Kouzlo vzájemného porozumění je založeno nejen na slovech, ale i na mnoha neverbálních informacích, které mohou během on-line porady snadno zaniknout. „Abychom si v on-linu rozuměli stejně dobře jako během komunikace naživo, máme se snažit virtuální porady co nejvíc přiblížit tomu, co prožíváme ve skutečné zasedačce,“ shrnuje odborník na firemní komunikaci a zakladatel vzdělávací společnosti Edutica Radek Drnovský.
Ještě před začátkem porady je vhodné určit jasného facilitátora, tedy osobu, která vede schůzku a je odpovědná za její průběh, dodržení času a dosažení jejích cílů. „Můžete se v této roli střídat, zejména může být užitečné alespoň někdy nechat vést poradu ty, kteří vedení porad z různých důvodů kritizují,“ navrhuje Drnovský.
Ideální velikost týmu a tím i účastníků porady bývá šest až deset lidí. Zásadu menších týmů označuje zakladatel Amazonu Jeff Bezos jako „pravidlo dvou pizz“ – pokud k nasycení celého týmu nestačí dvě pizzy, je už příliš velký. Drnovský doporučuje zobrazit si účastníky on-line porady jako „galerii“. Máte tak možnost vidět všechny účastníky najednou. „Cílem tohoto uspořádání je mít přehled a případnou možnost zachytit neverbální komunikace jednotlivých členů týmu. Na to stačí i malé okénko v rámci galerie,“ uvádí.
Úspěšnost efektivní komunikace je založena na neverbální složce. Každý účastník on-line porady by proto měl mít zapnutou kameru. „Záběr kamery by měl zachycovat hlavu, ramena a ruce, ostatním tím zpřístupníme potřebnou neverbální složku – mimiku a gestikulaci,“ podotýká Drnovský. Právě na tvář a horní část těla svých kolegů vidíme, když sedíme u zasedacího stolu. Aby se předešlo rušivým prvkům, zvolte si neutrální pozadí, které nepoutá pozornost. „Virtuální pozadí je vhodné, pokud chcete skrýt to skutečné. Jen není dobré použít animované, protože to může ostatní rozptylovat,“ dodává kouč.
Tento článek je součástí balíčku PREMIUM.
Odemkněte si exkluzivní obsah a videa!
