Nemůžeme trávit čas přepisováním papírů. Úřady práce se musejí digitalizovat, říká jejich šéf

„Chtěl bych mít v dubnu a v květnu všechny dávky vyplacené a myslím, že to splníme,“ říká dočasný šéf úřadu práce Karel Trpkoš.

„Chtěl bych mít v dubnu a v květnu všechny dávky vyplacené a myslím, že to splníme,“ říká dočasný šéf úřadu práce Karel Trpkoš. Zdroj: Profimedia

Anna-Marie Horáková

Úřady práce se v poslední době potýkaly s prodlením u vyplácení dávek. Zaměstnancům ležely na stolech žádosti, které ani nebyly zadané do systému, v budoucnu by něco takového měla změnit digitalizace. Potřeba jí je i proto, že si úřad v nejbližších letech nemůže dovolit hromadně nabírat nové zaměstnance, pokud chce dobře odměnit ty stávající. „Chtěl bych, aby naši zaměstnanci byli dobře platově ohodnoceni. To ale nejde dohromady s tím, že stát, a tedy v podstatě všechny úřady, musí šetřit. Něco musíme zafixovat,“ říká dočasný šéf úřadu Karel Trpkoš.

V jakém stavu jste úřad práce převzal?

Ve složitém. Je férové říct, že to není pouze vinou samotného úřadu práce, ale současné situace, byl stavěný na něco jiného. Energetická, inflační a uprchlická krize ho postavily před obrovské výzvy, na které nebyl připravený. Potýkala se s tím celá země, ale je na druhou stranu pravda, že instituce spíše komerčního charakteru, které v posledních dvaceti letech provedly transformaci, na to byly připravené lépe.

To je často problém veřejného sektoru, že se transformuje pomaleji a později.

Ano, ale řekněme si to na rovinu, jakákoliv transformace ve veřejném sektoru je nepopulární. Transformace úřadu práce, kterou jsme teď zahájili, je ale ve srovnání s tou České pošty ještě poměrně klidná.   

To může být i tím, že u pošty dojde k propuštění velkého počtu zaměstnanců, zatímco vy byste jich potřebovali víc, je to tak?

Aktuálně bychom těch zaměstnanců víc potřebovali, chybějí nám asi čtyři stovky. Na druhou stranu věřím, že ve střednědobém horizontu nebudeme muset lidi hromadně nabírat, protože se musíme soustředit hlavně na to, abychom zefektivnili procesy a dokázali vyžít s tím, co máme. Chtěl bych, aby naši zaměstnanci byli dobře platově ohodnoceni. To ale moc nejde dohromady s tím, že stát, a tedy v podstatě všechny úřady, musí šetřit a v jednom úřadu by vám najednou skokově narostly počty zaměstnanců a zároveň platy. Něco musíme zafixovat.

Jak to tedy chcete řešit nyní, když stávající počet zaměstnanců evidentně nestíhá?

Ono to tak úplně není, organizace se dokáže s řadou věcí vypořádat. V okamžiku, kdy jsem nastoupil, jsem musel řešit akutní problémy, zejména zpožděné dávky v Praze. Ty byly zpožděné skutečně hodně a dlouhodobě, tenhle stav tu trval minimálně rok. Poměrně rychle jsme se do toho vrhli. Musím ocenit extrémní vstřícnost regionů z celé republiky vůči Praze, nejsme krajsky orientovaní, jsme jeden úřad a jako jeden úřad vystupujeme a máme povinnosti ke klientům, a to má svoje klady i zápory.

Situace v Praze má mnoho příčin. Praha má vyšší cenovou hladinu práce než okolí republiky. Přirozeným řešením by bylo nastavit v Praze diametrálně jinou úroveň platů, protože ten rozdíl je opravdu veliký. Na druhou stranu se to nesmí přehnat a udělat ve velkém měřítku, protože byste si rozbili sociální smír v rámci organizace a v principu to udělat nechcete. Takže s tím samozřejmě trochu pracovat můžete, dokonce i musíte, ale zároveň musíte pracovat i s tím, že když je pro vás tohle omezující podmínka, tak ji musíte něčím jiným vykompenzovat. Z Prahy jsme vzali šest tisíc žádostí, rozprostřeli jsme je do krajů a vytvořili jsme motivační schéma, abychom lidi k téhle nadměrné práci nemuseli nutit a aby, když tu žádost zpracují, dostali patřičnou odměnu.

