Třebaže snaha pořadatelů pozdvihnout atmosféru konference nachází stále větší oporu v moderních technologiích, prioritou je pořád totéž – svižně podaný hodnotný obsah. Kromě příhodně zvolených řečníků o úspěchu klasicky pojaté události rozhodují samé nudné drobnosti jako HD projektor s odpovídající svítivostí, správně ozvučený prostor a seřízený kávovar. Jakmile je tento základ pod střechou, nabízí se zvážit i další možnosti, jak předejít noční můře každého pořadatele, že jeho počin upadne v nelibost či zapomnění.
S inovacemi opatrně
Klasickou projekci na plátno v několika ohledech předčí touchtable. Prezentace, při níž se obrázky roztahují, smršťují, odhazují či rotují, nabízí interaktivnost. Tím, že zapojí do prezentace část publika, daleko lépe udrží jejich pozornost. Současně ale klade specifické nároky na speakera, který si tu nevystačí s podklady ve staré šabloně PowerPointu. I pohyby k hladkému ovládání přes dotykovou obrazovku je třeba nacvičit, zkušenost s přepínáním přes jednoduchý ovladač a rolováním slidů tu nepomůže.
I klasickou projekci na plátno lze ovšem vylepšit, zejména pokud jde o její plochu. Výrazně ji zvětší systém Watchout umožňující spojit obraz z libovolného počtu projektorů do většího celku, a to nejen tvaru obdélníku. Dekorace na scéně v tom případě zastoupí grafika, do níž je vloženo okno s prezentací. Vedle zbývá prostor na další okno třeba se záběrem na řečníka.
Na významu každopádně roste grafická podoba prezentace. Většina speakerů dodnes připravuje podklady ke svému vystoupení v zastaralé verzi již zmíněného programu, a navíc dělají tu chybu, že na jednu stránku vměstnají hned desítky řádek textu. Takové podklady jsou při vystoupení srozumitelné možná jejich autorovi, nikoli však publiku.
Ti prozíravější si tuto prvotní verzi procházejí pouze na separátním monitoru, kde slouží hlavně méně jistému řečníkovi jako určité vodítko, zatímco verzi určenou k promítnutí publiku nechají zpracovat grafiky. Ti navrhnou příhodné ilustrační fotografie a na stránku umísťují titulek a nejlépe jen tři položky pod něj. Předmětem projekce za ním smí být jen přehledně uspořádaná, smysluplná a jasná sdělení.
„I laicky zpracovaná prezentace v programu Apple Keynote vypadá lépe než cokoli připravené v PowerPointu,“ varuje Jan Neubauer ze společnosti Screenrental, která dováží aktuální technologická zařízení pro prezentace a zpracovává k nim podklady. Podle něj se úroveň prezentací zlepšuje.
Velké společnosti typu Aegon si uvědomují, že nejen vystoupení na konferenci, ale i sdělení klientům či vlastním zaměstnancům by mělo naplňovat určité předpoklady. „Přesto zadávají k profesionálnímu zpracování jen asi pětinu podkladů k vystoupením, zatímco většinu jich připravují sami,“ láteří na praxi nejen konkurentova klienta.
I check-in může přihrát body
Invenci lze uplatnit už při rozesílání pozvánek. Přepjatá snaha o nápaditost se ovšem snadno míjí účinkem. Šéfredaktor tohoto měsíčníku už na dřívějších působištích během své novinářské dráhy obdržel všelicos od kusu březové kůry s textem „Ty přijít!“ až po srolovanou pozvánku, kterou měl dobývat z láhve.
Profesionální agentury vědí, že lépe než nápaditost lze při prvotním kontaktu demonstrovat vztah k aktuálním technologiím. K tomu stačí využít příslušné aplikace, kdy je součástí pozvánky i pobídka k vyjádření, zda dotyčný přijde či nikoli, zda stojí o follow-up či o náhradní termín. Na rozdíl od obyčejného PDF tento způsob zajistí zpětnou vazbu i od těch, kdo se nezúčastní.
Spíše v zahraničí než v ČR se uplatňují papírové pozvánky s QR kódy. Adresát po jeho načtení do telefonu rovnou zjišťuje podrobnosti, elektronicky potvrzuje účast a případně zanáší událost do kalendáře. U vstupu kód načte hosteska, která obratem vytiskne jmenovku. Pořadateli tím odpadá nutnost instalovat čtyři stoly s deseti hosteskami, které se snaží ze stovek abecedně seřazených kartiček najít tu pravou.
