Zaměstnavatelé nemohou kopírovat osobní doklady zaměstnanců jen z toho důvodu, že by se jim mohly někdy v budoucnu hodit. Ani požadavek na výpis z trestního rejstříku uchazečů o zaměstnání není ve všech případech legitimní. Zaměstnavatele v tomto ohledu omezuje GDPR i zákoník práce.
Podle Obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) se každý správce při nakládání s osobními údaji musí řídit zásadami minimalizace a přiměřenosti.
Související právní úpravu obsahuje i zákoník práce. Podle § 30 odst. 2 zákoníku práce je možné od potenciálního zaměstnance požadovat pouze ty údaje, které bezprostředně souvisí s uzavřením pracovní smlouvy.
Jakmile je pracovní smlouva uzavřena, vztahuje se na rozsah informací § 316 zákoníku práce. „Zaměstnavatel nesmí vyžadovat od zaměstnance informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce a se základním pracovněprávním vztahem,“ uvádí § 316 odst. 4 zákoníku práce. Zákon také příkladmo vyjmenovává informace, které by zaměstnavatel (až na výjimky) požadovat neměl. Mezi ně patří i informace o trestněprávní bezúhonnosti zaměstnance.
Výpis z trestního rejstříku
Budoucí zaměstnavatelé požadují výpis z trestního rejstříku velmi často. Ne vždy má však takové jednání oporu v zákoně. Pokud zvláštní zákon stanoví jako podmínku pro výkon určitého povolání trestněprávní bezúhonnost, zaměstnavatel výpis z rejstříku trestů požadovat dokonce musí. Zvláštní zákon požadavek bezúhonnosti obsahuje například u pedagogických pracovníků, zdravotních sester, advokátů nebo hasičů.
V případě, že zvláštní zákon požadavek na trestněprávní bezúhonnost nezakotvuje, musí zaměstnavatel splnit dvě podmínky. Jednak musí být v konkrétním případě dán věcný důvod spočívající v povaze vykonávané práce a zároveň musí jít o požadavek přiměřený. Požadavek na překládání výpis z trestního rejstříku nebude přiměřený, pokud je možné zamýšleného účelu dosáhnout i jinak.
Vždy je třeba zvážit, zda jsou naplněny obě podmínky. Tak tomu bude například u zaměstnanců, kteří nakládají s finančními prostředky. Naproti tomu lze požadavek na čistý trestní rejstřík obtížněji obhájit u zaměstnanců v dělnických profesích.
Pokud uchazeč o zaměstnání pochybuje o oprávněnosti požadavku, může chtít po budoucím zaměstnavateli, aby potřebnost předkládání výpisu řádně odůvodnil. V případně nedůvodného požadavku pak může podat stížnost na inspektorát práce. Ten vyhodnotí, zda se zaměstnavatel nedopustil přestupku, za který může uložit peněžitou pokutu.
Pořizování kopie občanského průkazu
Podle GDPR musí mít zaměstnavatel při nakládání s osobními údaji zaměstnanců vždy právní titul. Při kopírování občanek by mohl v úvahu přicházet jako právní titul udělený souhlas. Dalším takovým titulem je oprávněný zájem zaměstnavatele – ten je však nutno řádně odůvodnit.
Nakládání s občanskými průkazy ale upravuje i zákon o občanských průkazech. Ten v § 15a odst. 2 zakazuje pořizovat kopie občanského průkazu bez prokazatelného souhlasu občana, kterému patří.
Při pořizování kopií jakýchkoliv dokladů se musí zaměstnavatel řídit zásadou minimalizace v souladu s GDPR. Po zaměstnanci – a tím spíše po uchazeči o zaměstnání – by tak neměl předání občanského průkazu k okopírování požadovat.
Jiná situace nastává při zaměstnávání cizích státních příslušníků, kdy je třeba uchovávat kopie dokladů o oprávněnosti pobytu na území ČR ještě určitou dobu po ukončení zaměstnání.