Myslíte tím výkonnostní odměňování?

Ne, to je systémový přístup k odměňování. Udělali jsme to v podstatě podobně, ale ad hoc pro tuhle akci, a řekli jsme, že za zpracovanou žádost je podle jejího typu určitá částka. Věřím, že odměny byly dobře nastavené a motivační.

Chápu tedy správně, že problém nestíhání úřadů práce tkví spíše v nastavení platů než v nedostatku zaměstnanců?

Ne, ten problém je opravdu mnohavrstvý. V republice máte kraje, které jsou skvělé, jako třeba ukázkový Moravskoslezský kraj. Pak máte kraje, které jsou například kolem těch větších měst a tam vidíte, že je to do značné míry ovlivněno městem a jeho platovou hladinou. Zdaleka se ale nedají všechny problémy, které úřad práce má, vysvětlit platovou hladinou.

Tady bych dal příklad Prahy. Praha se může zdát jako malá enkláva, kde by to mělo být všude stejné, jenže to tak není. V Praze jsou pobočky jako Praha 6 a 5, které jsou skvělé a stíhají, průměrné doby odbavení mají kolem třiceti dní. Pak jsou ale pobočky jako Praha 4, 8, 9 a 10, které jsou na tom zcela jinak, některé dosahují třeba průměrné doby odbavení sto dní. To už nevysvětlíte pouze cenou pražské síly a víte, že vám do toho vstupují další faktory, jako je kvalita managementu, kvalita míst, v nichž daná pobočka sídlí, a další. Musíte se podívat, které faktory vám to ovlivňují, a začít je řešit jeden po druhém.

A daří se vám je na těch zmíněných pobočkách řešit?

Jsem tu jeden a půl měsíce, takže bych se nerad chválil bez výsledku, ale zlepšit by se to mělo. Zatím mohu hodnotit pouze opatření, která jsem udělal. V okamžiku, kdy jsem nastoupil, jsem věděl, že Prahu musím řešit. Jako první jsem vyhlásil akci čistý stůl, protože víme, že nám k 1. dubnu začíná období, kdy lidé dokládají (žadatelé předkládají výši nákladů a příjmů za předcházející čtvrtletí – pozn. redakce), a byli bychom rádi, kdybychom dodrželi lhůty a nenesli si s sebou historickou zátěž, která byla v Praze obrovská. A to nejen co se týče žádostí ještě z podzimu 2022, které byly v systému, my jsme měli i žádosti, o nichž jsme ani nevěděli, které ležely někde na hromadě. Všechny jsme je odvezli z Prahy do republiky a ta nám pomohla je zpracovat.

Máme závazky vůči klientům, které musíme bez debaty plnit, a výmluvy, že nejsou lidi, nikoho nezajímají. Zároveň máme závazky vůči našim zaměstnancům. Po lidech můžete chtít, aby pracovali trochu víc, než by chtěli, pak je ale musíte dobře zaplatit a dát jim adekvátní odměnu a uznání. To je ale až ten druhý krok, především musíte lidem zajistit přijatelné pracovní podmínky. Představte si, jak to muselo vypadat na pobočkách, kde měli průměrnou dobu odbavení sto dní. Ti lidé tam byli pod permanentním tlakem. Klient nemá pochopení pro to, že mu sto dní žádost bude někde ležet.

Ani si to ale často nemůže dovolit.

