Jak se vypořádat s hlavními výzvami finančních oddělení?

Jak se vypořádat s hlavními výzvami finančních oddělení?

Jak se vypořádat s hlavními výzvami finančních oddělení? Zdroj: Depositphotos

Digitalizace. Jedno z velkých témat posledních let, které se týká v podstatě všech společností napříč sektory. Od nejmenších rodinných firmiček, přes výrobní závody, až po největší korporace. Na to, jak správně a efektivně digitalizovat neexistuje žádný univerzální návod. Každá společnost je specifická, má své vlastní potřeby, možnosti a nachází se v jiné fáze procesu digitalizace. Jedno je ale pro všechny společné, a to je změna. Ta se týká v podstatě každého oddělení ve firmě, na které si vzpomenete, financí nevyjímaje. Optimalizace finančních procesů s ohledem na nejnovější technologie je klíčová pro každou společnost, která chce dlouhodobě obstát.

Neméně klíčové je správné uchopení a naplánování tohoto procesu změny. Doporučujeme nastavit ambiciózní, ale zároveň realizovatelné plány a cíle. Ty v žádném případě nemusí znamenat kompletní digitalizaci "přes noc" - i postupná přeměna může vést ke značnému růstu efektivity oddělení a potažmo celé společnosti. Jednotlivé kroky mohou zahrnovat jak změny technologií, tak úpravu procesů či lidských zdrojů. Na základě našich dlouhodobých zkušeností jsme sestavili seznam několika výzev, kterým finanční oddělení nejčastěji čelí a doporučení, jak se s nimi vypořádat a nastartovat tak požadovaný proces změny.

Optimalizace a úprava účetní osnovy

Přebujelá účetní osnova vede k problémům s nesprávným používáním účtů, nevýznamným zůstatkům na účtech, rozsáhlým školením účetních, vyšším nákladům na audit a v neposlední řadě k nesprávným účetním výkazům. Prvním krokem ke změně by proto mělo být posouzení současné osnovy a vytipování účtů, které již nejsou platné. Následně je třeba vymyslet strukturu účtů a příslušný reporting. Buďte opravdu důkladní. Typický příklad: Potřebujete samostatné účty pro každého dodavatele jen proto, že je to pohodlné a děláte to tak roky? Má to pro vás přidanou hodnotu? Po celkové revizi je nutné znovu navrhnout a implementovat účetní osnovu s využitím převodových můstků/mapování.

Závěrkový proces (měsíční/roční závěrka)

Děsí vás představa účetní uzávěrky? Nebo ji díky zaběhnutým procesům a spolehlivým systémům zvládáte v klidu? Ať tak či onak, v podstatě vždy je prostor pro zjednodušení a růst efektivity. Zaměření se na několik základních bodů by vám v tom mělo pomoci:

  • Mapování procesů – Nemáte-li systematické plány a jasně nastavené procesy a pravidla, povede to ke komplikacím.
  • Datový tok – Data z prodeje, projektového managementu, dopravy a jakéhokoliv jiného oddělení s dopadem na výnosy a náklady. Kde jsou tato vaše data uložena a kdo k nim má přístup? Umíte je rychle a v požadované kvalitě „vytáhnout“? Doporučujeme zmapovat, vyhodnotit a případně zoptimalizovat celý tento proces.
  • Definice odpovědnosti – Máte ve společnosti stanoveno, kdo je za daný proces či jeho část odpovědný? Pravděpodobně víte, kdo je zodpovědný za vaši účetní uzávěrku. Ví však tato osoba, jakou formou a komu informace předat? A je si toho vědoma i osoba přebírající další činnost nebo část procesu? Pokud ne, může to vést ke zbytečným chybám, zpožděním a nedorozuměním.
  • Zamotaná účetní osnova – A jsme opět u prvního bodu tohoto článku. Příliš složitá osnova vede k chybám a plýtvání drahocennými zdroji – finančními i časovými. Srozumitelná a strukturovaná účetní osnova by proto měla být základ.
  • Vnitropodnikové účetnictví – Toto by vám mělo poskytnout detailní obrázek o nákladové náročnosti, efektivitě a přidané hodnotě jednotlivých firemních procesů a produktů na úrovni cost drivers, jako jsou nákladová střediska, zakázky a profit centra, jež zároveň odpovídají základní struktuře účetních controllingových objektů při procesu plánování.
  • Evidence činností/aktivit – Vše výše uvedené vám pomůže při vytváření kontrolního seznamu pro účetní uzávěrku, tj. plánu, který vám ukáže, kde se právě nacházíte, kdo je za jednotlivé kroky zodpovědný, jak na sebe jednotlivé kroky navazují, které činnosti a dílčí kroky pokrývají a v jakém období.

Nalezení správného mixu technologií právě pro vás

Mnoho společností dnes využívá řadu softwarových platforem (ERP, účetní systémy, CRM, HR systémy, konsolidační nástroje aj.), do kterých investovaly nemalé prostředky, aby zdánlivě vyřešily řadu problémů, ale stále se potýkají s jejích neefektivním či nesprávným využíváním. To znamená, že se jim ve výsledku příliš nevyplatí. Ujistěte se proto, že vy i vaši lidé rozumíte technologiím a programům, se kterými pracujete, abyste využívali celý potenciál implementovaného řešení. Myslete také na propojení jednotlivých systémů.

Manažerský reporting

Současná turbulentní doba s globálním propojením všech hodnotových řetězců, které mají přímé i nepřímé dopady na jednotlivé firemní procesy, klade vysoké nároky na finanční podnikové systémy a jejich správné nastavení. Výstupy z manažerského účetnictví by vám měly v reálném čase poskytovat relevantní podklady pro efektivní finanční řízení společnosti. Předpokladem pro účinné fungování finančně-manažerského reportingu je propracovaná organizační struktura vaší společnosti z pohledu vymezení pravomocí a odpovědností. Na to by měla navazovat ekonomická struktura jednotlivých odpovědnostních středisek v podobě nákladových středisek, zakázek a profit center. Tyto controllingové objekty byste měly mít v systému definovány do tak detailní úrovně, do které jste schopni alokovat náklady a výnosy z podnikatelské činnosti a zároveň na ní stanovujete cíle a plánujete jednotlivé rozpočty. To by vám mělo pomoci získat relevantní ekonomické výstupy v reálném čase, což napomůže efektivnímu manažerskému rozhodování.

Právě změna je s trochou nadsázky jediná konstanta v dnešním turbulentním světě. Často je obtížná, nejasná a těžko definovatelná, ale je důležitým prvkem pro růst, který vaší firmě umožní využívat strategické příležitosti. Ať už využijete jeden nebo všechny výše uvedené tipy, základem by měl být kvalitní strategický plán, důsledná implementace a dobrá komunikace a spolupráce nejen v rámci oddělení, ale také mimo něj. S tím vším vám rádi pomůžeme.

RSM Technology CZ s.r.o. | www.rsm.cz