Měsíc červen přináší nejen příjemné letní počasí, ale i povinnosti. Je posledním měsícem, kdy obchodní společnosti, u nichž je účetní rok totožný s rokem kalendářním, mohou na základě stávajících účetních podkladů rozhodnout o schválení účetní závěrky a souvisejících záležitostech. Aby rozhodnutí mělo požadované právní účinky, je zapotřebí dodržet určitá pravidla.
Svolejte valnou hromadu
Obchodní zákoník ukládá akciovým společnostem a společnostem s ručením omezeným nejméně jednou za rok svolat valnou hromadu. Termín může být stanoven volně, má-li však na valné hromadě být schvalována účetní závěrka za minulé účetní období, musí se taková valná hromada konat nejpozději do šesti měsíců od konce předchozího účetního období. Valná hromada musí být svolána v souladu s pravidly stanovenými obchodním zákoníkem a zakladatelskými dokumenty společnosti. Termín konání valné hromady je zapotřebí zvolit s dostatečným předstihem tak, aby byly splněny minimální lhůty stanovené zákonem: u společnosti s ručením omezeným činí tato lhůta patnáct dní, zatímco ke svolání řádné valné hromady akciové společnosti je zapotřebí nechat si dvojnásobek času, tedy třicet dní.
Společníci ve společnosti s ručením omezeným, v níž panuje přátelské prostředí, mohou navíc využít možnosti vzdát se práva na svolání valné hromady. V takovém případě se může valná hromada konat de facto kdykoli a statutární orgán je zbaven administrativních povinností typu sepisování a odesílání pozvánek na valnou hromadu.
U společností, kde je to prakticky možné, lze doporučit se na termínu i na místě konání valné hromady osobně předem dohodnout. I když dohoda nebude možná, je třeba místo a čas konání valné hromady zvolit tak, aby se jím co možná nejvíc vyšlo vstříc všem společníkům. Judikatura zná příklady valných hromad, které byly záměrně svolány tak, aby se jich někteří společníci nemohli účastnit (např. pro velkou vzdálenost od sídla společnosti a bydliště společníků, která není ničím zdůvodněna), a jejichž rozhodnutí byla absentujícími společníky úspěšně napadena. Nejvyšší soud dokonce judikoval, že i akcionář, který se valné hromady zúčastnil, se může dovolávat porušení pravidel na určení místa, data a hodiny konání valné hromady (např. v důsledku nutnosti vynaložit nepřiměřené náklady na svoji účast na valné hromadě). Rovněž i změna místa konání valné hromady oproti místu uvedenému v pozvánce na valnou hromadu je pochybením, které může dle závěrů Nejvyššího soudu založit neplatnost usnesení přijatých na takovém jednání.
Rozhodujte na dálku
Obchodní zákoník však umožňuje přijmout rozhodnutí valné hromady, aniž by se společníci museli fyzicky sejít na jednom místě. Společníci společnosti s ručením omezeným mohou rozhodovat i mimo valnou hromadu. Stanovy akciové společnosti mohou umožnit účast akcionářů na valné hromadě přes internet, např. pomocí telekonference nebo přes Skype. Podmínky však vždy musí být nastaveny tak, aby si společnost mohla ověřit, kdo se valné hromady účastní a práva spojená s jakými akciemi vykonává.
Připravte pozvánky
Předpokladem konání valné hromady je písemná pozvánka, kterou obdrží všichni společníci. Judikatura dovodila, že pozvánka není právním úkonem a nemusí tedy být podepsána v souladu se způsobem jednání společnosti zakotveným v obchodním rejstříku. Pokud tedy pozvánku podepíše jeden jednatel, i když podle výpisu z obchodního rejstříku za společnost jednají dva, nelze se z tohoto důvodu domáhat neplatnosti valné hromady. Kromě jiného musí pozvánka obsahovat i program valné hromady, který by měl pokud možno vyčerpávajícím způsobem obsáhnout vše, o čem se na valné hromadě bude jednat.
Rozdělujte, ale vždy s rozumem
Základní podmínkou pro rozdělení zisku je jeho dosažení. O rozdělení zisku není možno rozhodnout v případě, že společnost žádného zisku nedosahuje. Stejně tak je zákonem zakázáno, aby si společníci vypláceli zálohy na podíly na zisku. A to i přesto, že jsou přesvědčeni, že společnost v daném účetním roce zisku dosáhne. Zda bylo zisku dosaženo, vyplývá z výsledku účetní závěrky po odečtení odvodů do rezervního fondu, popř. obdobných fakultativně zřízených fondů.
Valné hromady následně zpravidla v jediném bodu svého programu rozhodují o schválení účetní závěrky a rozdělení zisku (popř. úhradě ztráty), případně zároveň ustanovují auditora pro příští účetní období. Rozhodnout o rozdělení zisku později již v mnoha případech nebude možné. Nejvyšší soud dovodil, že o rozdělení zisku vygenerovaného dle řádné účetní závěrky lze rozhodnout ve lhůtě určené pro schválení účetní závěrky, tedy ve lhůtě šesti měsíců od skončení účetního období. Ačkoli tento judikát je odbornou veřejností přijímán s nevolí, doporučujeme se mu pod rizikem neplatnosti rozhodnutí valné hromady podřídit a lhůtu dodržet.
