Vykašlete se na hybridy a metaverse. Deset rad, jak dobře zvládnout online poradu

Jak přežít korporát

Jak přežít korporát Zdroj: E15

Záběr kamery by měl zachycovat hlavu, ramena a ruce, ostatním tím zpřístupníme potřebnou neverbální složku – mimiku a gestikulaci.
Úspěšnost efektivní komunikace je založena na neverbální složce. Každý účastník online porady by proto měl mít zapnutou kameru.
Drnovský doporučuje zobrazit si účastníky online porady jako "galerii". Máte tak možnost vidět všechny účastníky najednou.
Téma, které chtějí lidé řešit déle, doporučuje takzvaně zaparkovat na pozdější čas. „Jedna z facilitačních pomůcek je parkoviště, což je tabule, kam se zapíší témata, která nejsou předmětem schůzky,“ uvádí.
Ideální velikost týmu a tím i účastníků porady bývá šest až deset lidí.
7
Fotogalerie

Kouzlo vzájemného porozumění je založeno nejen na slovech, ale i na mnoha neverbálních informacích, které mohou během online porady snadno zaniknout. „Abychom si v onlinu rozuměli stejně dobře jako během komunikace naživo, máme se snažit virtuální porady co nejvíc přiblížit tomu, co prožíváme ve skutečné zasedačce,“ shrnuje odborník na firemní komunikaci a zakladatel vzdělávací společnosti Edutica Radek Drnovský. A tím nemyslí Zuckerbergovo metaverzum. „Žádný avatar nenahradí mimiku, gestikulaci nebo třeba velikost zorniček, kterou podvědomě registrujeme u jiných lidí,“ říká odborník.

Kdo je tu šéf?

Ještě před začátkem porady je vhodné určit jasného facilitátora, tedy osobu, která vede schůzku a je odpovědná za její průběh, dodržení času a dosažení jejích cílů. „Můžete se v této roli střídat, zejména může být užitečné nechat alespoň někdy vést poradu ty, kteří vedení porad z různých důvodů kritizují,“ navrhuje Drnovský.

V úvodu by se facilitátor měl ujistit, že všichni přítomní mají čas účastnit se až do plánovaného konce porady a stanovit jasný čas jejího konce. Agendu doporučuje odborník vytvořit předem a poskytnout ji ostatním účastníkům ve sdíleném dokumentu. „Je-li rozsah agendy velký vůči času, stanovte nejprve prioritu bodů agendy a postupujte podle priority. Na závěr ponechte to, co není nezbytné vyřešit dnes,“ dodává.

Videoporady a videosetkání mohou být zrádné

Video placeholde
• Twitter, Youtube

Pravidlo dvou pizz

Ideální velikost týmu a tím i účastníků porady bývá šest až deset lidí. Zásadu menších týmů označuje zakladatel Amazonu Jeff Bezos jako „pravidlo dvou pizz“ – pokud k nasycení celého týmu nestačí dvě pizzy, je už příliš velký.

Drnovský doporučuje zobrazit si účastníky online porady jako „galerii“. Máte tak možnost vidět všechny účastníky najednou. „Cílem tohoto uspořádání je mít přehled a případnou možnost zachytit neverbální komunikace jednotlivých členů týmu. Na to stačí i malé okénko v rámci galerie,“ uvádí.

Bez kamery ani slovo

Úspěšnost efektivní komunikace je založena na neverbální složce. Každý účastník online porady by proto měl mít zapnutou kameru. „Záběr kamery by měl zachycovat hlavu, ramena a ruce, ostatním tím zpřístupníme potřebnou neverbální složku – mimiku a gestikulaci,“ podotýká Drnovský. Právě na tvář a horní část těla svých kolegů vidíme, když sedíme u zasedacího stolu.

Účastníci online porady by si tak měli dát pozor na příliš malou vzdálenost mezi kamerou a tváří, obzvlášť při použití takzvaného selfie módu kamery telefonu. Příliš blízký záběr tváře působí totiž nepřirozeně a ochuzuje účastníky o gestikulaci. Aby se předešlo dalším rušivým prvkům, zvolte si neutrální pozadí, které nepoutá pozornost. „Virtuální pozadí je vhodné, pokud chcete skrýt to skutečné. Jen není vhodné použít animované, protože to může rozptylovat ostatní,“ dodává kouč.

