Startuje jednotné měsíční hlášení. Firmy nyní čeká pilotní provoz nového systému
Mzdoví účetní si mohou brzy oddechnout – nebo se začít obávat. Od 1. července byl zahájen zkušební provoz jednotného měsíčního hlášení, které má nahradit stávajících 25 formulářů. Nyní bude o splnění povinností firmy vůči úřadům rozhodovat jediný elektronický dokument. Plné spuštění je plánováno na příští leden.
Se začátkem července byl zaveden zkušební provoz jednotného měsíčního hlášení pro zaměstnavatele. Tato novinka je důsledkem novely zákona o nemocenském pojištění a znamená významnou změnu v procesu, jakým zaměstnavatelé reportují údaje o svých zaměstnancích státu.
„Jednotné měsíční hlášení propojí agendy, které firmy dosud vykazují až na desítkách různých formulářů – od nemocenského pojištění přes přehledy příjmů až po přihlášky a odhlášky zaměstnanců,“ upozorňuje Anna Kevorkyan, CEO pracovního portálu JenPráce.cz. „Pilotní provoz nový systém prověří a od ledna 2026 se bude týkat všech zaměstnavatelů. Pro mnohé podniky to znamená zcela změnit nastavení procesů i software,“ dodává.
Od ledna 2026 již nebudou zaměstnavatelé zasílat jednotlivé tiskopisy k nemocenskému pojištění, přehledy o výši pojistného, přihlášky a odhlášky zaměstnanců ani některá hlášení pro daňovou správu. Povinnosti vůči zdravotním pojišťovnám ale zatím zůstávají beze změny.
Jeden formulář stačí
Jednotné měsíční hlášení se bude podávat na předepsaném elektronickém formuláři vždy za příslušný kalendářní měsíc, a to od prvního do dvacátého dne následujícího měsíce. Hlášení obsahuje rozsáhlý soubor údajů, které firmy doposud vykazují na více různých formulářích. Jde například o:
- Přehled o příjmech zaměstnanců, které podléhají pojistnému a dani,
- evidenci nástupů, změn a skončení pracovních poměrů,
- informace o sraženém pojistném a zálohách na daň z příjmů,
- údaje nutné pro nemocenské pojištění a dávky,
- identifikační údaje zaměstnavatele a zaměstnanců.
Šance na úsporu i hrozící pokuty
Mnozí personalisté krok vítají, ale zároveň upozorňují na nutnost přípravy a testování. „Podniky často podceňují, že jednotné měsíční hlášení není jen změna formuláře, ale úplná změna procesu. Bude nezbytné sladit různé evidence a ujistit se, že mzdové i personální systémy generují údaje ve správné struktuře. Pokud to firmy podcení, hrozí jim sankce za opožděné nebo chybné podání,“ upozorňuje Anna Kevorkyan.
Podle advokátky Blanky Baierové z kanceláře Dostupný advokát přináší novinka i právní důsledky: „Jednotné hlášení zvyšuje důraz na pečlivost zpracování dat. Pokud zaměstnavatelé odevzdají nesprávné údaje, nesou za ně odpovědnost vůči několika úřadům najednou. Doporučujeme proto nejen proškolit personál, ale také interně nastavit kontrolní mechanismy před odesláním.“
Jak se připravit novinku připravit
Firmy by měly včas upravit své mzdové softwary. Pro menší zaměstnavatele se počítá s možností využít webovou aplikaci ČSSZ. Formulář ani samotná aplikace však zatím nebyly zveřejněny, jejich spuštění je podle dostupných informací v plánu.
Pro zapojení je nutná evidence zaměstnavatele u ČSSZ a přihlášení všech pracovníků do nové evidence. Každý zaměstnanec obdrží jedinečné číslo sociálního pojištění a identifikátor pracovního poměru.
Aby je start povinného režimu od ledna 2026 nezaskočil, doporučují odborníci zaměstnavatelům prověřit, zda jejich mzdový software umí exportovat data v požadovaném formátu. Zkontrolovat soulad interních evidencí – například zda údaje o pracovních poměrech a příjmech sedí ve všech systémech. Proškolit mzdové a personální oddělení, aby pracovníci věděli, jak hlášení sestavit a kdy ho podat.
Užitečné je také nastavení kontrolních mechanismů, které před odesláním ověří správnost údajů. Nezapomeňte ani sledovat metodické pokyny ČSSZ a finanční správy, protože postupy a detailní specifikace se budou dále upřesňovat.
Za nesplnění povinností hrozí sankce. Proto je vhodné připravit se s předstihem a vše prověřit.