Právě, klient to tedy donese, do třiceti dní ještě vyčkává, kolem 45. dne už začne být nervózní, po dvou měsících už se zlobí a kolem stého dne na vás už jen křičí. Když máte průměrnou dobu odbavení sto dní, tak na vás pořád někdo křičí, ani to nejde jinak. Těmi zmiňovanými opatřeními jsme proto chtěli snížit historický dluh tak, aby si pobočky mohly odpočinout, dostat se do běžného režimu, a ideálně dokonce do momentu, kdy mohou nabírat zaměstnance. Když v téhle zátěži někoho naberete, investujete peníze do jeho náboru a zaučení a potom na něj někdo tři měsíce křičí, tak vám takový člověk odejde. Potřebujeme proto na problematických pobočkách odříznout jednu za druhou z těch problematických věcí, abychom se dostali na přijatelnou hladinu, kde už nám zase začne fungovat nábor, aby byli pracovníci nejen ochotní na pobočku přijít, ale zejména zůstat.

Jak se mohlo stát, že na pobočkách ležely žádosti, o kterých jste ani nevěděli?

Je to dané systémem práce. On sice není jenom špatný, ale jde o to, že ho musíte mít takový, jaký vám nadefinují vaši klienti. Ti standartně fungují tak, že máte čtvrtletní dokládání dávek a klienti se úplně nedohodnou, že by k nám chodili průběžně během čtvrtletí, všichni standartně přijdou v prvních čtrnácti dnech. Naši zaměstnanci tedy nechtějí, aby čekali, zhodnotí žádost, vezmou ji a nemají v tu chvíli čas na to ji zadávat do systému, protože jsou tam další klienti, kteří potřebují odbavit. Tak si ji dají na stolek, všechno se jim kupí a pak záleží, jestli nápor klientů odpadne a bude čas na zpracování žádostí. V krajích většinou žádost leží maximálně deset dní, pak ji úředníci zadají do systému, zpracují a vyplatí. V Praze to takhle ale nefunguje a byly tam na stole ještě v březnu žádosti ze září.

Zmiňoval jste, že chcete mít všechny tyto žádosti do konce března zpracované. Povedlo se to?

Šest tisíc žádostí jsme zpracovali.

A kolik tedy ještě zbývá?

Z roku 2022 jsou to už nízké stovky žádostí, to snad zpracujeme v průběhu prvních dvou týdnů v dubnu. Zároveň bych chtěl v dubnu a v květnu mít všechny dávky vyplacené a myslím, že ten cíl splníme.

Bavíme se hlavně o Praze, jsou ty problémy i jinde?

Sleduji Brno, protože má také problém s cenou pracovní síly. Ještě se lehce dívám do Plzně, ale nikde to není tak vyhrocené, zatím si pobočky dokážou pomoct v rámci kraje, případně města.

Jak na tom jsou jednání se zaměstnanci?

S odbory jsme sladění. Nakonec jsem jim dokázal vysvětlit i systematizaci, i když to nebyla jednoduchá úloha. Dohodli jsme se na tom, jak mají vypadat zvláštní příplatky, bavíme se o výkonnostním odměňování.

Slíbil jste, že zaměstnancům vyplatíte zvláštní příplatek v dubnové výplatě zpětně od ledna, dodržíte to?

Ano. Pokud něco chcete od zaměstnanců, musíte to vždycky dodržet. V následujících dnech jim vyplatíme zvláštní příplatky i odměnu za první kvartál.

Propuštění pošťáci by podle všeho mohli přijít na úřady práce. Skutečně to zvažujete? Jak by to probíhalo?

Mám příští týden setkání s generálním ředitelem České pošty, aby si tyto dva úřady případně vzájemně vypomohly a minimalizovali jsme dopady na zaměstnance České pošty naším prostřednictvím. Pak by případně přišli a my bychom je zařadili do adaptačního procesu, kde jim všechno vysvětlíme.

Na jaké pozice je chcete umístit, na přepážky?

Bude to záležet na tom, kam budou chtít. Mohou to být přepážky, pokud se bude jednat o propuštěné lidi z managementu poboček pošty, tak možná posílíme i náš management na pobočkách. 

