Konferenci Human Capital Management Innovation Day pořádala společnost SAP, je tedy logické, že HR tematika byla předváděna na jejích produktech. O procesech v oblasti HCM hovořili její vrcholní zástupci, zkušenosti s implementací však přidali i lidé z HR oddělení českých firem, které využívají software jak od SAP, tak od dalších společností, či si ho nechaly na míru vyrábět.
Řízení firemních kolosů s cílem být stále lepší a neustrnout v „dinosauřím molochu“, kde nikdo o nikom vlastně nic neví, to se v rámci lidského vedení prakticky nedá zvládnout a málokdy v historii to nějaká firma dokázala – většinou to bylo díky dokonalosti jediného člověka, majitele či ředitele, který si vybral správný management a správně ho vedl. Po odchodu takového jedince však firma obvykle ustrne.
Dnešní software specializovaný na human capital management tuto obecnou lidskou neschopnost (nebo spíše přirozenou nemožnost to vše zvládnout) významně nahrazuje, respektive zpracovává patřičně nastavená data a předává výsledky, se kterými pak už lidé mnohem snáz dovedou pracovat a rozhodovat se tím správným způsobem. Ti ve vedení pak nejsou hlavou v oblacích, ti dole zase mají motivaci, a nedochází proto k tolik typickému oddělení obou složek.
Šanony dejte do sběru
Software, který mají HR oddělení nejčastěji k dispozici, bývá primárně zaměřený na pracovně-právní záležitosti a mzdovou agendu. Jestli ale zaměstnance považujeme za kapitál, do něhož se rozhodneme investovat, je zároveň nutné hodnotu této investice měřit. Nové HCM systémy tuto schopnost mají a nastaveny jsou tak, že jsou užitečné nejen pro HR specialisty, ale i pro vedení společností, a dokonce jejich zaměstnance.
Zatímco dříve znamenalo personální oddělení sklad složek, ve kterém bylo těžké se vyznat, dnes může být personalistika vyloženě zábavná. HCM software dokáže vizualizovat firmu a pracovat s jednotlivými pozicemi podobně jako sociální sítě – každý člověk je součástí „pavouka“, odněkud přichází, něco či někoho si nese s sebou, někdo ho přivádí. Rozdíl je v tom, že na sociálních sítích se s lidmi „přátelíme“, kdežto v HCM softwaru jsme kolegové, ale to nemění nic na intuitivním spravování každého jednotlivého účtu. Vidíme, kdo je Pepíček Novák včetně jeho fotky, známe jeho pozici, aktuální úkoly, stav jejich plnění, jeho dlouhodobý výkon, potenciální vývoj či varující pokles činnosti. Vidíme, odkud přišel, kdo je jeho nadřízený.
A protože v pavoukovi jsou jeho případní podřízení i nadřízení, nemůžeme říci, že Pepíček Novák za všechno může, jak se často ve firmách stává. Když totiž vidíme, že i Novákův nadřízený má červený status (tedy stručně řečeno pozici flákače či neschopy) a stejně rudí jsou i další nad ním, je jasné, že Novák prostě jen nemá dobré vedení.
Díky podobným vizualizacím, které propojují množství dat (může to být hodnota jeho výkonu v případě finančně odhadnutelných úkolů, rychlost jejich plnění a flexibilita, ale třeba také docházka či četnost neschopenek nebo neomluvených absencí), pak můžeme poměrně snadno rozhodnout, co s ním – chyba je evidentně na straně nadřízeného, nebo na Novákově?
Pokud je problém spíše u Nováka, přehled úkolů, jejich historie a způsob jejich řešení napoví, že je zralý na propuštění, anebo je to pracant, jenže mu třeba nejde motivovat správným způsobem jeho vlastní tým, případně mu prostě nevyhovuje nedávno zvolený způsob práce či nový úkol – a v tom případě je nesmysl propouštět, stačí jej přeřadit anebo individuálně zapracovat na některé jeho nedokonalosti. Snadno by se také mohlo stát, a dnes a denně se to děje, že viníkem propadu byznysu je domněle správně označen Novák, ale skutečný problém je přitom ve špatném nastavení firemní strategie. Jen s papíry v šanonech byste k odhalení jak to doopravdy je, nejspíš nikdy nedospěli.
Pozor na successory
Vizualizovaná struktura společnosti pak nabízí ještě jednu podstatnou vlastnost. Nejenže efektivita zaměstnanců může být zobrazena jako semafor (kdy červená znamená nedostatečný výkon, žlutá, že stíháme jen tak tak, a zelená, že máme splněno), ale software pomáhá zároveň určit, kdo by mohl být můj nástupce („successor“), případně koho bych mohl nahradit já. Protože podobný systém může být k dispozici všem zaměstnancům, jde o silný motivační program – nejenže si Pepíček Novák musí dávat „majzla“, aby ho nenahradil velice agilní Lojza Svoboda, který sice pracuje v jiném oddělení, ale podle všeho má předpoklady přesně pro Novákovu funkci, kromě toho jsou tu další dva kolegové, kteří by mohli Nováka strčit do kapsy, kdyby chtěli, ale zrovna mají červenou, a tak představují jen dřímající nebezpečí.
