Roboti už i v kancelářích. Hrozí vzpoura?

Zdroj: xeltodigital.cz

Když se řekne robotizace, většina z nás si představí obrovské stroje v továrnách, které montují auta nebo jiné výrobky. Robotizace procesů však ovládla i kancelářské prostředí, kde výrazně usnadňuje práci a šetří čas. Podívejme se blíže na to, jak tito pomocníci fungují a s jakými konkrétními úkoly si umí poradit.

Robotizace již dávno není jen doménou velkých továren a výrobních linek. V dnešní době se stále častěji setkáváme s robotizací i v kancelářském prostředí, kde tento proces probíhá trochu jinak. Nepracují tu totiž hardwaroví roboti, na které si můžete sáhnout, ale neviditelní, softwaroví pomocníci, známí jako RPA (Robotic Process Automation). Ti jsou navržení tak, aby automatizovali rutinní úkoly na počítači, což výrazně šetří čas a snižuje chybovost.

Dorazte na EASTLOG 2024

Mistry v oblasti robotické automatizace procesů je firma Xelto Digital, která se pro letošní rok stala partnerem Kongresu EASTLOG, největší logistické události v Česku. Poslední květnový čtvrtek tam bude ve spolupráci s firmou Stock Plzeň – Božkov prezentovat, jak probíhala robotizace v dodavatelském řetězci výrobce a distributora lihovin.

Zvládnou, na co si vzpomenete

Softwaroví roboti zvládnou zastat mnoho běžných administrativních úkolů. Jednou z jejich schopností je práce s e-maily a přílohami – mohou automaticky třídit příchozí poštu, odpovídat na standardní dotazy nebo přeposílat relevantní zprávy příslušným osobám. Excelují také při práci ve webových aplikacích a systémech. Automaticky vyplňují přihlašovací údaje a navigují se po rozhraní aplikací, čímž šetří čas a minimalizují chyby způsobené ručním zadáváním. Stejně efektivní jsou se složkami a adresáři, kde mohou organizovat, přesouvat, kopírovat a mazat soubory podle předem stanovených pravidel. Také umí automaticky zadávat data do formulářů, což eliminuje riziko lidských chyb a urychluje procesy. Softwaroví roboti usnadňují také práci v MS Office a mohou stahovat data z internetu. Shromažďují potřebné informace z webu a integrují je do firemních systémů nebo pracují s dokumenty v MS Office, kde vytvářejí, upravují a analyzují tabulky, texty a prezentace. Rovněž ovládají ERP systémy, což umožňuje snadnou správu podnikových zdrojů a procesů a také internetové bankovnictví, kde mohou provádět finanční transakce a sledovat pohyby na účtech.

Hrozí vzpoura robotů?

Hororového scénáře z R. U. R. se bát nemusíte. Automatizace každého procesu je vždy vytvořena konkrétní firmě na míru a software pracuje jen v těch systémech a aplikacích, které si firma zvolí, a podle předem stanoveného postupu. Robot tedy sám nic nevymýšlí, ale je nastavený k plnění úkolů, v nichž se dá najít nějaká logika, a výsledek si zkontroluje člověk.

Jak to vypadá v praxi?

Pojďme se podívat, jak to vypadalo ve firmě Pytloun Hotels. Každý hotelový manažer dříve musel manuálně zadávat počet odpracovaných hodin a dny dovolené každého zaměstnance, což následně personální oddělení kontrolovalo a zapisovalo do Excelu a poté do systému POHODA. Tento proces zabíral mnoho času a byl náchylný k chybám. Firma Xelto Digital navrhla řešení ve formě softwarového robota, který nyní jednou měsíčně v noci kontroluje všechny rozpisy směn, vypočítává odpracované hodiny a zajišťuje správnost údajů v Excelu. Ráno jsou data připravena v ERP systému POHODA a personální oddělení je pouze zkontroluje. Tento proces ušetří dva až tři dny práce každý měsíc a minimalizuje riziko chyb.

xeltodigital.cz