Zásadní změna pro firmy. Nové zaměstnance musí od 1. července hlásit ještě před první směnou
- Od 1. července 2026 zaniká osmidenní lhůta pro dodatečné přihlášení zaměstnance. Nová povinnost platí i pro dohody.
- Pokud zaměstnanec začne pracovat dříve, než proběhne registrace, je považován za „neohlášeného“.
- Firmám v takovém případě hrozí postihy za nehlášenou práci a komplikace při řešení případných pracovních úrazů.
V souvislosti se zákonem o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele (JMHZ), vstupuje od 1. července 2026 v účinnost i novinka, která výrazně zpřísní pravidla pro ohlašování zaměstnanců státu. Dosavadní praxe, kdy firmy měly po nástupu zaměstnance několik dní na to, aby splnily registrační povinnosti vůči státu, končí. Nový zákon č. 323/2025 Sb., o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele, ukládá povinnost přihlásit zaměstnance do evidence nejpozději před okamžikem, kdy začne vykonávat práci.
Zaměstnavatel tak může zaměstnance přihlásit nejdříve 8 dní před předpokládaným dnem nástupu, ale nejpozději bezprostředně před započetím výkonu práce. Pokud registrace proběhne až poté, je pracovník z pohledu předpisů veden jako „neohlášený“ a firmě hrozí postih. Sankce může dosáhnout až 3 miliony korun za umožnění tzv. nehlášené práce, za nepřihlášení zaměstnance do evidence může pokuta dosáhnout až 100 tisíc korun.
„Dosavadní osmidenní lhůta dávala firmám prostor vyřídit administrativu zpětně, zároveň ale komplikovala kontroly nehlášené práce. V praxi bylo obtížné rozlišit, zda jde opravdu o čerstvý nástup, nebo o pracovníka, který už práci vykonává delší dobu bez registrace. Firmy se vždy mohly vymluvit na to, že daný zaměstnanec přišel před méně než osmi dny a že jeho registraci jen nestihli. Nové pravidlo tento prostor ruší: nejprve musí existovat záznam v evidenci a teprve poté může zaměstnanec začít pracovat,“ říká Michal Španěl, analytik pracovního portálu JenPráce.cz. Nenahlášení zaměstnance mohlo například i komplikovat řešení pracovních úrazů v prvních osmi dnech, protože pracovník byl v té době formálně „neexistující“ v systému nemocenského pojištění.
„Institut nehlášené práce není pro zaměstnavatele novinkou. Již od října 2025, kdy nabyla účinnosti novela zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, byli zaměstnavatelé povinni oznámit nástup zaměstnance-cizince krajské pobočce Úřadu práce nejpozději před zahájením výkonu práce. Nesplněním této povinnosti se zaměstnavatelé dopouštěli přestupku, za který jim mohla být uložena pokuta,“ upozorňuje Martina Farářová, manažerka oddělení HR & Payroll Services společnosti Forvis Mazars.
Den nástupu, podpis smlouvy, první směna: co je rozhodující?
Právní úprava rozlišuje několik klíčových okamžiků: den podpisu pracovní smlouvy, den nástupu do zaměstnání a okamžik započetí výkonu práce. Nejzásadnější pro splnění nové povinnosti je právě okamžik, kdy zaměstnanec poprvé skutečně začne pracovat.
Den nástupu do práce je povinnou náležitostí pracovní smlouvy, ale nemusí se krýt s prvním odpracovaným dnem ani s datem podpisu smlouvy. Může připadnout například na víkend nebo státní svátek, kdy zaměstnanec nemá naplánovanou směnu. Za rozhodující se proto považuje okamžik začátku první směny – a do té doby musí být registrace hotová.
Pokud má například zaměstnanec sjednán nástup do práce na 8. 7. 2026, ale první směnu odpracuje až 10. 7. 2026, může zaměstnavatel provést registraci kdykoli mezi 8. a začátkem směny 10. července. Pokud by však registrace proběhla například až v 10 hodin dopoledne, kdy už zaměstnanec pracuje od osmi hodin, šlo by o porušení zákona.
