Existují v zásadě dvě bariéry, a jak dále ukážeme, obě lze snadno odstranit (podrobnější text o tom najdete zde).
► Obava z toho, že elektronické dokumenty někdy v budoucnu neobstojí v důkazním řízení nebo je neuzná protistrana.
► Potřebné IT řešení, resp. jeho cena, složitost a náročnost pro uživatele.
A tak se s elektronizací dokumentů mnohdy váhá. Vzniká tak dlouhodobě nevyužitá příležitost. Pro firmu nevyužitá příležitost ušetřit a pro firemní IT ukázat, že není jen příjemcem rozpočtu, ale především tím, kdo firmě pomáhá pracovat efektivněji.
Jak je to tedy s oběma zmíněnými skupinami problémů?
PRÁVNÍ ÚČINNOST DŮVĚRYHODNÝCH ELEKTRONICKÝCH DOKUMENTŮ
To je aspekt, který nesmí být podceněn. I dokument s připojeným elektronickým podpisem se může později ukázat jako vadný nebo podvržený, pokud kontrola na příjmu neobsahovala všechny požadované úkony a neprovedla je skutečně do nejmenšího detailu. Ve veřejné správě už takové situace nastaly, a padlo i první trestní oznámení. A jak k tomu říká zákon, původce nesprávného dokumentu se zprostí odpovědnosti za následky, „pokud prokáže, že ten, komu vznikla škoda, neprovedl veškeré úkony potřebné k tomu, aby si ověřil, že zaručený elektronický podpis je platný a jeho kvalifikovaný certifikát nebyl zneplatněn.“ (Zákon o elektronickém podpisu č. 227/2000 Sb., §5 odst. 2). Prokáže to už samotnou skutečností, že váš kolega akceptoval dokument s neplatným podpisem.
Tím se dostáváme k podstatnému principu. Bez ohledu na to, co různí dodavatelé tvrdí o svých řešeních a kolik ukazují certifikátů, stále platí, že při případném důkazním řízení nebude posuzován dokumentový archiv. Spor bude veden o konkrétní dokument. Požadavky na konkrétní dokument přitom stanoví úplně jednoznačně česká i evropská legislativa, která jasně konstatuje, že dokument vyhovující určitým pravidlům bude pokládán za pravý „nad veškerou pochybnost“. Pokud by někdo chtěl takový dokument zpochybnit, bude důkazní břemeno na něm. Samozřejmě, existují šedé zóny, tedy technologie, o kterých je možné vést spory, zda požadavkům zákona o elektronickém podpisu vyhovují (např. biometrické podpisy, které nejsou založeny na kvalifikovaném certifikátu). Ale ti, kdo se přesně drží požadavků zákona a navazujících norem, ti se mohou cítit zcela bezpečně.
Jejich výhodou je navíc to, že jsou už dnes připraveni na požadavky evropského nařízení eIDAS, které přibližně od poloviny roku 2016 nahradí mimo jiné veškerou evropskou i národní legislativu o elektronických dokumentech.
JEDNODUCHÉ ŘEŠENÍ
Další výhodou je, že kvůli práci s důvěryhodnými elektronickými dokumenty není zapotřebí nasazovat další informační systémy ani přeškolovat uživatele. Software602 dnes poskytuje nástroje, které umožní automatizovat vytváření korektních dokumentů včetně připojování elektronických podpisů podle závazných norem, připojování ověřovacích metadat atd. a které umožní automatizovat i dlouhodobou péči o dokumenty tak, aby zůstala zachována jejich právní účinnost.
Firma Software602 je leaderem v oblasti technologií pro důvěryhodné dokumenty, a to i v evropském měřítku.
► Její konzultanti se podílejí na vytváření evropských norem (více zde).
► Její produkty jsou testovány přímo Evropským institutem pro telekomunikační standardy (více zde).
► Nabízí služby, které jsou zatím unikátní i v rámci Evropy (více zde).
► Veškeré ověřování dokumentů prováděné státní správou v České republice probíhá na technologiích Software602 (více zde).
► Pokud narazíte na článek v odborném časopise nebo odbornou přednášku, je téměř jisté, že autorem je expert Software602 (více zde).
► Software602 navíc nabízí tak širokou škálu nástrojů, aby výhodné řešení mohl najít každý od malé advokátní kanceláře po společnost produkující miliony dokumentů ročně (více zde).
Pokud uvažujete o tom, že nadešel čas nahradit stohy papírů důvěryhodným elektronickým řešením, je dobré poradit se na začátku právě v Software602. Můžete třeba navštívit tříhodinový seminář nebo si domluvit nezávaznou schůzku s konzultantem. Možná budete udiveni, jak by ve vašem případě byla ta změna rychlá a jednoduchá.
