Museli jsme část práce zahodit a začít znovu, říká Dominik Van o sjednocování personálních systémů ve Fortuně

Sázková a gamingová společnost Fortuna Entertainment Group (FEG) působí na pěti trzích střední a východní Evropy. K Česku, Slovensku, Polsku, Chorvatsku a Rumunsku by do budoucna ráda přidala další země. Nedávno získala společnost v Černé Hoře a provozuje IT a AI hub v Indii. Ještě donedávna však fungovala každá země téměř jako samostatná jednotka a chyběl zastřešující systém, který by práci usnadnil nejen personálním oddělením.

„Když jsme potřebovali seznam zaměstnanců, každá země si ho musela vyjet ze svého mzdového systému, převést do šablony používané na centrále, a teprve potom jsme s daty mohli pracovat,“ vysvětluje Dominik Van, který ve Fortuně řídí globální personální týmy. Právě administrativní náročnost se později stala hlavním impulzem pro zavedení jednotného systému.

Důraz na nástupnictví i práci s talenty

Hlavním cílem bylo zlepšit vizibilitu, reporting a celkový přístup k datům v personální oblasti. Nový systém se ale rozhodli využít i v dalších oblastech. „Používáme v podstatě všechny moduly – od Performance přes Learning, Employee Central až po Succession Planning, který podporuje plánování nástupnictví,“ vyjmenovává Van.

Právě modul zaměřený na talent management byl pro skupinu zcela novou zkušeností. „S talenty ani s nástupnictvím jsme dříve nepracovali dostatečně koncepčně. Teď na to máme samostatný modul, takže technické řešení systému v některých ohledech předčilo i naše původní očekávání a cíle,“ dodává.

Překonávání kulturních i jazykových bariér

Pět zemí, byť geograficky relativně blízkých, s sebou přináší výrazné rozdíly v legislativě, kultuře i jazyce. Ve Fortuně se proto rozhodli postupovat spíše citlivě než direktivně. „Dáváme jen základní rámec toho, co od jednotlivých zemí v oblasti personální agendy očekáváme, a mantinely, ve kterých se mají pohybovat. Už nám tolik nezáleží na tom, jestli někde uhnou trochu doleva a jinde doprava. Podstatné je, že všichni směřujeme správným směrem,“ říká Van.

Tento přístup se promítl i do jazykových mutací systému. Skupina se nevydala cestou předdefinovaných systémových překladů, ale ponechala jednotlivým zemím odpovědnost za podobu lokalizace. „Úředním jazykem je u nás angličtina, v ní jsme definovali základní podobu systému. Jaké konkrétní výrazy použijí u tlačítek nebo jednotlivých funkcí, to už jsme nechali na pobočkách,“ vysvětluje.

Výměna vedení přinesla ještě větší decentralizaci

Během zavádění systému došlo ve skupině ke změně vedení. Zatímco v jiných případech může taková situace projekt zastavit, ve Fortuně měla opačný efekt – výrazně zjednodušila práci. Původní vedení drželo rozhodování spíše centralizovaně, čemuž odpovídaly i složité pracovní postupy s množstvím podmínek. Nové vedení přineslo větší decentralizaci a dalo jednotlivým zemím širší volnost.

Právě komplexní procesy a postupy patřily podle Vana k nejnáročnějším částem celého testování. Nelituje ani toho, že bylo nutné část dosavadní práce zahodit a začít znovu. „Během designu, zavádění i testování se věci neustále mění a klidně se desetkrát otočí. Někdy z naší iniciativy, jindy ze strany managementu nebo samotného systému – respektive jeho možností a limitů. S tím je potřeba dopředu počítat,“ uzavírá.