to lze představit?
Jistě. Například před zavedením automatizace v jedné spediční společnosti probíhalo plánování tras tak, že zodpovědná osoba musela přijít v 5 hodin ráno do práce, aby do 7 stihla zpracovat plán tras pro jednotlivé řidiče. Tento proces byl časově i chybově náročný a zbytečně dlouho trval. Nyní plán tras předpřipraví robot. Zpracování trvá místo 2 hodin 5 minut a zodpovědná osoba výsledek pouze zkontroluje a přehodí do logistického systému. Nemusí se stresovat, jak to v časovém presu stihne, výsledek je rychlý a bez chyb. Tím chci říct, že zavedení automatizace je hlavně o tom, práci lidem usnadnit, ne je nahradit.
Kde ještě se dá robotizace využít? Jaká oddělení jsou pro její zavedení nejvhodnější?
Nejčastěji automatizujeme procesy v odděleních financí, controllingu, supply chain, HR, nákupu a prodeje, ale můžou to být i jiná oddělení. Výhodou RPA je to, že je to velmi univerzální platforma, pomocí které můžeme automatizovat jakýkoliv proces, který v dnešní době zpracovává člověk na počítači. Je víceméně jedno, jak moc je proces komplikovaný, jaký ERP systém používá a podobně. Hlavním bodem je pouze to, zda má proces nějakou ustálenou logiku, podle které robot může pracovat. A i když to tak třeba z počátku nevypadá, tak ji má víceméně každý proces. Protože i člověk postupuje vždy podle nějakých logických kroků.
Více se dozvíte na www.xeltodigital.cz .