„Nejde o formální datum v pracovní smlouvě, ale o reálné zahájení práce. To je pro úřady klíčové a firmy na to musí dát velký pozor, zejména u rozvrhů směn a víkendového provozu,“ dodává Michal Španěl.
Co když zaměstnanec nenastoupí
Nový režim pamatuje i na situace, kdy je pracovní smlouva podepsaná, ale zaměstnanec nakonec práci nenastoupí. V takovém případě má zaměstnavatel povinnost tuto skutečnost oznámit – a to do 8 dnů od dne, kdy měl zaměstnanec začít práci vykonávat, tedy od předpokládaného začátku první směny.
Pokud tedy měl zaměstnanec začít pracovat 10. 7. 2026, ale nedostaví se a k výkonu práce nedojde, běží osmidenní lhůta na nahlášení právě od tohoto data.
„Povinnost oznámit nenastoupení zaměstnance navazuje na jeho předchozí registraci v evidenci. Smyslem této úpravy je zajistit, aby vedené údaje odpovídaly skutečnému stavu i v případech, kdy zaměstnanec po uzavření pracovní smlouvy práci vůbec nezahájí,“ upozorňuje Martina Farářová.
Čeští vs. zahraniční zaměstnanci: rozdílný rozsah údajů
Nová pravidla se vztahují jak na české, tak na zahraniční zaměstnance. Rozdíl je však v rozsahu údajů, které je nutné při přihlášení uvést.
U českých zaměstnanců zákon umožňuje tzv. částečné přihlášení. Zaměstnavatel v první fázi nahlásí pouze základní identifikační údaje – například jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, místo narození, státní občanství, předpokládaný den nástupu a svůj variabilní symbol, a zbývající data doplní do 8 dnů od okamžiku, kdy zaměstnanec skutečně nastoupil k výkonu práce.
U zahraničních zaměstnanců tato úleva neplatí – je vyžadováno kompletní přihlášení již před zahájením práce.
Dohody mimo pracovní poměr pod stejným režimem
Nová úprava se netýká pouze zaměstnanců na klasickou pracovní smlouvu. Povinnost evidovat pracovníky před započetím práce dopadá i na dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr (například dohody o provedení práce či pracovní činnosti).
U těchto dohod sice den nástupu do práce nemusí být uveden přímo v dokumentu, ale okamžik, kdy pracovník začne plnit sjednané úkoly, je možné jasně určit. Stejně jako u pracovních poměrů tedy musí být registrace hotová ještě před prvním výkonem práce. Stejný režim platí i pro povinnost nahlásit, že pracovník nakonec nenastoupil.
„Přestože se mění způsob plnění oznamovacích povinností, nemění se okruh evidovaných osob. I nadále bude nutné registrovat všechny dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr, včetně tzv. „nulových“ dohod bez zúčtovaného příjmu,“ dodává Martina Farářová, manažerka oddělení HR & Payroll Services společnosti Forvis Mazars.
Dopad na praxi: rychlejší nábor, rychlejší administrativa
Zaměstnavatelé se budou muset přizpůsobit tomu, že mezi pracovní pohovor a první směnu často uplynou jen hodiny či pár dnů. Administrativní kroky v rámci JMHZ proto bude nutné zvládnout velmi svižně.
„Typický scénář ‚včera pohovor, dnes nastupujete‘ bude z hlediska administrativy výrazně náročnější. Kdo nebude mít procesy digitalizované a dobře nastavené, může se snadno dostat do prodlení,“ uzavírá Michal Španěl.
Nový režim jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele tak pro firmy neznamená jen další formulář, ale především nutnost sladit nábor, plánování směn a hlášení do evidence tak, aby nedocházelo k neohlášeným nástupům.
