Tyto služby dělíme do tří kategorií budova/podpůrné procesy/personál. Patří sem například správa energií včetně vytápění, klimatizace, osvětlení, údržba, revize a opravy technického zařízení budovy, odpadové hospodářství, dále pak kurýrní a poštovní služby, úklidové práce, datová centra a zpracování dat, telekomunikační provoz, skladovací služby, ale také správa autoparku, recepce, tlumočení a překlady, bezpečnostní služby a dále firemní stravování či catering pro speciální příležitosti. Poskytování těchto služeb je přímo úměrné velikosti firmy, segmentu podnikání, náročnosti procesů a požadavkům na jejich koordinaci. Ideálním stavem fungování těchto služeb je, že je uživatel bere jako samozřejmost.
#####Facility management vyřeší podpůrné procesy
Nabízí se tedy otázka: Jak nejlépe řídit tyto procesy, aby fungovaly efektivně z hlediska času, finančních prostředků i lidského kapitálu? Závažnost této oblasti a její efektivity nabývá na významu z důvodu růstu nákladů na provoz a údržbu budov. Neustálé změny v cenách energií, technologií a kvalifikované lidské práce mají vliv až na 80 procent nákladů firmy. To se jednoznačně odráží na finančních výsledcích firem a jejich růstu. Mnoho firem využívá tzv. facility management, kdy se o podpůrné služby stará pověřená skupina lidí. Jedná se o vlastní zaměstnance nebo externí společnosti. FM se nedá označit za pouhou správu budov. Klade si za cíl optimalizovat provozní náklady na kvalitní zajištění podpůrných služeb, jejich plánování a řízení. Hlavním cílem je vytvořit optimální podmínky pro dlouhodobý profitabilní růst společnosti. O složitosti problematiky svědčí i to, že facility management je v dnešní době považován za specializovaný profesní obor, který je samostatným studijním oborem na řadě technických univerzit.
#####Integrovaný facility management
Podpůrné služby jsou jedním z prvních segmentů, které byly ze společností postupně vytěsňovány, chcete-li outsourcovány. Začátkem 60. let se v USA a některých zemích západní Evropy začalo využívat externích společností na zajištění služeb stravování, ostrahy a úklidu. V této době začíná podnikat řada velkých, dnes celosvětově působících, společností. Postupem času se přidávají další služby jako údržba, IT, podnikové prodejny, správa uniforem či logistika. V 90. letech začala řada významných firem nakupovat služby podpůrných výrobních segmentů nebo klíčových „back office“ činností jako účetnictví, HR apod. Všechny tyto služby spojuje následující: odlišné formy řízení, potřeby specifického know-how, využívání kvalifikovaných odborníků, specifická legislativa, nepřímá vazba na předmět podnikání. Postupně začaly společnosti přecházet od nákupu jednotlivých dílčích služeb k uceleným souborům s cílem nenakupovat pouze službu, ale řešení dané oblasti. To vedlo k finálnímu rozhodnutí o nákupu řešení FM. Ve světě je spojení různých podpůrných činností do jednoho celku známo jako integrovaný Facility management (iFM). Stále větší důraz je kladen nejen na již zmíněnou optimalizaci nákladů a kvalitu služeb, ale také na odbornou způsobilost personálu zajišťujícího podpůrné služby, vynikající technologické vybavení či zákaznicky orientovaný přístup, a to vše s důrazem na vytvoření optimálních podmínek pro maximální efektivitu podnikání.
#####Většinu služeb zajišťuje jeden partner
V praxi integrovaný facility management (iFM) znamená, že velkou část podpůrné služby zajišťuje pouze jeden externí partner. Jedním z poskytovatelů takovýchto služeb na českém trhu je Sodexo - člen mezinárodní skupiny Sodexo, která u nás působí od roku 1992 v oblasti stravování a od roku 2003 i v oblasti služeb facility managementu. Zahájením fúze s dceřinou společností Altys v září 2008 dokončuje Sodexo plánovaný proces, jehož záměrem je být na českém trhu jediným globálním poskytovatelem iFM. Své služby poskytuje průmyslovým a obchodním společnostem, školám, armádě a dalším institucím. Tyto služby nabízí i jako síťové řešení na celém území ČR.
