Zaměstnanci se v průměru účastní 62 porad měsíčně, devět z deseti lidí přiznává, že během porad přemýšlí nad něčím úplně jiným a na typické poradě se čtvrtina času stráví řešením irelevantních témat. Jak se vyhnout plýtvání času na zbytečných mítincích? Zeptali jsme se českých odborníků na produktivitu a time-management na osvědčené rady.
„Pokud bychom měli jedním slovem popsat, proč se lidské rase nikdy nepodařilo a ani nikdy nepodaří naplno využít svého potenciálu, tak to slovo by bylo porady,“ napsal americký humorista a držitel Pulitzerovy ceny Dave Barry. Ve svém slavném postřehu vyjádřil rozšířený názor, který potvrzují průzkumy. Necelá polovina lidí uvádí, že neproduktivními schůzkami stráví dvě až deset hodin týdně. Každý druhý zaměstnanec se navíc domnívá, že je schůzky nebo zbytečné telefonáty kolegů odvádějí od práce.
Důvěřujeme si?
Za potřebou trávit hodně času na poradách se může podle lektora ze vzdělávací společnosti Focus People Antonína Válka skrývat málo efektivní tým nebo nízká důvěra, kterou do zaměstnanců jejich nadřízení vkládají. „Buď zaměstnancům v principu nevěříte, protože nejsou důslední nebo dostatečně loajální – což je dopad chyby při výběru zaměstnanců –, nebo je to věc nedůvěřivého managementu, který se bojí pustit otěže z rukou,“ upřesňuje Válek.
Jak odmítat schůzky, které vám vůbec nic nepřinesou (video):
Prostředí velkých firem bývá úrodnou půdou pro oba případy. „Korporátní svět je blbuvzdorný a velmi neohebný, čímž dosahuje velké míry bezchybnosti. Kvůli tomu ale v sobě schová spoustu neproduktivních jedinců, kteří neumějí a ani nechtějí nést odpovědnost za své rozhodnutí, a proto se množí porady pořádané na cokoli,“ vysvětluje.
Souvislost mezi kvalitní firemní kulturou a počtem porad potvrzuje i konzultant v otázkách osobního a firemního rozvoje Bogdan Siderek. „Čím lepší je firemní kultura, tím je větší důvěra, a tím je otevřenější komunikace, a tím také méně porad,“ shrnuje.
Dá se porada nahradit mailem?
Porada by podle lektora ze vzdělávacího institutu GrowJOB Lukáše Hány neměla být prvním způsobem řešení problému. Právě naopak, měla by být poslední možností.
Porada je od slova „radit“, a tedy by měla přinést nové myšlenky a posun v rámci fungování organizace, definuje Siderek. „Pokud poradu nedokážete v jedné větě obhájit před sebou samým, tak je velmi dobrou otázkou, k čemu ta porada je, a jestli nejde zastoupit e-mailem nebo online hovorem,“ podotýká.
Není nás moc?
Rozhodnutí, zda se porady má smysl účastnit, doporučuje Hána občas přenechat samotným účastníkům. „Udělejte účast lidí na poradách dobrovolnou – přijdou ti, kteří sami vyhodnotí, že mají čím přispět nebo si mohou něco odnést. Získáte tak zpětnou vazbu na své porady a vytvoříte si na sebe větší tlak připravovat je efektivně,“ radí.
Lektor inovačních a digitálních dovedností Jiří Benedikt doporučuje schůzky nahrávat. „Sníží to tlak na lidi účastnit se jen pro jistotu, kdyby zaznělo něco důležitého. Místo toho mohou lidé záznam schůzky proskenovat a najít důležité pasáže, přečíst si transkript nebo ji poslechnout třeba dvojnásobnou rychlostí v autě cestou do práce,“ vysvětluje.
Několik lidí, kteří se porady přece jenom účastní, mají své silné stránky, a těch je potřeba během porady strategicky využit. „Máte nějakého akčního netrpělivce? Svěřte mu na konci porady definici jasných akčních kroků, tímto získá porada výstup. Máte analyticky smýšlejícího člověka? Dejte mu možnost položit správnou otázku – určitě bude hloubat a objeví jádro problému – tím bude porada kratší a rychleji uzavřena,“ uvádí příklad Siderek.
Kolik stojí porada?
Občas se na porady má smysl podívat i z hlediska ekonomické návratnosti. „Pokud na poradě sedí deset manažerů, každý bere šedesát tisíc měsíčně a porada trvá dvě hodiny, tak firmu stála 7500 korun. Automaticky naskakuje otázka, zda se vyplatila,“ vysvětluje Siderek.
Tento výpočet ovšem nemusí obsahovat všechny položky, o které firma na úkor porady přichází. „Pozor, další náklady mohou být skryté, například vyrušování lidí od soustředěné práce nebo nalomení důvěry ve vedení v případě nesmyslných porad,“ dodává Hána.
Známe agendu?
Agendu porady doporučuje kouč Radek Drnovský uložit předem ve sdíleném dokumentu. „Do něj se předem stanoví program s tím, že každý účastník může předem doplnit svoji osobní agendu. Během porady jde tento dokument průběžně editovat,“ radí.
Zaslání agendy předem je podle Benedikta obzvláště důležité, pokud je cílem učinit rozhodnutí. „Je to mnohem efektivnější než poslouchat zdlouhavé prezentace a pak diskutovat nad fakty, která jste slyšeli teprve před pár minutami,“ konstatuje.