Jenže i Novák by mohl nahradit svého šéfa či někoho jiného ve společnosti – stačilo by, aby zapracoval na té či oné schopnosti. Tento systém má ale i ryze praktické využití – díky němu se práce nezastaví, ani když náhle onemocníte, či ze dne na den skončíte. Vaše místo zkrátka dočasně či trvale obsadí vhodný kolega. A pokud by nestíhal, své méně podstatné úkoly může stejným způsobem sdílet s dalším spolupracovníkem.
Samozřejmě si musíme říci, že takto dokonalý systém nikdy nemůže v praxi fungovat bez problémů – vždycky ho totiž obsluhují lidé. Technologické inovace přinášejí zkrátka HR manažerům nejen možnosti, ale i úskalí. Mobilní aplikace, analytické nástroje in-memory a cloud computing se řadí mezi potenciální nástroje budoucnosti, avšak není snadné určit, jak by měly být tyto technologie zaváděny. Kromě toho ale každá společnost má v oblasti HR jiné potřeby a žádný podobně ideální systém nikdy nevyužije ze sta procent a třeba celých devadesát nakonec pokryje rozličnými individuálními řešeními.
Jak ohodnotit stádo
Potřeba pružného softwaru pro řízení HR nabývá na důležitosti s rostoucím bojem o talenty v globalizovaném světě. „I talent management má nejasná pravidla, neví se přesně, kde začíná, kde končí, kde jsou benchmarky, co je performance management, jak měřit výkonnost různých pozic,“ říká Pavel Vavřínek, HCM executive sales manager ve společnosti SAP. „Jinak to vidí absolventi humanitních oborů, jinak absolventi HR na vysoké škole ekonomické.“
Software pak dokáže vztahy sladit a změřit. Na základě přesně daných kritérií můžete získávat žebříčky výkonnosti, každý zaměstnanec může být ohodnocen v mnoha bodech, jakými můžou být schopnost komunikace, znalost oboru, nejrůznější „skills“, nebo klidně etičnost či integrovanost. Je to vlastně na vás, podle čeho chcete hodnotit své „firemní stádo“.
„Problém dnešní doby je v tom, že firmy sice měří a srovnávají zaměstnance, ale reporting reaguje jen na události v minulosti, ačkoli důležitá je budoucnost – abychom nejen konstatovali, ale i plánovali,“ říká Vavřínek. „Musíme se posunout od ,Excelu´ k predikující technologii, která klíčovým pracovníkům řekne nejen, jak bylo, ale i jak je a jak bude.“
Nejpodstatnější je nikoli to, že podobný software „hezky vypadá“, ale že ho můžete používat na cloudu, tedy kdykoli kdekoli, a v mobilních aplikacích. CEO si pak může klidně vyrazit na houby do lesa – s telefonem v kapse může kdykoli kontrolovat, co se ve firmě děje, a patřičně zakročit. I uživatelsky přívětivé jednoduché mobilní aplikace, které zpracují správně navolenou kombinaci dat, vám mohou říci, zda jdete s trendem, nebo jste úplně mimo.
Mizerná práce
Podle Ralfa Wagnera, head of HCM solution management v SAP, je na světě obecně nedostatek talentů. „Je těžké je získat pro vaši společnost a vždy představují velké riziko, že o ně zase přijdete.“ V době dominance sociálních sítí již totiž není ani samozřejmostí, že si svého koně přeplatíte – a už vůbec to není tak, že člověk hledá práci. „Ve skutečnosti práce hledá člověka, toho pravého, a právě díky sociálním sítím si tento vyhlídnutý objekt může snadno o společnosti zjistit to podstatné. Ne, kolik dostane, ale jak se o firmě mluví, jak o ní mluví její zaměstnanci, jaká v ní panuje kultura a jak vystupuje navenek – zjistí zkrátka spousty detailů, aniž by kdy vstoupil do jejích dveří,“ říká Alex Chudnovsky, viceprezident SAP Cloud pro východní Evropu. Samozřejmě v době krize pociťuje každý nejistotu a strach o své místo, ale i nezaměstnaný může nabídku odmítnout s klidným svědomím, pokud si předtím zjistil, že firma, která mu místo nabídla, má příšerné zaměstnanecké reference.
