Jak vybrat mzdový a personální software pro malou či střední firmu

1. Ujasněte si, co od systému očekáváte

Pokud tápete, jak vybrat mzdový a personální systém, promyslete si nejprve, jak robustní nástroj potřebujete:

●      Potřebujete opravdu plnohodnotný mzdový a personální systém? Ke zpracování mezd vám pravděpodobně vystačí účetní systém. Plnohodnotný personální systém využijete až ve chvíli, kdy potřebujete například plánovat nábor, školení a lékařské prohlídky nebo vystavovat převodní příkazy.

●      Sepište si, jaké funkce od mzdového systému vyžadujete. Pak svůj výběr porovnejte s nabídkou mzdových a personálních systémů na internetu – abyste zbytečně neplatili za funkce, které nepotřebujete. A nezapomeňte prozkoumat i nabídku mzdových a personálních modulů pro účetní programy – možná vám budou stačit a nebudete muset kupovat robustnější systém.

●      Ujasněte si, kolik lidí bude v systému pracovat. Některé programy se platí dle počtu licencí, proto si spočítejte, kolik lidí skutečně potřebuje přístup. Připravte se i na to, že se firma rozroste a budete dokupovat další licence – volte ideálně program, u kterého můžete licenci dokoupit obratem.

2. Jak se v programu pracuje

Ovládání personálního a mzdového systému by mělo být jednoduché, aby se v něm účetní či personalisté mohli snadno orientovat. Proto dbejte na intuitivní ovládání – například aby se účetní z karty zaměstnance jednoduše prokliknul k odpracovaným hodinám nebo absolvovaným školením.

Ujistěte se, že zaměstnancům (personalistům a mzdovým účetním) program vyhovuje – nejprve je nechte vyzkoušet demoverzi nebo zkušební verzi, teprve pak program závazně kupujte.

3. Možnosti propojení

Pokud pořídíte samostatný mzdový a personální program, budete ho nejspíš potřebovat propojit s dalšími firemními nástroji, jako je ERP nebo účetní systém. Proto se před nákupem ujistěte, které integrace váš dodavatel podporuje – a zda vám s nastavením pomůže.

Pamatujte také, že nákupem systému spolupráce s dodavatelem nekončí. V případě potíží by měla být na příjmu zákaznická podpora – ať už na chatu, e-mailu či telefonu. I zkušení uživatelé totiž občas potřebují poradit nebo vysvětlit novou funkci.

Běžnou praxí bývá, že základní technická podpora je k dispozici bezplatně a platí se až za přednostní vyřízení problémů či náročnější servisní zásahy.

Samozřejmostí by měly být také pravidelné aktualizace, které kromě nových funkcí na základě zpětné vazby uživatelů zohledňují legislativní změny týkající se mezd, komunikace s úřady a další zaměstnanecké agendy.

4. Kolik zaplatíte

Než se rozhodnete pro konkrétní systém, zjišťujte nejen cenu základního balíčku, ale i náklady na doplňkové moduly, roční podporu a aktualizace či případné rozšíření licencí. Teprve součet vám ukáže skutečnou cenu – a „levné“ řešení může ve výsledku vyjít mnohem dráž, než jste si mysleli.

Pokud si vystačíte pouze v modulu pro účetní program, vyzkoušejte modul Mzdy a Personalistika pro účetní systém Money S3. Bezplatnou verzi programu můžete bez omezení testovat až 3 měsíce – a pak se rozhodnete zda přejdete na placenou verzi.