V kurzu je check-in prostřednictvím tabletu. Tři hostesky, každá má své přenosné zařízení, jímž eviduje příchozí a případně aktualizuje kontaktní údaje. Totéž obstará i čip RFID (radio frequenci identification). Samolepka s tištěným spojem, která je součástí pozvánky, předurčuje rovnou i přivítání na akci. Dotyčný projde branou a na obrazovce za ní se v tu chvíli objeví adresný nápis typu: „Vítejte na letošní konferenci, pane Nováku.“ Nevýhodou této poněkud neosobní metody je i vyšší cena. „Určitě to vyjde dráž než hosteska s iPadem,“ přiznává již v úvodu citovaný Jan Neubauer.
Cesta do jiného časoprostoru
Potenciál demonstrovat vztah k nejnovějším technologiím, ale i sílu má holografická prezentace. Funguje na bázi projekce, která pomocí zrcadla a speciální fólie dostane obraz do vzduchu. Speaker stojí v holografickém prostoru tzv. virtual stage a kolem něj se vznášejí informace a prostorový obraz v HD kvalitě. Fólie natažená do tvaru krychle není vidět ani zblízka. Řečník na pódiu zmíní nějakou věc, přitom klikne a daný předmět přistane přímo před ním a natáčí se na všechny strany. Může se jednat o plynový kotel. Přednášející mu kliknutím sejme kryt a představí detail hořáku. Navazuje animace dokreslující proudění ohřáté vody a plynu v potrubí.
Prostorová holografická prezentace v České republice zatím byla jen jedna. Ve světě tuto technologii krátce poté, kdy se objevila, použila Coca-Cola na vlastní interní konferenci. Ostatní, byť velké společnosti si ale tento luxus hlavně kvůli ceně 300 až 500 tisíc korun většinou rozmyslí. Vysoké náklady vyplývají už jen z toho, že projekční fólie je na jedno použití, takže si ji zákazník při pronájmu zařízení de facto kupuje. Navzdory tomu si holografickou show firmy na Západě objednávají i na tiskové konference. V Dánsku takto Samsung předváděl 3D televizory, LG představil ve Španělsku nové servery a Vodafone spustil dokonce holografickou kampaň v metru.
Dostupnější, i když vzdálenější obdobou „holostage“ je projekce do zmlženého vzduchu. Ten proudí v prostoru brány, kam se promítá obraz s efekty či sdělením klienta. Může se jednat o předěl do jiné dimenze, kdy člověk cestou na konferenci prochází hvězdnou branou do jiného časoprostoru. Úspěch měl i nápad, kdy pořadatel na mlhu hned u vchodu promítl zeď, jíž návštěvníci museli projít.
Projekci do mlhy v ČR použil Vodafone. Širší využití technologie fogscreen ukázala měsíc trvající španělská kampaň Nestea. Dnes už dech nikomu nevyrazí, neboť existuje již několik let. Nicméně s náklady přibližně 90 000 korun představuje cenově stravitelnou elektronickou legraci.
V interiéru lze využít i populární videomaping. Na jedné korporátní konferenci tak na pódiu vyrostlo papírové sci-fi město, v němž měli všichni životní pojištění.
Dění se ovšem neomezuje jen na hlavní sál. Předsálí ozvláštní holografické displeje ideální k podrobnému seznámení s menším produktem. Za tím účelem tyto transparentní kvádry s trojrozměrnou projekcí uvnitř využil výrobce zámků FAB, kdy se výrobek v animaci rozložil na jednotlivé díly.
Mimo hlavní sál má smysl instalovat také informační terminál. Jeho prostřednictvím si návštěvník může s využitím dotykové aplikace poslat podrobnosti na e-mail. Zatímco z domova by už diskutované weby možná ani neprocházel, na konferenci jej k tomu může motivovat řečník. Agentura Foxhunter zájem o informace podpořila tak, že terminál vybavila i počítačovou hrou a po každé přestávce moderátor vyhlašoval vítězné hráče. Podobné stimulace je v Česku třeba, sami od sebe tyto terminály používají spíše jen návštěvníci zahraničních konferencí.
Není chyba zůstat při zemi
Udělat dojem velkoryse pojatou prezentací chtějí kromě technologických firem, které si na hi-tech provedení zakládají už z podstaty, také banky a další finanční instituce. Jinak se ale pořadatelé konferencí netají s tím, že jejich klienti na speciálních médiích šetří. Nejde však jen o peníze. Kromě nákladů by měl organizátor každou technologickou atrakci zvažovat i z pohledu účastníka. Bavilo by ho to? Už to někdy viděl? Vydržel by až do konce? Zaujal by jej ten který řečník? Zaujmout technickými vymoženostmi, netradičním místem a doprovodným programem jistě lze, není ale dobré to přeceňovat.
„Tyto věci mohou zvýšit pozitivní vnímání akce o 20 až 30 procent,“ odhaduje Tomáš Jindříšek, managing partner agentury Dark Side.
Tím, co by naopak dobrou náladu snadno podrylo, je špatný catering. Na této položce proto šetří málokterý pořadatel.
