Představte si firmu, která by ignorovala předpisy a místo dokladů by ve svém účetnictví archivovala kopie, na nichž by nebyl patrný podpis ani razítko. Působí to bláznivě? Ale přesně tak se v mnoha českých podnicích zachází s elektronickými fakturami. Přestože zákony o DPH a o účetnictví definují povinné náležitosti naprosto přesně, jsou tyto požadavky ignorovány. To se týká zejména povinného připojování elektronického podpisu a časového razítka ke všem archivovaným dokladům.
Proč zákon nezná slovo faktura
Chyba nejspíš vychází už ze samotného výrazu „faktura“, který v žádném zákonu nenajdete. Faktura je dokument, který plní požadavky na daňový doklad (ty jsou definovány zákonem o DPH 235/2004Sb) a může být velmi snadno doplněn tak, aby plnil i požadavky na účetní doklady (ty jsou definovány zákonem o účetnictví 563/1991Sb). Tato rozšíření daňového dokladu na účetní doklad probíhá zpravidla tak, že se k daňovému dokladu přicvakne další list papíru, na který se podepíše manažer obchodní jednotky a účetní.
Jenže při e-fakturaci to tak snadné není. Zmíněné zákony uvádějí naprosto přesně, jaké náležitosti musí oba doklady splňovat. Vyplývá z nich, že oba postupy, které jsou nejčastěji používány v českých firmách, jsou chybné.
Tisknout? Špatně! Ukládat data v jen systému? Taky špatně!
V menších organizacích probíhá zpracování elektronické faktury nejčastěji tak, že ji účetní vytiskne a do šanonu založí papír. Jenže zákon o DPH vůbec nepřipouští možnost, že by se elektronický daňový doklad mohl převádět do papírové podoby. Prostor nabízí pouze zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (300/2008Sb). Kdo chce, může nosit každý doklad na Czech POINT a za 30 korun na stránku jej nechat konvertovat do listinné podoby.
Ve velkých organizacích je proces zpracování elektronického dokladu zpravidla automatizován. Doklady přicházejí ve formátu EDI nebo ISDOC a jsou ukládány v datovém formátu přímo v informačním systému. I to je zcela nedostatečné.
Povinné náležitosti dané zákonem
Stačí se podívat, jaké náležitosti zákony dokladům předepisují. Vynecháme „samozřejmé“ položky typu čísla dokladu, peněžní částky, označení dodavatele a odběratele apod. a připomeneme, že pro oba typy dokladů platí povinnost archivovat je po dobu 10 let.
Klíčové požadavky zákona o DPH na elektronický daňový doklad (vystavuje dodavatel):
- Elektronický podpis nebo časová značka. Této povinnosti jsou ušetřeny pouze doklady ve formátu EDI
Společně s požadavkem na dlouhodobou archivaci to znamená, že ke každému dokladu musí být připojeno také kvalifikované časové razítko.
Klíčové požadavky na účetní doklad podle zákona o účetnictví (vytváří odběratel):
- Podpis osoby odpovědné za účetní případ (manažera nebo jednatele) a osoby odpovědné za zaúčtování (účetní)
- Okamžik vyhotovení účetního dokladu
Nejsnadnějším způsobem, jak tomuto požadavku vyhovět, je připojení zaručených elektronických podpisů a časového razítka, které prokazuje, kdy byl účetní doklad vyhotoven a navíc zajišťuje dlouhodobou platnost elektronických podpisů.
Nespoléhejte na neznalost finančních úřadů!
Pro úplnost uvádíme i další možnosti. Těmi je doplnění elektronického dokladu o papír s vyznačením data a vlastnoručními podpisy (což je nejméně efektivní varianta, jakou si lze představit) a využití ustanovení zákona, které kromě elektronického předpisu připouští „obdobný průkazný záznam v technické formě“. Toto ustanovení otevírá i určitý prostor pro uchovávání dokladů přímo v účetním systému. I tato varianta je ve skutečnosti právně nejistá a navíc znamená, že výměnou informačního systému by firma přišla o veškeré archivované doklady (samotný doklad nejspíš bude možné přenést jinam, ale zmizí tak důkaz o tom, kdo jej schválil a kdy).
Situace dnes ještě nemusí vypadat dramaticky, protože finanční úřady jsou zatím velmi tolerantní. Nejspíš proto, že jejich znalosti elektronických dokumentů jsou zatím jen omezené. Jenže spoléhat se na to, že se tento přístup nezmění ani za pět, osm nebo deset let může být ošidné.
Může to být tak jednoduché
Přitom je velmi snadné se všem těmto problémům vyhnout. Veškeré zmíněné legislativní požadavky je totiž možné pokrýt nástrojem Software602 Print2PDF v návaznosti na službu SecuStamp.com. Tato kombinace pokrývá převod dokladů do PDF, kontrolu a připojování elektronických podpisů a v neposlední řadě také kvalifikovaných časových razítek. Časová razítka lze navíc získat za velmi výhodné ceny a to formou předplacených balíčků s neomezenou dobou jejich spotřeby.
Zkušenosti organizací pracujících se SAP i jinými ekonomickými systémy ukazují, že zmíněné řešení Software602 může být nasazeno během několika hodin. Navíc firma získává nástroj, který je možné použít i pro mnoho jiných účelů, počínaje přípravou dokumentů pro publikaci na webu a konče automatizovaným dávkovým převodem elektronických archivů.
Pokud chcete mít jistotu, že s elektronickými fakturami pracujete tak, aby vaše účetnictví obstálo před každou kontrolou, stačí zavolat nebo napsat e-mail do Software602. Během několika dnů může být vše vyřešeno, bez složitých projektů a bez nutnosti provádět změny v informačním systému.
Kontaktujte nás na tel: +420 222 011 602 nebo na e-mail: info@secustamp.com