#####Hlavní výhody IFM
Vrcholní manažeři se shodují v tom, že outsourcing podpůrných procesů je důležitý pro růst jejich společnosti. V případě IFM může úspora nákladů činit pět až 40 procent do tří let od implementace v porovnání s tím, když si facility management zajišťuje firma vlastními silami. Mezi další výhody outsourcingu patří následující: * klient dostává řešení na míru, získává možnost plně se soustředit na hlavní předmět své činnosti a nemusí se zabývat nezbytnými, avšak vedlejšími procesy, * část operačního rizika je přenesena na partnera, Know-how specializovaného externího dodavatele dává přirozený prostor pro optimalizaci, rozvoj a růst kvality podpůrných procesů ve firmě - a to zejména v těchto oblastech: * procesní (zjednodušení administrativy), * kontrolní (dodržování termínů a včasnost vykonávání služeb), * legislativní (harmonizace postupů a procesů s technickou legislativou a normami), * personální (bezpečnost a diskrétnost, kvalifikace personálu), * důležitým prvkem je využití synergického efektu, založeného na faktu, že většina podpůrných služeb je poskytována nárazově. Řešení iFM tímto způsobem umožňuje optimalizovat využití personálu.
Centrálním systémovým řízením služeb pro budovy, podnikání i lidi dochází ke zlepšování kvality každodenního života.
#####Jak řešit případná rizika?
Veřejný průzkum společnosti Deloitte Consulting (zdroj, který průzkum publikoval - Moderní řízení č. 6 z roku 2005) ukázal, že někteří manažeři spatřují v outsourcingu určitá rizika. Hlavně pak nemožnost hodnocení kontraktu (48 %), zaneprázdněnost vnitřních zdrojů klienta (57 %), prokazatelnost výše nákladů (52 %) nebo skryté náklady v případě nedůvěryhodného dodavatele (49 %). „I taková rizika mají svá řešení,“ říká Dan Krupanský, provozní ředitel pro oblast facility managementu ve společnosti Sodexo. Velmi důležité je podle jeho slov definovat si kvalitativní požadavky na všech stranách v linii klient/ dodavatel/subdodavatel, stanovit průběžné kvalitativní i kvantitativní měření a vyhodnocování klíčových ukazatelů a domluvit se na pravidlech komunikace. „Při dodržení těchto kroků se dá kontrakt pravidelně a dobře vyhodnocovat. K tomu používáme internetové řešení, které umožňuje klientovi okamžitý přístup k datům, a tím i kontrolu všeho, co se v jeho společnosti odehrává. Takto uchovaná data jsou pak využívána pro potřeby fakturace, odsouhlaseného reportingu a například i měření změn na kontraktu.“ Výše nákladů se dá jednoduše prokázat jejich pravidelnou kontrolou a také na počátku vytvořenou cenovou mapou, která přesně definuje „co, kde a za kolik“.
#####Dodavatele facility managementu je potřeba vybírat důkladně
Aby se v budoucnosti předešlo případné nespokojenosti či rizikům a dodatečným nákladům (např. pokutám státních orgánů), je výběr vhodného partnera klíčový. O kvalitě partnera může mimo jiné svědčit dlouholetá zkušenost v dané oblasti, úplnost nabídky řešení a v neposlední řadě reference. V ideálním případě pak lze zvažovat i mezinárodní zázemí, jehož výhodou jsou ekonomická stabilita, pojistné smlouvy, sdílené mezinárodní know-how, legislativní čistota. Pozornost by vedení firmy mělo věnovat i tomu, zda budoucí dodavatel používá zavedené systémy, například v oblasti managementu jakosti nebo envirommentu.
