Firmy v Česku analyzují své náklady a hledají cestu, jak je dlouhodobě snížit. Vyšroubovat žárovky a snížit topení už nestačí. Přehled o cashflow ve stále více společnostech hlídají aplikace na automatizovaný kontroling a správu dat. Digitální řízení interních dokumentů, faktur, objednávek a smluv umí ušetřit desítky hodin měsíčně.
Firmy se přesto bojí vysokých nákladů na změnu a děsí je zavedení bezpapírových procesů. Mnoho menších firem je tak doslova otrokem vlastních kanceláří a šanonů. Větší firmy zase ztrácí flexibilitu a konkurenční výhodu v podobě krátkých reakčních časů na nastalé situace.
Digitalizace jako zeštíhlovací dieta
Smyslem a cílem digitalizace je efektivita práce a přístup k datům odkudkoliv a kdykoliv. Řešením nemá být robustní a nákladný systém, který lidé ve firmě vesměs nenávidí, protože musí strávit hodiny zaškolováním, aby ho vůbec mohli používat. Společnost INSIO dodává aplikace, které fungují přesně obráceně. Nemusí se složitě implementovat a dají se spustit takřka okamžitě. Uživatelé je rádi používají.
3 minuty místo 3 dnů – zkraťte schvalování jako v NeoVizi
Firmy v růstu velmi často bojují se zbytečnými režijními náklady, které ujídají zisk jak Otesánek. Složitý a několikaúrovňový proces schvalování faktur zpravidla končí přeposíláním si e-mailů, pozdě uhrazenými fakturami a ztrátou reputace v očích obchodních partnerů. S podobnými problémy se potýkali i v očních centrech NeoVize.
Původní záměr usnadnit majiteli dohled nad fakturami postupem času přerostl v dlouhodobou, koncepční a strategickou spolupráci. Společnost INSIO přidala k řešení schvalování přijatých faktur i moduly pro docházku, personalistiku či evidenci majetku. „Penzum práce, které nám INSIO ušetřilo je opravdu obrovské. Kromě ušetřeného času a pořádku ve fakturách velice oceňujeme také propojenost informací a snadno dostupná data pro rozhodování,“ uvádí v případové studii finanční ředitel Neovize David Jelen.
Díky INSIO plní XXXLutz včas zákonné lhůty revizí zařízení při správě budov
Digitalizace pomáhá předcházet průšvihům, škodám a pokutám. Zejména tam, kde musí firmy hlídat různé termíny a lhůty nebo řeší velké množství revizních a servisních zásahů. „Mnohdy se může jednat o vysoká finanční a reputační rizika spojená s byznysem našeho klienta,“ dodává Michal Šula ze společnosti INSIO.
INSIO pomáhá světově druhému největšímu prodejci nábytku se správou více než 2000 zařízení ve 45 spravovaných prodejnách. Systém notifikuje zodpovědné uživatele o různých termínech a lhůtách pro revize. Klient šetří náklady hned v několika bodech: předně XXXLutz nehrozí žádné pokuty za zmeškání termínu revize, celý proces revize je rychlejší a efektivnější a navíc v případě auditu má společnost aktuální data v reálném čase. A právě audity bývaly pro firmu velkou administrativní i provozní zátěží s velkým negativním finančním dopadem.
„Systém INSIO přispěl k dodržování termínů revizí a zjednodušil evidenci potřebných dokumentů. Velkou pomocí je on-line přístup jednotlivých OD k jejich dokladům,“ říká Petr Chodera, Instandhaltung/Správa budov CZ/SK/PL společnosti XXXLutz.
INSIO používáte už 2 dny od objednávky
Mnoho manažerů se stále obává, že zavedení digitalizace bude složité a sebere další čas a personální kapacity, kterých se jim už teď nedostává. Ve skutečnosti profesionální systémy, jako například software INSIO, lze spustit již během 2 dnů. Navíc se lehce napojí na stávající firemní systémy, například účetnictví. Získané benefity za pár hodin implementace stojí. Systém sám automaticky zkontroluje veškeré náležitosti faktury a upozorní na případné chyby, žádný dokument se neztratí a zbytečné papírování je minulostí. Vše je auditovatelné a kdykoli dostupné online.
Zjistěte i vy, kde a jak může vaše společnost díky digitalizaci ušetřit čas i režijní náklady, a tím posunout firmu do budoucnosti.
