Komunikaci na dálku prostřednictvím videokonference zná dnes každý, kdo v práci využívá počítač. Ale ne každý je používá a využívá všechny jejich přínosy a možnosti. Je to velmi podobné u všech nových technologií. Kdo z nás umí používat všechny funkcionality v autech - od tempomatů, omezovačů rychlosti až po napojení telefonu? To, že věci jdou, neznamená, že je lidé budou používat.
Společnost Cisco poptala u Forrester Consulting průzkum celkové návratnosti a přínosu správné komunikace na dálku, a to ve spojení s vhodnými komunikačními nástroji.
Hlavní ekonomické přínosy nás asi nepřekvapí - výrazně se zvedá produktivita, šetří se náklady za dopravu, ale i čas lidí (a tedy peníze) spojený s přípravou, dopravou nebo jen přesouváním se a rozhodně i se samotnou schůzku. Hodně se dá ušetřit za hardware a software.
Jsme jenom lidé a máme rádi interakci
Určitě je dobré napsat si e-mail, lepší je si zavolat, ale nejlepší je prostě vidět obličej druhé strany, jeho výraz, mít přehled o situaci a podobně. To funguje velmi dobře na osobní schůzce, u technologie to může být těžší, ale správné nástroje to mohou posunout dál. Dobrá technologie se může zaměřovat na obličej mluvícího, může připojovat automatickou detekci jmen (a nemusíme si každého pamatovat), může automaticky doplňovat titulky jako v televizi. Dá se přepínat mezi jednotlivými speakery, ale dobře nastavená technologie umožní přeskočit i z jednoho přístroje do druhého - můžeme začít v konferenční místnosti a přepneme se do mobilu, když už musíme dál. Vizualizace vytvářené při jednáních mohou být dobře viditelné a čitelné, ale i následně uložené, společně se všemi poznámkami, detaily a úkoly, a to na jednom místě, kam mají všichni přístup. To všechno by mělo dávat smysl. Přesto to nejde.
Používat to prostě nebudu
Velký problém je míra rezistence zaměstnanců. 50 % všech změnových programu ve firmách se nepovede prostě z toho důvodu, že si to zaměstnanci nepřejí, nebo to přímo bojkotují. Lidé se v principu nechtějí nic nového učit. Technologie pro komunikaci na dálku proto musí fungovat nejen jednoduše a příjemně, ale přímo megajednoduše a megapříjemně. Ideálně jen stisknutím jednoho červeného knoflíku. Průzkum říká, že úspěch a úspora se dá čekat, jen když systémy a technologie jsou nejen jednoduché a odzkoušené, ale konzistentní a všude a pro všechny úplně stejné. Není nic platné, když má jednoduše ovladatelné a správně nastavené nástroje jen jedna strana komunikace. Lidem nejvíce vadí nekvalitní zvuk, zasekávání obrazu, případně nutnost něco ladit a jinak ztrácet čas. To otráví všechny.
Show me the money - když to vyladíme?
- Efektivní technologie a správné nastavení zkracují samotné schůzky v průměru zhruba o 8 min. Lidé se připojí a rovnou jednají. 8 minut nezní jako moc. Je to lepší, když si vezmete, že je to najednou hned u několika lidí - to se dá už snadno přepočítat na hodinové sazby a s připočtením overheadu a dalších nákladů na každého účastníka takové schůzky se už jedná o miliony ročně. Vedle toho pozitivní zkušenost s fungováním vede k násobně vyššímu používání principů vzdálené komunikace (2-3x častěji, než u "zlobivých“ technologií). Pokud si u toho uvědomíme, že nejvíce porad a jednání mají ti nejdražší lidé ve firmě, je celkem jasné, že čím lépe to funguje, tím více času a peněz se šetří.
- Co se týká úspory času a nákladů na cestování, v průměru se šetří 15 až 45 min na schůzku - podle vzdálenosti v budově i po městě. A to nebereme nutnost cestovat do jiných regionů.
- Pokud se lidem dají "nezávislé nástroje", tzn. nemusí používat své notebooky a telefony, nemusí nic řešit a opravdu mačkají jenom jeden velký čudlík na specializovaném přístroji, téměř polovina respondentů má ze vzdálené komunikace mnohem lepší zážitek (a více ji používají).
- Je tady i celá řada dalších nákladů, které mohou mít v různých společnostech jiné přínosy - mít veškerá data v bezpečí a pod kontrolou, vyšší produktivitu, ale třeba i vyšší spokojenost s work life balance. Možná jste to nezažili, ale asi si umíte představit, jak se komunikovalo před rozšíření mobilních telefonů. Určitě se daly psát dopisy, které se začaly nahrazovat třeba e-mailem, lidé si mohli zavolat, když věděli, že jsou obě strany u telefonních přístrojů, bylo více schůzek, každopádně toho všeho výrazně ubylo s příchodem mobilního telefonu, který uměl lidi propojit a umožnil mnohem větší interaktivitu. To samé se stane s komunikací na dálku. Cisco analýzy říkají, že jakmile si lidé jednou vyzkouší snadnou, rychlou, a hlavně stále osobní interakci s jinými, uvědomí si, že podklady mohou lépe vidět (grafy, titulky, možnost něco si při průběhu ověřit), výrazně si pomohou zjednodušit jednání. Samozřejmě to není na všechna setkání, ale tak jako se posunul svět mobilními telefony, tak se mohou posunout jednání prostřednictvím moderních technologií.
Text sepsali experti na spolupráci a technologie s ní související, Kamil Brothánek, Collaboration Business Development Manager, ALEF NULA, a.s. a Tomáš Poucha Ředitel Marketingového institutu a Institutu interní komunikace.
