Jednotné hlášení firem provází chaos. Stát přitom sliboval zjednodušení povinností
- Stát chce po firmách údaje o zaměstnancích podle nového zákona, nedal jim ale přesnou metodiku.
- Systém měl požadavky úřadů zjednodušit, na podniky však navalil další povinnosti.
- Za porušení paragrafů hrozí zaměstnavatelům vysoké pokuty.
Státem dlouho ohlašované opatření, které má být jedním z největších kroků v digitalizaci pracovněprávních a daňových agend za poslední roky, provázejí nejasnosti a chaos. Takzvané jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ) má firmám ulevit od administrativy a postupně nahradit pouze jedním formulářem až 25 stávajících hlášení zasílaných různým úřadům. Podle odborníků z praxe však první týdny zkušebního provozu provází nejistota způsobená neúplnými pravidly.
Cílem nového nástroje je soustředit data o zaměstnancích na jedno místo, především k České správě sociálního zabezpečení (ČSSZ), která je bude sdílet s dalšími úřady. Postupně by tak měly odpadnout evidenční listy důchodového pojištění, potvrzení o zdanitelných příjmech nebo některá roční vyúčtování.
Ambice se zdá být pozitivní: omezí se duplicity, dosud roztříštěné povinnosti podniků budou srozumitelnější a jednotné a celek poběží téměř automaticky. Jenže to tak prozatím nefunguje a komplikace v některých ohledech dokonce narostly.
Hlášení musejí posílat všichni
Zavedení JMH se přitom týká prakticky všech zaměstnavatelů – bez ohledu na velikost. Povinnost dopadá na každého, kdo má alespoň jednoho pracovníka nebo vyplácí odměnu podle zákona o daních z příjmů.
Záměr předchozí vlády však zatím drhne na chybějící metodice, která by soukromému sektoru objasnila, co po něm stát vlastně žádá a jaké údaje a položky mu má nahlašovat.
„Příslušné nařízení obsahuje jen názvy atributů, například počet odpracovaných hodin. Neexistuje ale žádná podrobnější specifikace, co se do těchto hodin má počítat,“ popisuje na příkladu Ivana Brancuzká z poradenské společnosti Crowe.
Vedle nepřesných definic zatěžuje firmy i rozšíření rozsahu údajů o zaměstnancích. S novým systémem se totiž zvyšuje počet informací, které musejí zaměstnavatelé evidovat a následně odesílat. „Teď zjišťujeme, jaká další data budeme muset o zaměstnancích získat, abychom je mohli během dubna správně nahlásit ČSSZ,“ dodává Brancuzká.
Náběh kýžené digitalizace, která má všechno usnadnit a zrychlit, navíc nebude okamžitý. To podle expertů způsobí, že v přechodném období byrokracie oproti současnosti ještě nabobtná. A minimálně v daňové oblasti se tento rok nic nezlepší. Nadále tak budou muset podniky zbytečně posílat stejné údaje na více míst.
Nutnost mzdového softwaru
Zákon o JMHZ platí od ledna, samotné ostré podávání hlášení začne od dubna. První tři měsíce roku tak slouží jako přechodné období, v jehož průběhu se mají zaměstnavatelé na nový režim připravit. Ačkoli se první řádné hlášení bude podávat až za duben 2026, povinnosti už fakticky platí. Zaměstnavatelé musejí evidovat všechny požadované údaje o zaměstnancích v rozsahu, který nový systém vyžaduje, i když se budou data za leden, únor a březen doplňovat zpětně. Zákon stanoví, že hlášení za tyto měsíce je nutné podat nejpozději do konce června. „Jinými slovy, kdo nyní evidenci podcení, bude ji muset složitě dohledávat,“ upozorňuje Anna Kevorkyan z portálu JenPráce.cz.
Po červnu zároveň skončí možnost zpětného doplňování údajů za první čtvrtletí a systém přejde do standardního režimu. Klíčové je, aby měly firmy do začátku dubna upravené mzdové a účetní softwary podle normy o JMHZ, aby měly jistotu, že počítačová rozhraní budou schopna všechny údaje správně zpracovat. Pokud softwary nebudou připraveny, může docházet k chybám, následným opravám a průtahům.
Stát hrozí vysokými pokutami
Podle ředitele ČSSZ Františka Boháčka je také důležité, aby si zaměstnavatelé na ePortálu správy zkontrolovali, zda mají řádně přihlášené všechny zaměstnance a někteří jim nepřebývají. To se týká těch, kteří už z daných pozic odešli. „Pokud by tak zaměstnavatelé neučinili, tyto odchylky by každý měsíc způsobovaly chybová hlášení,“ varuje Boháček.
Za porušení paragrafů o JMHZ hrozí sankce. Za pozdní nebo chybějící jednotné hlášení může zaměstnavatel dostat pokutu až pět tisíc korun za každého pracovníka a za zanedbání registračních povinností může zaplatit až sto tisíc.
