Zatím se u nás automatizace právních služeb bohužel ve větším měřítku neprosazuje. Je to škoda – některé webové právní služby by totiž mohly výrazně zjednodušit firmám život. Mohly by jednoduše uzavírat smlouvy od stolu, potvrdit jakékoliv podání, či rozhodnout spor – a to bez nutnosti návštěvy advokáta nebo soudu.
Například u sporů v oblasti platební disciplíny jsou sice strany schopny nalézt velice rychle dohodu, ale k její úspěšnému vymožení obvykle potřebují potvrzení této dohody rozhodcem či soudcem, a to ideálně automatizovaně a od stolu. Tuto službu již dnes nabízí např. webový systém eKolektor. V praxi je až 60 procent veškerých B2B pohledávek uhrazeno pozdě, ale pouze tři procenta nejsou uhrazena vůbec. Překvapivé číslo, které se razantně nemění ani v časech krize. Důvodem je, že podnikatelé se chovají oproti běžným občanům mimořádně racionálně. Nepořizují si majetek ani služby, které by nepřispívaly jejich podnikání a velice dobře se orientují i v právním prostředí. Umí si spočítat, že neuhrazením svých závazků jim vzniká odpovědnost, které se zbaví pouze v případě řádné úhrady i s vědomím rizika, že pozdní úhrada přináší další náklady spojené s právním vymáháním.
Proč tedy věřitelé mají pohledávky po splatnosti? Z praxe víme, že hlavní příčinou je nedůslednost. Většina malých a středných firem postrádá nástroje na správu svých pohledávek. Jejich zájem o inkaso se akceleruje až v případě chybějícího cash-flow ve vztahu ke svým věřitelům, zaměstnancům nebo státu, tj. až kdy se samy stávají dlužníky. Bohužel v tento okamžik a pod silným tlakem ostatních věřitelů již ztrácejí velkorysost a volí tvrdší a méně kompromisní vymáhací metody, čím výrazně snižují pravděpodobnost úspěšného vymožení pohledávky.
U firem, které mají základní nástroje – např. různé upomínkové systémy, systémy sledování kreditního ratingu nebo kreditní historie – jejich neúspěšnost naráží na nesprávnou komunikaci. Jednotlivé složky, ať už finanční oddělení nebo prodejní oddělení, komunikují se zákazníkem způsobem, který jednoduše není efektivní. Je totiž vcelku jasné, že od prodejce či účetní nemůžeme očekávat, že bude umět úspěšně vymáhat pohledávky. Navíc v mnoha případech je tento způsob vymáhání i kontraproduktivní, kdy prodejce radši prodá dlužícímu zákazníkovi další zboží, než by ho tlačil k úhradě. Naopak u účetní se dá očekávat, že bude příliš tlačit na splatnost dluhu a přehlédne dlouhodobý přínos zákazníka.
U externích firem je hlavním problémem, že nesledují stejný cíl jako věřitel. Jejich cílem je vymoci pohledávku za každou cenu, protože jejich motivace leží v podílové odměně z vymožené pohledávky nebo z počtu úkonů směřující k vymožení pohledávky. Evidujeme mnoho stížností na externí firmy, na příliš tvrdá call-centra nebo zcela neakceptovatelné výzvy ve formě dopisu, které obvykle zcela zničí vztah mezi věřitelem a jeho zákazníkem. Přitom základem každé B2B pohledávky je vztah zákazníka a jeho poskytovatele.
Podívejme se nyní na druhou stranu barikády: Proč dlužníci neplatí včas? Na vrcholu „top ten“ se nacházejí dva hlavní důvody – nepořádek v evidenci přijatých faktur a nedostatek cash-flow. Nechuť platit za objednané služby se do řebříčku „top-ten“ ani nedostane. Z naší praxe je neochota zaplatit za objednané a řádně poskytnuté služby zcela marginálním problémem, který ale svým emočním nábojem dokáže zcela strhnout pozornost managementu, a to i přes obvykle zcela marginální objemy a také v takto natlakované atmosféře přitáhnout nevhodnou mediální pozornost.
Jak se k tomu staví eKolektor? Když jsme systém modelovali, potřebovali jsme vyřešit dva hlavní problémy na obou stranách barikády. Na jedné straně nabídnout pro věřitele důsledné vymáhání pohledávky ve webovém rozhraní a na druhé straně vnést zákazníkům našich klientů pořádek do evidence faktur a v případě nedostatku cash-flow nabídnout vymahatelný splátkový kalendář.