Říkáte, že se vám nakonec povedlo s odbory vyřešit i chystanou systematizaci, kdy se podle vašich slov budou z úředníků stávat spíše poradci. Kdy máte v plánu tohle všechno zavádět?

K začátku dubna už se změnila struktura generálního ředitelství v souvislosti s tím, jaké odbory a kompetence tam potřebuji pro budoucí transformaci. Ty změny se musejí začít zavádět hned, zaměstnanci nemohou pořád na něco čekat. Čekejte, že bude druhá polovina roku lepší, v roce 2025 se budete mít dobře, to jsou jen řeči. Já mám teď svoji misi na čtyři měsíce, ve které musím naplnit cíle dohodnuté s ministrem. Je mezi nimi i připravení a zahájení transformace.

Co úředníky na úřadech práce v současnosti nejvíce svazuje? Doufáte, že to vyřešíte chystanou digitalizací?

Chci z nich dát maximum manuální činnosti pryč. Za mě máme skvělé zaměstnance, ale nemůžeme po nich chtít, aby přepisovali papíry z jednoho místa na druhé, to se v dnešní době nedělá. My to ještě nějakou dobu dělat budeme, ale pak bych chtěl, abychom to už nedělali.

Pomůže v tomhle pouze digitalizace? Není potřeba i výrazné zjednodušení papírových procesů?

Když se bavíme o transformaci úřadu práce, tak je její podmnožinou digitální transformace, v jejímž rámci musíme naše procesy nastavit jinak. To znamená, že si musíme vzít každý proces, který děláme, začneme klientskými a řídícími, a říct si, jestli ho děláme efektivně a co na něm případně chceme změnit. Rozhodně nechceme digitalizovat ten stávající papírový proces, to není digitalizace. 

Sliboval jste, že budou od příštího roku digitalizované sociální dávky, bude to tak?

Do značné míry ano. Loni jsme uvedli jednorázový příspěvek na dítě, což byla vedle ukrajinských dávek první plně digitální dávka. Letos v srpnu chceme zdigitalizovat rodičovský příspěvek a do konce roku potom i příspěvek na dítě a na bydlení. Takže by to měly být do příštího roku tři z pěti dávek státní sociální podpory.

Kolik žádostí řešených online vám pak stejně skončí na pobočce?

V Jendovi (systém, který v současnosti umožňuje online podání žádosti o příspěvek na dítě – pozn. redakce) jsme odbavili asi osm set tisíc žádostí a z toho nám šedesát tisíc z automatického procesu vypadlo a museli jsme je odbavit na pobočce.

Vypadly vám kvůli chybám?

Problém nastává například u rozvedených rodičů, kteří si dělají naschvály. To už pak žádný systém nepojme. Úředník si musí vzít rozhodnutí od soudu, vyhodnotit situaci, v tu chvíli je nezastupitelný. Tam najednou působí jako poradce, kde ho chceme, zbytek může udělat automat.

Některé dávky podle vás přece jen zdigitalizovat nepůjdou, například dávky v hmotné nouzi, protože je tam důležité osobní posouzení. Je ještě něco jiného, u čeho jste uvažoval, že to zautomatizovat nepůjde?

U těchto dávek spíš chceme umět automaticky shromáždit podklady, které nám dohromady dají nějaký obrázek a na úředníkovi už zůstane, aby posoudil stav, který jen ze systému nevidí.

Ministr práce dal podnět Nejvyššímu kontrolnímu úřadu k prověření hospodaření úřadu práce, už to nějak probíhá?

Jedna kontrola od NKÚ nám běží, rozšířili jsme ji v souvislosti s některými věcmi, které jsme rychle potřebovali odbavit, a jinak jsme zařazení do dalšího plánu kontrol.

Karel Trpkoš (47)

  • Působí na ministerstvu práce jako náměstek pro řízení sekce informačních technologií.
  • V únoru po odvolání bývalého šéfa úřadu práce jej ministr práce pověřil dočasným vedením úřadu.