Krtečkovi přímo do očí

Když chceme s někým navázat oční kontakt, přirozeně se dotyčnému díváme do očí. V online světě to ovšem neplatí.  Pro to, aby se člověk podíval jinému přímo do tváře, je totiž potřeba se dívat přímo do kamery. „Je pro nás ale nepřirozené se dívat na tečku na rámečku monitoru. Můžete zkusit si vedle kamery přilepit nějakou postavičku nebo tvář, na kterou se můžete dívat během hovoru. Když jsem s tímhle experimentoval, byla jediná samolepka, kterou jsem doma našel, postavička krtečka na hračkách dětí. Na nějakou dobu jsem si ji vypůjčil a fungovalo to dobře," směje se Drnovský.

Zapněte si mikrofon

Zvuk je důležitější než obraz. „Nekvalitní zvuk dokáže člověka rozhodit mnohem víc než zaseklý obraz,“ konstatuje Drnovský a doporučuje předem si v rámci zkoušky nahrát, jak vás budou slyšet ostatní. „Vyplatí se investovat do externího mikrofonu, protože zabudované mikrofony jsou často méně kvalitní a berou zvuky z okolí, což může ostatní rušit,“ dodává.

Pokud je počet přítomných lidí menší než patnáct účastníků, doporučuje Drnovský mít zapnutý zvuk u všech mikrofonů. „Díky tomu je možné komunikovat plynuleji v celé skupině bez přestávek na zapínání a vypínání mikrofonu,“ vysvětluje. Současně „zvuky“ na pozadí navozují realističtější podobu živé porady než nezvyklé ticho. U více než patnácti účastníků je naopak lepší mít mikrofony vypnuté.

Držte se témat

Small talk do online porad rozhodně patří. Odborník doporučuje začít každé jednání tím, jak se kolegové mají. Navodí to správnou atmosféru a naladí na jednání. Úskalím každé porady je odbočování nebo příliš dlouhé povídání, což ji může značně protáhnout. „Abychom člověka zastavili nebo přerušili, můžeme díky kameře přirozeně používat gestikulaci, například na člověka zamávat. Právě proto doporučujeme mít galerii, kde si stačí koutkem oka všimnout, že někdo mává,“ doporučuje Drnovský.

Krajní mírou, která se má uplatňovat jen ve výjimečných případech, je úplné ztlumení mluvícího. „Musí se ale na začátku uvést, za jakých podmínek bude člověk utnut,“ dodává.  Téma, které chtějí lidé řešit déle, doporučuje takzvaně zaparkovat na pozdější čas. „Jednou z facilitačních pomůcek je parkoviště, což je tabule, kam se zapíší témata, která nejsou předmětem schůzky,“ uvádí.

Vykašlete se na hybridní porady

Hybridní porady jsou podle Drnovského nejnáročnější variantou schůzky. „Pokud je část účastníků v jedné místnosti a baví se spolu, není pro ostatní, kteří jsou online, jasné, kdo s kým právě mluví a v komunikaci vzniká chaos. Vím o více týmech, které po špatných zkušenostech z hybridních porad přešly raději zpět k čistě online poradám. Kolegové na pracovišti si tak opět raději sedli ke svému počítači a připojili se online,“ říká Drnovský.

Snídaně v pyžamu

Drobné občerstvení na skutečné poradě sice nemusí nikomu vadit, ale na kameře to může působit rušivěji než ve skutečném životě. Důvodem je, že se ve skutečném životě málokdy konzumujícímu člověku díváme přímo do tváře, což je v případě online porady nevyhnutelné. „Doporučil bych vystačit si s nápoji a jídlo si nechat na přestávku po poradě,“ uzavírá.

Co se týká oblečení, dress code většinou záleží na firemní kultuře. „Domácí oblečení není přípustné, vždyť ani na běžnou poradu nechodíte v teplácích. Nicméně doporučuji se předem domluvit, jak to danému týmu vyhovuje," říká Drnovský.

Dětem vstup zakázán

O hlídání pro malé děti je potřeba se postarat s předstihem. „Je v pořádku, když přijdou a zamávají na kolegy, nicméně jejich trvalá přítomnost může kolegy rušit. Navíc to není fér vůči ostatním, kteří si hlídání zajistili,“ vysvětluje odborník a rodič dvou malých dětí. Stejné pokyny se vztahují na majitele zvědavých mazlíčků.

Metaverzum: vtipné, ale neúčinné

To, jakým způsobem reagujeme na neverbální komunikaci, v sobě máme geneticky zakódované. Studie dokládají, že člověk je schopen rozlišit a zaregistrovat velikost lidské zorničky, zpracovat to a nevědomě na to reagovat. „Z takových drobných detailů vyčteme hodně informací, které nám pomáhají navzájem se na sebe naladit a porozumět si. To žádný avatar nemůže nahradit. Ty postavičky budou sice vtipné, ale v podstatě to bude, jako byste měli vypnuté kamery,“ shrnuje Drnovský.