Jak na vyšší produktivitu práce? Zrušte open space a zbytečné porady, říká odborník na komunikaci | E15.cz

Jak na vyšší produktivitu? Zrušte open space a zbytečné porady, říká odborník na komunikaci

Jak na vyšší produktivitu? Zrušte open space a zbytečné porady, říká odborník na komunikaci
Ivan Sýkora
• 
ZDROJ: cisco

E15 a byznys

Produktivita v Česku roste jen pomalu. Kromě struktury zdejší ekonomiky je ale často příčinou i přístup firem. Ivan Sýkora, expert na technologie pro podnikovou spolupráci ze společnosti Cisco, v rozhovoru pro E15 a byznys upozorňuje, že firmy nástroje ke zvýšení efektivity práce mnohdy mají, ale nevyužívají je.

Co by pomohlo českým firmám zvýšit efektivitu?

To, co můžeme poměrně rychle ovlivnit, je způsob, jakým spolupracujeme. Jak ukazují různé průzkumy, hodiny trávíme například hledáním informací v e-mailech, a ještě více času ztrácíme na neefektivních poradách nebo dojížděním na schůzky, které by šly rychleji vyřešit s využitím videokonferencí. Ke zvýšení efektivity spolupráce by firmy měly využívat moderní komunikační technologie a třeba si i najmout kouče, který je naučí, jak efektivně spolupracovat či jak správně řídit porady.

Co patří k nejčastějším chybám při spolupráci, kterými ztrácíme čas a jak je lze eliminovat?

Jsou to zbytečné nebo špatně vedené porady. Vždy je dobré zvážit, zda je potřeba schůzku uskutečnit, nebo zda existuje jiný způsob, jak danou věc vyřešit. Dnes se nám nabízí technologie, které skýtají nové možnosti spolupráce. Pokud například použijete pro poradu videokonferenci, 40 % lidí lépe vstřebává a chápe informace a 73 % schůzek končí rychleji, než když jde jen o telekonferenci bez videa. Pokud se rozhodnete pro fyzické setkání, je zásadní jeho příprava, počítejte s ní ve svém plánu. Každý by měl vědět, co se od něj na poradě očekává. Stanovte si také cíl porady a její časový rámec a dodržte je. S obsahem či cíli porady seznamte předem její účastníky, výrazně se tím urychlí její průběh. Moderní nástroje pro spolupráci umožňují k tomuto účelu zřídit zvláštní schránku či diskuzní vlákno, kde se dá i po konci schůzky o tématu diskutovat a mít vše pohromadě na jednom místě.

Co si myslíte o používání e-mailu?

Má své opodstatnění. Neměl by se ale používat pro spolupráci na dokumentech. K tomu, aby na nich mohli pracovat všichni v týmu a zároveň, aby vždy pracovali na aktuální verzi, e-mail nelze použít. Řešením je využití sdílených dokumentů. Stačí pak třeba jeden klik a upravujete dokument. Stejně tak na jeden klik může v tu samou dobu upravovat soubor váš kolega. Navíc stále můžete mít spuštěné video, chat nebo prezentaci a komunikovat s týmem. Integrace kancelářských nástrojů do komunikačního nástroje je obrovským přínosem pro efektivnější spolupráci.

Dalším aspektem je kyberbezpečnost. Podle analýzy společnosti Cisco komunikuje člověk průměrně s více než 600 lidmi z 200 firem. Takové množství externí komunikace si přitom často ani sami neuvědomujeme, ale roste tím bezpečnostní riziko. Proto by používané komunikační technologie měly s tímto rizikem počítat a chránit nejen interní komunikaci ale i tu externí.

Jak jsou na tom firmy s využíváním videokonferencí?

Podle průzkumu Harvard Business Review jsou videokonference pátou nejpoužívanější technologií ve firmách. Z pohledu efektivity se umístily dokonce jako druhé, hned za sdílením dokumentů. Podle údajů Eurostatu využívá videohovory v Česku 42 % lidí. Pro mladou generaci už jde o běžnou záležitost, takže se dá očekávat, že využití videa ke komunikaci dále poroste. Je to paradoxní, že i když nám něco pomáhá, tak to nevyužíváme, jak bychom mohli.

Změna je na spadnutí. Lidé přestávají věřit svým byznys modelům, v práci je šťastná jen půlka

Jak si to vysvětlujete?

Na jednu stranu je to dáno tím, že lidé těžko přijímají změny. Znamená to pro ně vždy určitý diskomfort, naučit se něco dělat jinak, než jsou zvyklí. Je pak na vedení a manažerech, aby jim pomohli tuto bariéru překonat. Durhou věcí pak je, jakým způsobem firma svým zaměstnancům umožní videokonferenční řešení využívat a na jaké je technologické úrovni. Často se stává, že videokonferenční jednotku si pořídí pan ředitel k sobě do kanceláře a další je v té největší zasedačce. V takovém případě je pak její využití minimální.

Jak lze překonat bariéru, o které jste mluvil?

Nedoporučuji direktivní postup. Naopak, nejúčinnější je přirozený proces osvojení, a to je napodobování. Manažeři by měli jít svým týmům příkladem. Velice praktické je využívat takzvaný huddle space , tedy malou zasedací místnost nebo i otevřené prostory pro pár lidí, kam si může tým sednout, diskutovat, propojit se přes videokonferenci nebo i jen ve sdíleném virtuálním prostoru spolupracovat na nějakém úkolu. Pro takovéto prostory pak existují speciální jednotky šité jim na míru. Je to velice přirozený způsob, který pomáhá efektivnější spolupráci, snadno si na něj lidé zvyknou. Z průzkumu společnosti Cisco mezi více než tisíci pracovníky z USA a Velké Británie například vyplynulo, že 93 % z nich by uvítalo více malých zasedacích místností vybavených videokonferenčním nástrojem pro spolupráci.

Opravdu dokáže jen samotné použití videohovorů dosáhnout růstu produktivity práce?

Video umí hodně. Nejlepších výsledků ale dosáhneme, pokud využíváme celé spektrum nástrojů pro spolupráci, nejen samotné videokonference. Jak jsem zmiňoval, dnešní moderní nástroje pro spolupráci totiž nabízejí kromě videohovorů také sdílení dat a informací, plánování programu a úkolů a možnost prezentovat nebo spolupracovat v reálném čase na dokumentech. Nesmíme zapomenout ani na využití různých digitálních asistentů a umělé inteligence pro snadnější spolupráci.

Právě o umělé inteligenci se hodně mluví jako o trendu budoucnosti, jak ale její využití pokročilo v praxi? Vážně už přináší dostatečný pokrok?

Jde například o funkci rozpoznávání obličejů v rámci videohovorů, digitálního asistenta zapisujícího průběh schůzky, automatické překladače či titulkování, inteligentní hlasové ovládání a řadu dalších. A možnosti se budou dále rozšiřovat. Čím dříve je začneme používat, tím rychleji poroste naše produktivita práce.

Jaké jsou podle vás tři nejzásadnější věci pro efektivní spolupráci?

Kvalitní vedení týmu, tedy správný lídr. Osobní vnitřní motivace, bez té se neobejdete nikde, a možnost využívat moderní technologie. A když už tu možnost dostanete tak se odhodlat a začít s nimi pracovat. Kromě toho, že jsou částečně k dispozici mimo jiné uživatelům Gmailu, si lze pro porovnání vyzkoušet Cisco Webex.

Autor: E15 a byznys
 
Newsletter
Využijte služby
zasílání zpráv do vaší
e-mailové schránky!