V říjnu začala platit novela zákoníku práce, která firmám umožňuje uzavírat pracovní smlouvy a dohody elektronicky, což nahrává digitalizaci významné části procesů personálního oddělení. Novela poskytuje zaměstnavateli možnost volby, jak bude komunikovat se zaměstnanci.
Co se týká pracovněprávních dokumentů souvisejících se vznikem a zánikem pracovního poměru či pracovního vztahu, může si firma vybrat buď plně elektronickou komunikaci, nebo si ponechat vybrané písemnosti v papírové formě a vše ostatní převést do elektronické podoby.
Digitalizace HR procesů sníží počet rutinních úkonů
Pokud se zaměstnavatel rozhodne pro elektronickou komunikaci a elektronické doručování dokumentů, je povinen o této skutečnosti zaměstnance informovat a získat jeho písemný souhlas. Podpis tohoto dokumentu lze realizovat také elektronicky prostřednictvím sofistikované platformy, která umožňuje proces elektronického podepisování.
Možnost uzavírat pracovní smlouvy či dohody o provedení práce elektronickou formou nebo možnost digitalizovat platové výměry, dohody o odpovědnosti a další dokumenty ušetří firmám i zaměstnancům velké množství času. Nebude už například nutné čekat na fyzickou přítomnost kompetentní osoby s oprávněním podepisovat dokumenty, stejně tak zaměstnanci pracující z domova nebudou muset kvůli podpisům cestovat do kanceláře. Značné úspory času a nákladů tak mohou dosáhnout především firmy, které mají v České republice více poboček nebo mají své matky v zahraničí. Jednoduché elektronické podepisování pracovněprávních dokumentů.
„K tomu, aby mohla firma interně komunikovat plně elektronickou cestou, stačí, aby měl zaměstnanec k dispozici chytrý telefon a přístup k počítači. Zaměstnavatel zase potřebuje mít zřízenou speciální platformu, jako například Sofa od Software602, která pokrývá veškeré procesní řízení digitálního HR včetně elektronického podepisování dokumentů v souladu s platnou legislativou,“ popisuje Martin Vondrouš, Senior Business Development Manager ve společnosti Software602.
Zatímco zaměstnavatel potřebuje elektronický kvalifikovaný podpis, zaměstnanec může používat elektronický zaručený podpis. Pokud zaměstnanec nemá vlastní datovou schránku, potřebuje mít pro elektronickou komunikaci se zaměstnavatelem zřízenou soukromou e-mailovou schránku a optimálně také internetové bankovnictví, respektive bankovní identitu pro rychlé ověřování.
Pro kompletní převedení pracovněprávních dokumentů ve firmě do elektronické podoby je nezbytný také profesionální digitální archiv, který umožňuje digitalizovat celý životní cyklus těchto dokladů od jejich vytvoření, přes podepsání správným typem elektronického podpisu na obou stranách a vzájemné elektronické doručování, až po archivaci a následnou skartaci po uplynutí skartační lhůty. Odpadá tedy potřeba starat se o papírový archiv, firma tím ušetří peníze, ale také prostor i čas.
Přehledně na jednom místě
Za účelem digitalizace procesů z oblasti personalistiky vyvinula česká společnost Software602 portál HR Point, který je propojený s cloudovým digitálním archivem. Zaměstnancům i zaměstnavatelům jsou na něm dostupné všechny potřebné informace či dokumenty. Portál HR Point staví na propojení cloudové aplikace Sofa s aplikací Teams ze sady Microsoft 365 a podporuje všechny agendy související s HR. Díky tomu pomáhá pracovníkům personálního oddělení zefektivnit jednotlivé procesy – od náboru až po nástup zaměstnanců. Lze ho přizpůsobit konkrétnímu zaměstnavateli na míru a také jej postupně implementovat ve více fázích podle priorit. „Největší zájem je aktuálně o digitalizaci procesu onboardingu, kterým personalisté tráví obecně nejvíce času,“ dodává Martin Vondrouš.