Navíc, získat talentovaného zaměstnance, to nestojí dnes jen na onom přeplacení či přetažení odjinud. Talent si zase klidně sbalí kufry, pokud nebude spokojen s přijímacím řízením (čekání na smlouvu naštve), uvedením do procesu (čekání na počítač nebo na telefon rozčilí), nedostatkem motivace (nadřízení se o vás nezajímají) či interních benefitů (nejrůznější kvalifikační školení), nehledě na benefity zaměstnanecké. Firma může být třeba dokonalá z hlediska strategie, ale pokud trvá tři měsíce, než vyrazíte z personálního potvrzení o příjmech, jste prostě a jednoduše naštvaní. Loajalita vůči společnosti je narušena a vy se – byť třeba jen podvědomě – začnete poohlížet jinde.
„HR oddělení jsou pod ustavičným tlakem. Musí redukovat náklady na zaměstnance, zdokonalovat operace a komunikaci, napomáhat zlepšování pracovní produktivity a kromě toho mít jasný insight,“ říká Wagner. Tento tlak se ale vždy vyplatí. „Náklady HR na jednoho zaměstnance jsou ve společnostech s nejlepšími HR procesy menší o 28 procent než v průměrných firmách. Bohužel, jen šest procent HR manažerů si myslí, že jejich společnost pracuje excelentně s HR analýzami. Pro víc než 60 procent z nich je to mizerná práce.“
Odešel vám talent? Snížíme vám plat!
„Nejlepší lidé v HR bývají nedostatečně oceňováni a nemají žádnou kariéru,“ myslí si Peter Howes, viceprezident společnosti SuccessFactors. „Analytické systémy pro HR by měly napomoci tomu, aby se díky datům zvedla efektivita v rozhodovacím procesu talent managementu. Zlepšovat kvalitu bez dat nelze a profesionálové v HR musí být schopni data interpretovat.“ Podle výzkumů, které si nechala společnost SuccessFactors zpracovat, však manažeři 80 procent času, kdy pracují s daty, řeší jejich kvalitu, a jen deset procent času přemýšlejí nad kroky, které by měly na základě těchto dat následovat. „Ideální by bylo, kdyby manažeři řešili kvalitu dat deset procent svého času a 60 procent plánovali, co udělají,“ říká Howes.
Analýza dat podle něj napomáhá i v „plánování kariéry“. „Příliš mnoho lidí pracuje třeba pět let v jedné pozici. Nikdo si nepřeje fluktuaci, ale je důležité zajistit posun mezi pozicemi v rámci společnosti. Firmám stačí jediný specialista na určité téma, který pracuje třeba deset let na jedné pozici, ostatní musejí postupovat.“ Pokud dojde k odchodu klíčového člověka, je Howes nekompromisní: „Manažeři, kteří dopustí exodus talentů, musejí mít nižší plat.“
I tomu napomůže software zpracovávající zaměstnanecký kapitál. Odešel-li z mého oddělení talentovaný zaměstnanec, můj rating se patřičně sníží, a s ním i částka na výplatní pásce. Naopak manažery, kteří talenty přivedou, doporučuje Howes přeplácet – zaslouží si to a společnost na tom jedině vydělá. Upozorňuje také na to, že nejvýkonnější jsou manažeři zhruba za 3–5 let, kdy jsou ve firmě. Pokud tedy nový šéf přivede kompletně nový tým, výsledky jsou víceméně stejné – několik let trvá, než se zaměstnanecký stav i výkon konsoliduje, takže takto rozsáhlá změna firmě dlouhodobě neprospívá. „Díky analýze dat může software automaticky informovat HR oddělení či vedení společnosti, že odchází příliš talentů, či že je víc odchodů než příchodů a podobně a doporučit, kdo by tato čísla měl vidět.“
I když ale talentovaní zaměstnanci skutečně odejdou a odnesou si své know-how, díky cloudovým řešením HCM se taková znalost udrží ve firmě a snadno předá dál. „HR má příležitost díky cloudové práci změnit fakt, že jen pět procent lidí ve vedení firem na celém světě rozumí strategii firmy – zbytek neví, proč co dělá. Ředitelé nemají šajna, kam směřuje jejich firma,“ říká Alex Chudnovsky. „Jak pak má být obyčejný člověk loajální vůči firmě, když se 70 procent z nich až v průběhu zaměstnání dozví, co vůbec mají na práci? Nejlepší jsou v tomto směru manuály. 200stránkový manuál si z 15 000 lidí, kterým byl určen, přečte jediný člověk – ten, kdo ho napsal. Přitom dnes stačí pětiminutové video, ze kterého se dozvím úplně vše.“
Co dokáže human capital management
Pro vedení společnosti:
• Lepší plnění firemní strategie
• Zaměstnanci pracují na firemních cílech
• Identifikace klíčových pozic a plánování nástupnictví
Pro HR specialisty:
• Systémové zajištění procesů
• Vizualizace organizační struktury
• Evidence pracovně-právních dokumentů
Pro manažery:
• Stanovení a přehled cílů podřízených
• Odměňování zaměstnanců
• Schvalování rozvojových plánů
Pro zaměstnance:
• Kompoletní správa zaměstnaneckého profilu
Zdroj: Sophia Solutions