Rozhodnutí o rozdělení zisku musí kromě již zmíněných odvodů do rezervního fondu zachovat i další limity stanovené zákonem. Tak především nelze na výplatu podílu na zisku použít prostředky odpovídající základnímu kapitálu, jak je zapsán v obchodním rejstříku. Překážkou pro rozdělení zisku je i stav, kdy vlastní kapitál společnosti je nebo by v důsledku rozdělení zisku byl nižší než základní kapitál společnosti zvýšený o nedělitelnou část rezervního fondu a případné splacené vklady v rámci zvýšení základního kapitálu, které dosud nebylo zapsáno v obchodním rejstříku.
Podělte se také s ostatními
Spolu s výplatou podílu na zisku může být rozhodnuto taktéž o výplatě tantiém. Zde opět zasáhl Nejvyšší soud, když rozhodl, že valná hromada nemůže rozhodnout o výplatě tantiémy bez rozhodnutí o současné výplatě dividend. Tento výklad má šetřit práva na výplatu dividendy společníků, zejména minoritních. Je-li majoritní společník zároveň členem orgánu společnosti, tahali by jinak minoritní akcionáři za velmi krátký konec provazu. Většina společností jej však přijala spíše s rozpaky.
V jiném aktuálním rozhodnutí Nejvyšší soud zdůraznil, že součástí rozhodnutí o tantiémách musí být i stanovení jejich výše. Postup společnosti, která stanovení této výše, resp. jeho rozdělení mezi jednotlivé členy, ponechala přímo na představenstvu, byl posouzen jako nepřípustný.
V případě společností, které podléhají povinnému auditu účetní závěrky, je potřeba rovněž rozhodnout o určení auditora na následující rok. Zápis z valné hromady o schválení účetní závěrky a naložení se ziskem nebo ztrátou nevyžaduje formu notářského zápisu. Pokud na pořadu jednání valné hromady není rozhodnutí o záležitosti, u níž se vyžaduje forma notářského zápisu, postačí zápis v „obyčejné“ písemné formě.
Nezapomeňte na sbírku listin
Zápis z valné hromady je nutno následně založit do sbírky listin příslušného obchodního rejstříku. Ubezpečte se také, že ve sbírce listin je uložena účetní závěrka a zpráva o vztazích. Zákon o účetnictví výslovně připouští, že účetní závěrka může být uložena do sbírky listin obchodního rejstříku jako součást výroční zprávy. Povinnost zveřejnění uvedených účetních záznamů v obchodním rejstříku účetní jednotka splní okamžikem jejich předání rejstříkovému soudu.
Pokud by tedy rejstříkový soud vyzval společnost k nápravě stavu a založení účetní závěrky do sbírky listin a společnost by prokázala, že dokument rejstříkovému soudu doručila, nebyl by rejstříkový soud ani finanční úřad oprávněn ukládat za nezveřejnění dokumentu sankce. Podle zákona o účetnictví ke splnění povinnosti zveřejnit dokument došlo.
Účetní závěrka by měla být zveřejněna po jejím ověření auditorem a po schválení k tomu příslušným orgánem ve lhůtě do třiceti dnů od splnění obou uvedených podmínek, nejpozději však do konce bezprostředně následujícího účetního období, a to bez ohledu na to, jestli byly tyto účetní záznamy uvedeným způsobem schváleny.
Vyhláška o digitalizaci obchodního rejstříku, která nabyla účinnosti k 1. 1. 2007, změnila způsob zasílání účetní závěrky obchodnímu rejstříku. Od roku 2007 lze doručovat účetní závěrky pouze v elektronické formě ve formátu PDF.
Za nesplnění povinnosti založit účetní závěrku do sbírky listin rejstříkového soudu hrozí sankce ze strany rejstříkového soudu či finančního úřadu. Finanční úřad je oprávněn uložit podnikateli pokutu do výše tří procent hodnoty aktiv celkem
Hraje i rejstříkový soud
Vedle finančního úřadu je subjektem, který je oprávněn kontrolovat zveřejnění účetní závěrky a dalších dokumentů podnikatelem, rejstříkový soud. Rejstříkový soud je rovněž oprávněn vyzývat podnikatele k nápravě a ukládat podnikateli za nesplnění povinnosti sankce, i když v nesrovnatelně menším rozsahu než finanční úřad.
Pokud podnikatel zapsaný v obchodním rejstříku uvedenou povinnost nesplní, vyzve ho nejprve rejstříkový soud k jejímu splnění, tj. v našem případě ke zveřejnění účetní závěrky. Pokud podnikatel výzvě rejstříkového soudu nevyhoví, může být uložena pořádková pokuta až do výše 20 000 Kč. Tuto pokutu může uložit i opakovaně.
Přestože za nesplnění povinností hrozí sankce, mnoho společností účetní závěrky a související dokumenty často nezveřejňuje. Důvodem přitom nemusí být jen laxnost, nýbrž i snaha o ochranu informací o společnosti a obava z jejich případného zneužití. V praxi se sice setkáváme s výzvami rejstříkového soudu ke zveřejnění účetní závěrky, ale velice zřídka. S uložením pořádkové pokuty rejstříkovým soudem jsme se nesetkali.
