Kdo chce digitalizovat, měl by vědět proč. Začněte tam, kde lidé ztrácejí nejvíc času

Důležitější než „jak“ je při správně nastavené digitalizaci vědět, „proč“ se do ní pustit. „Většina firem si klade otázku, jak a co digitalizovat, ale na otázku ‚proč‘ často odpovědět neumí,“ říká Vojtěch Klimeš ze společnosti OKsystem. Bez jasného důvodu se pak digitalizace často zúží na elektronickou kopii dokumentu, se kterou se pracuje podobně jako s tou papírovou. „Nejlepší je vytvořit takový proces, při kterém žádný dokument nevzniká. Přesto je každý krok zaznamenán, dohledatelný a lze jej použít pro audit,“ dodává expert OKsystemu.

Zbavte se rutiny minulosti

Jak tedy začít? Důležité je identifikovat činnosti, které zaměstnancům zabírají mnoho času, a přitom nevytvářejí vysokou přidanou hodnotu. Cíl je přitom jednoduchý: šetřit kvalifikovanou práci. Začít digitalizovat má smysl až tehdy, když je důvod – i kdyby nepopulární – dobře a srozumitelně odprezentovaný dovnitř firmy. „Mezi zaměstnanci většinou neochota přijmout digitalizaci nepramení ze setrvačnosti, ale z toho, že nerozumí jejímu smyslu a přínosu. Domýšlejí si a pak ji bojkotují,“ vysvětluje Klimeš.

Důležité je také zbavit se nánosů minulosti – zbytečností, výjimek a nadbytečných informací. „Technologie – zejména umělá inteligence – nás často svádějí k přesvědčení, že jim můžeme předhodit libovolné množství dat v jakékoliv podobě a ony si s tím poradí. Na zpracování velkého množství dat jsou přece určené. Ale to je chyba,“ zdůrazňuje Klimeš.

Ve všech fázích pomůže spíš než samotný drahý software zkušený dodavatel. Úskalím může být nedostatek důvěry, například i proto, že zadavatel své procesy považuje za dokonalé a léty vybroušené. Úspěšná bývá jen taková spolupráce, která vznikne ze společného úsilí obou stran.

Digitalizace v českém podání

Zkušenosti Svazu průmyslu a dopravy ČR ukazují, že řada firem dokáže digitalizaci uchopit správně – zvládne přehodnotit procesy, efektivně pracovat s daty a využívat nové systémy naplno. „Takto nastavená digitalizace přináší vyšší produktivitu, úspory i lepší schopnost reagovat na změny trhu,“ říká manažerka Svazu pro digitální ekonomiku Anna Hroudová. „Stále se ale setkáváme i s případy, kdy digitalizace znamená jen automatizaci starých postupů bez hlubší změny,“ dodává.

A jak se vlastně dobrý výsledek pozná? „Tak, že nejpozději po roce fungování ji považujeme za zcela samozřejmou a přirozenou – a vlastně se divíme, že jsme to tak nedělali už dříve,“ nabízí jednoduché měřítko Klimeš.

Jak ale vyplývá ze slov Anny Hroudové, vždy se to nepovede. „Pak hrozí, že se řešení nevyužije naplno, rozhodování zůstává spíše pocitové než datově podložené a bezpečnost jde někdy stranou. Takový přístup se může firmám v budoucnu vymstít,“ říká. Proto také svaz v rámci soutěže Cena Průmysl 4.0 oceňuje firmy z Česka a Slovenska, které digitalizaci uchopily správně a slouží jako inspirace pro ostatní.

Bezpečnost jako základ

Pro úspěch je klíčová i bezpečnost. Že může úspěšnou digitalizaci zcela zmařit a na několik let pohřbít byť i jediný incident, potvrzuje Michaela Stonová, bezpečnostní ředitelka společnosti OKsystem. Digitalizace vždy znamená sdílení dat mezi různými systémy či registry, ne všechny přitom bývají pod přímou kontrolou firmy. Proto musí být při implementaci vždy zajištěno, aby data – včetně těch osobních – nebylo možné zneužít třetí stranou.

„V případě státu však ani to nemusí stačit. Můžeme se závistí vzhlížet k Estonsku, které je dlouhodobě lídrem v digitalizaci služeb pro občany, ale musíme si objektivně přiznat, že česká společnost není na tak rozsáhlé sdílení osobních dat připravena. Stále panuje velká nedůvěra, že by data – i při sebelepším zabezpečení – nemohla být zneužita,“ uzavírá Stonová.

Když výsledky neodpovídají, vraťte se na začátek

Stejně jako jinde i tady platí, že chybami se člověk učí a první neúspěch by neměl být důvodem s digitalizací přestat. Když změna nedopadne podle představ, je třeba se vrátit na začátek a objektivně analyzovat důvody i očekávání.