Otázka digitální transformace v současnosti rezonuje napříč všemi obory. Značným přínosem může být také v oblasti archivace firemních dokumentů, kde zajistí úsporu času i finančních nákladů. Odpadá totiž nutnost uchovávání velkého množství fyzických dokumentů.
K nejčastějším důvodům, proč společnosti přecházejí na digitální archiv, se řadí nároky na skladování velkého množství fyzických dokumentů, některé z nich totiž musí být uchovávány až 45 let. „Obecně lze říct, že nejdéle se musí uchovávat HR dokumenty,“ uvádí Martin Plevka, ředitel divize eCommerce & Public ve společnosti Software602, který se specializuje na digitalizaci dokumentů, a dodává, že konkrétně jde o mzdové listy a účetní záznamy, které jsou potřebné pro účely důchodového pojištění. Výjimku představuje situace, kdy zaměstnanec pobírá starobní důchod – tehdy se lhůta zkracuje na 10 let. V ostatních případech je však 45letá archivace nezbytností.
Většina firem v České republice tyto dokumenty v současnosti stále uchovává v papírové podobě, kdy nejenže zabírají velké prostory, ale také je potřeba se o ně průběžně starat. Často může být náročné uhlídat například termíny skartací jednotlivých dokumentů, nebo naopak zajistit jejich validitu i po letech. Situaci může značně ulehčit přechod na digitální archiv, který zajišťuje bezpečné a přehledné ukládání dat a současně zvyšuje efektivitu interních procesů. „Digitální archiv s aktivní péčí se postará o to, aby dokumenty splňovaly všechny legislativní nároky i pravidla skartace, které se navíc mohou časem s úpravou zákona změnit,“ vysvětluje Martin Plevka.
Velkou úlevu může toto řešení přinést i po finanční stránce, neboť ceny za pronájem průmyslových nemovitostí v České republice stoupají k rekordním hodnotám. Digitální archivy fungují na elektronické bázi a nevyžadují fyzický prostor, čímž značně šetří náklady na nájem, regály, elektřinu, logistiku i údržbu prostor. Také náklady na samotný tisk desítek až stovek tisíc dokumentů představují nemalé částky, stejně jako výdaje na rozesílání. Kupříkladu stát během dvanácti let užívání datových schránek ušetřil více než 27 miliard korun a z toho 13,8 miliard korun bylo ušetřeno na poštovném. Nejde tedy o bezvýznamné částky. Společně s ekonomickým aspektem hraje stále větší roli také ekologie – digitalizace výrazně snižuje spotřebu papíru, a přispívá tak k ochraně životního prostředí. Vše tedy nasvědčuje faktu, že digitalizace archivu je nevyhnutelný krok.
Rychle, snadno a přehledně
Zatímco v případě fyzického archivu může být hledání konkrétní složky či dokumentu časově poměrně náročné, v digitálním prostředí trvá zpětné dohledání na základě metadat či s využitím fulltextového vyhledávání v obsahu dokumentu pouze několik vteřin. Navíc pověřené osoby mají přístup prakticky odkudkoliv, odpadá tak nutnost převážet dokumenty, které jsou často uloženy v archivu mimo sídlo firmy. Přehledný systém a integrace dat výrazně přispívají ke zvýšení efektivity jednotlivých pracovních úkonů napříč firmou. Snižují počet rutinních úloh, čímž podporují další rozvoj zaměstnanců.
Digitálně už na startu
Postupný přechod k digitální archivaci se může jevit jako příliš neefektivní či zdlouhavý, proto ho lze urychlit dodatečnou digitalizací starších fyzických dokumentů. Nicméně jde o nákladný postup – dá se tedy říci, že čím dříve firma začne produkovat čistě elektronické dokumenty, tím více ušetří v primárním i sekundárním smyslu. Pro úspěšný přechod na digitální archiv a využívání všech plynoucích benefitů je nutné, aby již na samotném počátku stál platný digitální dokument. „S tím, jak správně vytvořit validní dokument a následně ho archivovat v souladu s platnou legislativou, mohou firmám pomoct nejrůznější aplikace a software. Ty zajistí jak úpravu a podpis dokumentu v souladu s platnými předpisy, tak se postarají o jeho jednoduchou následnou archivaci,“ dodává Martin Plevka.
Bezpečí dat na prvním místě
Digitální data je narozdíl od vytištěných dokumentů možné jednoduše zálohovat a chránit před ztrátou nebo poškozením. Digitální transformace tak okamžitě snižuje riziko různých komplikací spojených s chybami či poškozením fyzických dat, a předchází riziku finančních ztrát spojených s nevratným zničením důležitých dokumentů. Nehrozí ani poškození dokumentů časem, informace zůstávají vždy čitelné a přehledné. „Archivovat dnes firmy mohou pomocí cloudových aplikací, nebo mít archiv u sebe na serveru. V obou případech je samozřejmě možné průběžně vytvářet zálohu,“ popisuje Martin Plevka. Zároveň však upozorňuje, že digitální archivaci nelze zaměňovat s pouhým uložením na Google disk nebo Dropbox. „To je častý omyl, nicméně je důležité vědět, že legislativně platný digitalizovaný dokument musí být ze zákona opatřen časovým razítkem, které má technickou platnost 5 let. Po uplynutí této lhůty musí být jeho validita prodloužena či obnovena,“ dodává Martin Plevka. O to se automaticky postará digitální archiv s tzv. aktivní péčí, která udržuje dokumenty platné dle legislativy.
