Podle dat Českého statistického úřadu poslalo v roce 2013 fakturu elektronickou cestou asi 56 procent podniků. Asi čtyři pětiny firem byly schopné takový dokument, například v podobě PDF souboru, přijmout.
Sofistikovanou elektronickou fakturaci, při které si obchodní partneři vyměňují „dokumenty ve strukturované podobě určené pro automatizované zpracování“, ale používá pouze o něco více než desetina českých společností.
Takové podniky pak využívají služeb poskytovatelů aplikací a řešení pro elektronickou výměnu dat (EDI), což je nejjistější a nejbezpečnější forma. Pro některé firmy, které řeší týdně stovky či tisíce obchodních případů, například retailové řetězce, je to dokonce nezbytností.
Kde se skrývají rizika polovičatých řešení, jako je posílání objednávek, faktur či dodacích listů elektronickou poštou, vysvětluje výkonný ředitel Editel CZ Jan Mrvík. „Mail je riskantní a polovičaté řešení, protože vám stoprocentně nezajistí doručitelnost dokumentu. Vy například pošlete někomu e-mailovou objednávku, ale to vám automaticky negarantuje, že ji partner přijme. Třeba si nevšimne, že mu zpráva spadla do spamového filtru,“ varuje Jan Mrvík.
| Elektronická výměna dat (EDI - Electronic Data Interchange) |
|---|
| Výměna strukturovaných zpráv mezi obchodními partnery, respektive mezi jejich informačními systémy. Data jsou strukturována podle předem dohodnutých standardů a ve formě zpráv následně elektronicky přenášena. EDI je nejpoužívanějším datovým formátem pro elektronické obchodní transakce na světě. |
„Elektronická pošta zároveň negarantuje autentičnost dokumentu. Pokud vám někdo pošle e-mail z adresy kacer.donald@gmail.com, jak si můžete být jistý, že jde skutečně o zástupce vašeho obchodního partnera? Je to pro vás věrohodný odesílatel? A v neposlední řadě nemáte zaručeno ani to, že vám někdo neoprávněně nezmění obsah dokumentu. Podle mého soudu je posílání faktur či objednávek e-mailem slepou cestou,“ doplňuje.
Podle Jana Mrvíka sice s nárůstem tzv. internetové gramotnosti firem roste zájem o EDI, jenže za vyspělými zeměmi je Česko o několik mílových kroků pozadu. Zatímco v ČR využívá výhod elektronické fakturace asi jen desetina podniků, například ve Finsku je to 60 procent firem
Ušetřené peníze, čas i nervy
Přes rizika spojená s posíláním faktur či objednávek přes e-mail je tento způsob levnější a časově méně náročný, než vyměňování dokumentů v papírové podobě.
„Doručení dokumentu samozřejmě není v řádu dní, jako kdybyste to posílal poštou. Pokud využíváte papír, podle nezávislých studií vás stojí administrace jednoho obchodního případu dvou firem kolem 50 korun. Musíte započítat cenu obálky a známky, vytištění dokumentu i peníze pro pracovníky, kteří to musejí zpracovat. Elektronické doručení vychází zhruba na pět korun za jeden dokument,“ upozorňuje Mrvík.
Elektronická fakturace (EF) šetří podnikatelům nejen čas a peníze, ale i nervy. Často se stává, že je v objednávce či faktuře chyba. Pokud probíhá komunikace v elektronické a strukturované podobě, je velmi snadné původce chyby najít a omyl napravit. Jestliže dostanete od vašeho obchodního partnera dokument v papírové podobě a se zpožděním, je to nepoměrně složitější.
Chybí firmám odvaha?
Proč nejsou české firmy ochotné elektronickou fakturaci více využívat? Důvodů je celá řada. Posílání dokumentů e-mailem nebo faxem jim stále přijde nejjednodušší a nejsou si dostatečně vědomé s tím spojených rizik.
Zároveň mají pocit, že by za řešení/komerční aplikace musely poskytovatelům zmíněných služeb, jako je například Editel, platit více, než mohou ušetřit.