Pojďme, ale postupně. Důslednost znamená v eKolektoru kombinaci víme, že (a) máme pohledávky po splatnosti a (b) máme nástroj na jejich vymáhání. V eKolektoru si klienti importují faktury přímo ze svého účetního systému a vybírají si, které zákazníky budou vymáhat přes eKolektor. Automatický import zajišťuje eKolektor ze známých účetních systémů ABRA, UOL, BYZNYS, ACCOR apod.
Efektivita je postavena na procesu vymáhání. V první řadě jsme se přesunuli s celou aplikací na v současné době nejvyužívanější komunikační nástroj e-mail a internet. Vše co z aplikace odchází, se opět do aplikace i vrací. Sledujeme každý odeslaný e-mail, sms i každou reakci zákazníka ve webovém prostředí. Na začátku procesu je oznámení, že klienti vymáhají pohledávky po splatnosti za svými zákazníky přes systém eKolektor. Toto oznámení chrání zákazníka před negativním překvapením z následujícího kroku advokátní výzvy a také chrání eKolektor před jeho zneužitím.
Po oznámení následuje elektronicky podepsaná advokátní výzva realizovaná prostřednictvím spolupracující advokátní kanceláře, která dodává aplikaci vážnost a řeší nejčastější otázku neplatícího zákazníka, „kolik by mě případné soudní vymáhání pohledávky mohlo stát“. Současně zcela netradičně dává zákazníkovi na výběr, zda uhradí, neuhradí nebo nedluží. Tuto reakci vidí věřitel v aplikaci a podle toho může přistoupit k dalšímu kroku. Nejčastější reakcí za poslední rok užívání eKolektoru je, že zákazník uhradí do tří dnů.
Pokud zákazník klienta nemá dostatečné cash-flow. Potom mu klient eKolektoru může aktivně nabídnout splátkový kalendář, který v sobě obsahuje rozhodčí doložku směřující ke schválení dohody o splátkách smírem.
Integrované rozhodčí řízení v eKolektoru je jeho nejkreativnější částí. V dohodě nominovaný rozhodce přijme od zákazníka podepsaný splátkový kalendář jako návrh ke schválení dohody o splátkách smírem. Tento rozhodce následně vydá smír v podobě elektronického rozhodčího nálezu obsahující pouze ujednané podmínky v dohodě o splátkách a smíru. Rozhodčí nález již pouze eKolektor doručí smluvním stranám. V případě, že zákazník poruší podmínky dohody o splátkách a smíru může klient prostřednictvím eKolektoru podat návrh na výkon exekuce k předmětnému rozhodčímu nálezu.
Na tomto místě je potřeba poznamenat, že eKolektor řeší drobné aplikační problémy spojené s neúměrným formalizmem soudů v oblasti výkonu elektronických rozhodnutí, včetně dočasnosti elektronického podpisu, či potřeby opakované konverze plných mocí z listinné do elektronické podoby a zpátky. K jejich překonání bude zapotřebí legislativně výrazně posílit smluvní volnost stran i v oblasti rozhodování sporů, které si dnes uzurpuje veřejný sektor, např. možnost doručování do datových schránek pro subjekty i mimo veřejný sektor, či zavedení celoživotní elektronické identifikace. eKolektor je pro mnoho klientů těžko stravitelný svým otevřeným přístupem k zákazníkům. Nicméně nemá ambici nahrazovat těžkooděnce ve velkých advokátních kancelářích ani ranaře z vymáhacích agentur. Jednoduše je alternativou pro klienty, kteří chtějí zkusit jiný způsob komunikace o dluzích svých zákazníků. Mají zájem slyšet jejich názor a v případě nesnází jim nabídnout splátkový kalendář.
eKolektor chce stát na pilířích poctivého podnikání. Svobodě. Nikdo nesmí být nucen platit za služby, které za to nestojí. Férovosti. Nikdy nevymáhá příslušenství pohledávek, a to úroky, či smluvní pokuty, protože podnikání musí stát na přidané hodnotě služeb, či produktů pro svoje zákazníky. Nezávislosti. Buď přináší přidanou hodnotu svým klientům, a když ne můžou skončit kdykoliv ke konci aktuálního měsíce.
Není tajemstvím, že v blízké budoucnosti se dočkáme eKolektoru pro sektor B2C služeb, které jsou extrémně citlivé na jakékoliv formalizmy a které stojí výhradně na emocích. Ve vztazích B2C je totiž primární budování dlouhodobého a kvalitního vztahu se zákazníkem prostřednictvím služby, či produktu s přidanou hodnotou. Fyzické osoby si totiž služby a produkty nevybírají rozumem, ale srdcem. Proto i motivace k jejich zaplacení nevychází z racionálního, „za to musím zaplatit, protože mi hrozí sankce“, ale z emociální „za to chci zaplatit“.
