Zvýraznila se úloha facility managementu jako klíčové disciplíny věnující se prostoru, pracovišti a podpůrným službám. V každé budově, na každém pozemku, všude, kde vykonáváme nějakou činnost, vnímáme prostor, ve kterém se pohybujeme. Prostor je ve společnostech definován jejími nemovitostmi, ať již vlastními nebo pronajatými. Facility management (ve smyslu evropského standardu facility managementu, ČSN EN 15221) má ve své náplni řízení podpůrných procesů, které zajišťují prostor v takovém stavu a formě, která je pro účely základní činnosti (podnikání, výroby, odpočinku atd.) co nejefektivnější.
Jinak řečeno prostor by měl být dostatečně velký, dostatečně vybavený a kvalitně spravovaný. Dostatečně zde znamená, že je prostor ekonomicky a provozně optimální (ani velký, ani malý – ani drahý, ani příliš laciný, ani technologicky „vyšperkovaný“, ani technologicky zanedbaný atd.). Facility manažer se stává partnerem manažerů, akcionářů při volbě vhodné strategie podnikových nemovitostí (Corporate Real Estate Strategy), která bude podporovat střednědobou strategii celé společnosti. Ekonomická recese uplynulých měsíců ukázala, jak se nepružnost v oblasti prostoru a prostorových služeb stává omezením pro efektivní snižování nákladů.
Strategie podnikových nemovitostí by měla sledovat aktuální trendy na trhu nemovitostí, organizace práce a designu pracovišť a podporovat nerušené fungování hlavního předmětu podnikání společností s dostatečnou mírou flexibility v případě potřebných změn. Současná ekonomická situace prokázala, že „žádný strom neroste do nebe“ a prudký růst může být následován prudkým pádem. Společnosti musí umět „přežít“ oba extrémy a dobře zvládnutá strategie podnikových nemovitostí v tom může být jedním z pozitivních faktorů. Nebo naopak negativních.
#####Součástí správy by mělo být hledání úspor
Pro efektivní formování prostorových služeb je nutné si uvědomit, že každý metr čtvereční nás ve výsledku stojí náklad nejen v podobě nájmu, ale i doprovodných služeb. Každý manažer musí znát své provozní náklady na užívané prostory. Trendem efektivního řízení podnikových nemovitostí je posun od operativního pohledu ke strategickému, od zaměření na náklady k zaměření na přínosy. Jak již bylo řečeno, součástí správy nemovitého majetku by mělo být i hledání příležitostí ke zlepšení, potenciálu k úsporám, dochází k přehodnocování kvalitativních i kvantitativních standardů.
Před nedávnem byly zveřejněny závěry dvou studií popisujících aktuální stav a změny využívání kancelářských ploch ve společnostech v Evropě, které ukazují právě změny kvantitativních a kvalitativních standardů kancelářských prostor. Například společnost Cushman & Wakefield publikovala svou studii European Landlord & Tenant Survey 2009, která prokázala, že v regionu střední Evropy došlo mezi lety 2007 a 2009 ke snížení průměrné plochy na zaměstnance o přibližně deset procent, konkrétně z 12 metrů čtverečních na zaměstnance na současných 10,9 metru čtverečních. Za poslední rok 40 procent dotazovaných firem zintenzivnilo využívání svých obsazených ploch.
#####Facility manažeři pomohou s optimalizací správy
Současné ochlazení realitního trhu dává také příležitost k přehodnocení jednotkových cen, ať již v oblasti pronájmu nebo služeb. Zvyšující se neobsazenost administrativních budov tomu jen nasvědčuje. Snížení nominální výše nájemného není příliš obvyklá, avšak různými zvýhodněními od nájemních prázdnin až po vyšší procento klientských úprav hrazených pronajímatelem. Zkušenosti z několika analýz ukazují, že jen snížením plošného standardu lze dosáhnout 10–15procentních úspor z nákladů spojených s pronájmem a správou prostor.
Také v oblasti facility management dochází nejen k optimalizaci rozsahu služeb, ale i k přejednávání jednotkových cen. Facility manažeři spravující prostory, jimž vyprší fixace nájemních smluv v tomto a příštím roce, tak mohou očekávat pochvalu od svých nadřízených za dosažená zlepšení. Na druhou stranu pro poskytovatele služeb facility managementu, vlastníky komerčních nemovitostí a jejich developery, ale ani pro stavební firmy, to zatím příliš dobrá zpráva není. Podobné výkyvy na trhu nemovitostí nejsou ničím neobvyklým, zažilo je Japonsko, Spojené státy, Švédsko, Norsko i Velká Británie. A přesto i dnes se v těchto zemích staví komerční nemovitosti.
*
Vztah facility managementu a realitní problematiky
Až o 80 procent všech nákladů, které po dobu životnosti budov budou vynaloženy na jejich pořízení, provoz a jejich podporu, je rozhodnuto již v projektu. Přitom se v době přípravy a projektu o problematice facility managementu vůbec nikdo nezmiňuje a provozní aspekty jsou často zasunuty do pozadí. Několikaletý boom developerských aktivit, pozitivní ekonomické prostředí a poptávka trhu způsobily současný převis nabídky nemovitostí. Uživatelé se tak začínají pídit i po efektivitě provozu nemovitostí, po energetické efektivnosti provozu, po flexibilitě prostor a po doplňkových službách. Často neúměrná snaha šetřit na investicích na úkor pozdější provozní efektivity se dnes přehodnocuje. Investoři a developeři již musejí být připraveni na zvýšený požadavek po „zelených budovách“, energeticky efektivních provozech i po nadstandardních službách.
Obvyklá úzká místa a oblasti ke zlepšení z pohledu strategie podnikových nemovitostí:
• neefektivní využívání stávajících kapacit,
• nevhodně nastavené prostorové a kvalitativní standardy z pohledu tržních zvyklostí,
• neúčelné využívání kapacit, způsob využívání nemovitostí není v souladu s tržním potenciálem,
• neefektivní způsob zajištění nemovitostí (například vlastnictví, pronájem, leasing),
• málo efektivní správa a provozování údržby potřebných nemovitostí,
• přílišná koncentrace na technickou stránku řízení, opomíjení strategické role portfolia nemovitostí na výkonnosti společností.
