Nakládání s fotografií zaměstnance: Jaká jsou pravidla a chyby z praxe?
Jak postupovat při nakládání s fotografií zaměstnance pořízenou na vstupní kartu? Kdy je možné fotografii uveřejnit na intranetu a kdy na webových stránkách zaměstnavatele?
Při zpracování fotografie jakožto osobního údaje zaměstnance musí zaměstnavatel dodržovat právní předpisy, v tomto případě především Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR).
Oprávněný zájem zaměstnavatele
Při nakládání s fotografiemi zaměstnanců je důležité rozlišovat, zda jsou zpracovávány na základě právního titulu oprávněného zájmu, anebo na základě souhlasu zaměstnance.
Při použití fotografie na vstupní kartičky nebo uveřejnění na intranetu zaměstnavatele půjde zpravidla o oprávněný zájem. Ten by ve specifických situacích bylo možné využít i při uveřejnění na internetu, například u generálního ředitele. V jiných případech by bylo nutné zvažovat spíše souhlas.
Zpracovává-li zaměstnavatel fotografii na podkladě oprávněného zájmu, musí nejprve provést tzv. balanční test. „Balanční test je dokument, který v zásadě porovnává proti sobě jdoucí práva dvou nebo více subjektů, v tomto případě tedy zaměstnance a zaměstnavatele. Jeho cílem je posouzení, který subjekt má silnější práva,“ vysvětluje advokát Vít Hruška z advokátní kanceláře Atreum.
Součástí balančního testu je pak podle Hrušky identifikace oprávněného zájmu, identifikace zájmu zaměstnance a jeho základních práv a svobod dotčených v souvislosti se zpracováním, vyhodnocení dopadu zpracování na zaměstnance a vyhodnocení přiměřených očekávání zaměstnance, opatření ke zmírnění dopadů a vyhodnocení, zda oprávněný zájem zaměstnavatele převýší nad právy zaměstnanců.
„Pokud balanční test ukáže, že zveřejnění fotografií nepředstavuje nepřiměřený zásah do soukromí zaměstnanců a jsou přijata opatření ke zmírnění rizik, může být zpracování prováděno na základě oprávněného zájmu. Pokud ne, je nutné získat výslovný souhlas zaměstnance,“ doplňuje advokát Hruška.
Udělení souhlasu
Podle GDPR musí být souhlas dán jednoznačně, být vyjádřením svobodného, konkrétního a informovaného svolení subjektů údajů. Souhlas by neměl být součástí jiného právního jednání, požadovat tedy udělení souhlasu s pořízením a zpracováním fotografie zaměstnance v pracovní smlouvě není vhodné.
To, že má být souhlas svobodný, znamená též, že zaměstnanec má možnost udělení souhlasu vždy odmítnout a již udělený souhlas odvolat. Při posuzování, zda byl souhlas udělen svobodně, je dle Hrušky potřeba posoudit kontext celého poskytnutí souhlasu. „Například, zda měl zaměstnanec právo volby, jestli pro vstup do budovy použije otisk prstu a poskytne k jeho zpracování předem souhlas, nebo jestli bude raději chodit s kartičkou. Pokud by zaměstnavatel zvýhodňoval ty zaměstnance, kteří by dali otisk, a naopak by znevýhodňoval ty s kartičkou, souhlas by nebyl platně udělený, protože by nebyl svobodný,“ zdůrazňuje Hruška.
Nejčastější chyby v praxi
Pro každé zpracování osobních údajů, tedy i zpracování fotografie zaměstnance, musí zaměstnavatel disponovat titulem, tedy typicky oprávněným zájmem nebo souhlasem. I když není ke zpracování potřeba souhlas, je nutno zaměstnance informovat o zpracování osobních údajů.
„Nejčastěji se setkáváme s chybami v tom, že zaměstnavatelé neinformují své lidi o zpracování, nezískávají souhlas správným způsobem, případně zpracovávají příliš údajů, a nemají k nim titul,“ uzavírá Vít Hruška s tím, že pokud dochází k porušování práv zaměstnance, může požadovat nápravu přímo u zaměstnavatele. Jestliže zaměstnavatel nevyhoví, anebo reaguje vůči zaměstnanci odvetnými kroky, pomoc lze hledat u Úřadu pro ochranu osobních údajů nebo Státního úřadu inspekce práce.
