Velká novela zákoníku práce vstoupí v účinnost již 1. října 2023. Významným způsobem mění pravidla pro doručování jednostranných písemností, jako je například výpověď z pracovního poměru. Ponovu bude možné uzavírat pracovněprávní smlouvy i elektronicky.
Opětovná změna pořadí způsobů doručování
Pro písemnosti, které je nutno zaměstnanci doručit do vlastních rukou, platí podle zákona zvláštní pravidla. Zatímco běžné dokumenty, jako například výplatní lístek, můžete poslat e-mailem bez nutnosti zvláštního podpisu, u jiných písemností (typicky výpověď nebo okamžité zrušení pracovního poměru) musíte dodržet zákonný postup. V opačném případě se má za to, že dokument zaměstnanci nebyl vůbec doručen.
Doposud bylo vždy primárním způsobem doručování např. výpovědi, okamžitého zrušení a též mzdového nebo platového výměru, jejich předání na pracovišti. Až v případě nemožnosti doručit na pracovišti bylo možné přistoupit k jinému způsobu doručování.
„V případě doručování zaměstnanci si nově zaměstnavatel bude moct vybrat ze čtyř primárních způsobů doručení (předání na pracovišti, kdekoli bude zaměstnanec k zastižení, prostřednictvím datové schránky, prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací). Tyto způsoby jsou přitom rovnocenné,“ vysvětluje advokátka Romana Szuťányi z advokátní kanceláře Rowan Legal. „Podmínka osobního předání na pracovišti zůstává pouze v případě, že zaměstnavatel bude chtít doručit písemnost prostřednictvím provozovatele poštovních služeb. V takovém případě se stále musí pokusit nejprve o doručení zaměstnanci na pracovišti,“ dodává advokátka.
Doručení e-mailem nebude nutné potvrzovat
Do počátku října letošního roku bylo doručení jednostranných právních jednání do e-mailu zaměstnance prakticky nerealizovatelné. Ten totiž musel přijetí e-mailu nejpozději do tří dnů potvrdit, a to datovou zprávou s uznávaným elektronickým podpisem. Tato podmínka nyní odpadá.
Postačuje, pokud zaměstnanec k doručování e-mailem udělí souhlas v separátním písemném potvrzení a sdělí e-mailovou adresu, která není v dispozici zaměstnavatele.
„Zároveň se zavádí fikce doručení písemnosti zasílané prostřednictvím sítě nebo služeb elektronických komunikací, a to do 15 dnů,“ doplňuje Romana Szuťányi.
To je ovšem problematické, protože lhůta se počítá od „dodání“ do e-mailové schránky. Zákonodárce zde vychází z terminologie používané u datových schránek, kde je nesporné, kdy je zpráva do schránky dodána. U e-mailů bude prokazování složitější. „Je samozřejmě možné v rámci e-mailu nastavit žádost o potvrzení přečtení e-mailu, nicméně je možné předpokládat, že pokud zaměstnanec nebude mít zájem na doručení dané písemnosti, tuto žádost nepotvrdí,“ míní Szuťányi.
Jen s obtížemi by potom zaměstnavatel prokazoval, že e-mail například nespadnul do spamu. V praxi proto advokáti doporučují tento způsob doručování prozatím nevyužívat.
Výpověď datovkou i bez souhlasu zaměstnance
Novelizované znění § 335a zákoníku práce již nevyžaduje souhlas zaměstnance s doručováním datovou schránkou. „Prakticky to znamená, že pokud zaměstnanec datovou schránku má a neznepřístupnil si doručování od soukromoprávních subjektů, může zaměstnavatel datovou schránku k doručování využít,“ upozorňuje advokátka Klára Rücklová z advokátní kanceláře GHS Legal.
Někteří zaměstnanci však mají pouze datové schránky zřízené jim ze zákona, jelikož disponují živnostenským oprávněním (i když mají provozování živnosti pozastaveno). Je tedy možné doručit zaměstnanci výpověď i do datovky zřízené pro osobu jako podnikatele?
„Mám za to, že to bude otázka, kterou se bude judikatura v pracovněprávních vztazích do budoucna zabývat. Při doručování je ale rozhodně nutné rozlišovat typ datové schránky a povahu doručované písemnosti. Pokud jde o zaměstnance, který má jak datovou schránku fyzické osoby, tak podnikající fyzické osoby, doporučuji raději několikrát zkontrolovat, kam se dokument zasílá. S podnikáním zaměstnance totiž pracovněprávní dokumenty nijak nesouvisí,“ uvádí advokátka Rücklová. Pro doručování tak zásadních písemností jako je třeba výpověď je pak jistější využít tradiční způsoby doručování.
Na druhou stranu, pokud by měl zaměstnanec pouze datovou schránku občanskou, jediný způsob, jak zamezit doručování písemností ze strany zaměstnavatele, je znepřístupnit si schránku pro doručování soukromoprávních písemností, míní Szuťányi.
Uzavírání smluv v elektronických aplikacích zaměstnavatele
Ponovu bude možné uzavírat smlouvy a dohody i elektronicky, např. v interním HR systému zaměstnavatel nebo jiných aplikacích a platformách. „Ani jedna ze stran nebude potřebovat elektronický podpis, mělo by však být průkazné, kdo smlouvu nebo dohodu skutečně uzavřel,“ upřesňuje Klára Rücklová.
Zaměstnanec však musí mít možnost si takto uzavřenou smlouvu uložit nebo vytisknout. „Vyhotovení těchto dokumentů musí zaměstnavatel zaslat zaměstnanci na jeho soukromý e-mail, cloudové úložiště nebo jeho elektronickou adresu v rámci komunikační aplikace, a to podle toho, co zaměstnanec za tímto účelem zaměstnavateli písemně sdělil,“ uzavírá advokátka Rücklová.
