Jak založit datovou schránku? Postup, cena a kdy je povinná

V tomto článku se dozvíte:

• Co je datová schránka a k čemu je její založení
• Pro koho je datová schránka povinná
• Kolik stojí založení datové schránky
• Jak dlouho trvá zřízení datové schránky
• Jak založit datovou schránku
• Co znamená fikce doručení?
• Jak funguje datová schránka - užití (daně, voličský průkaz, živnost a její přerušení, výpis z rejstříku trestů, elektronický podpis)
• Jak zrušit datovou schránku

Co je datová schránka a k čemu je její založení?

Datová schránka je vlastně doručovací systém, prostřednictvím kterého můžete zdarma komunikovat s úřady nebo třeba soudy jako ztotožněná osoba. Zprávy a dokumenty můžete přes datovou schránku posílat i přijímat. Datová schránka tak v plném rozsahu nahrazuje rozesílku u standardních dopisů.

Velkou výhodou je, že při zřízení datové schránky se uživatel registruje přes ověřenou identitu. Adresát má tak jistotu, že jste to opravdu vy. Nepotřebujete navíc žádný elektronický podpis a úřady pak nahlíží na vámi zaslaný dokument, jako byste jej osobně podepsali. Celou komunikaci to tak výrazně zjednodušuje.

Schránku samozřejmě můžete využít i ke komunikaci se soukromými subjekty. Posílat dokumenty lze bankám, pojišťovnám nebo třeba dodavatelům energií. Tyto zprávy jsou však zpoplatněné, zatímco komunikace s úřady je zdarma.

Pro koho je datová schránka povinností?

Jako občan a fyzická osoba datovou schránku mít nemusíte. Jestliže ale komunikuje s úřady, můžebýt tato varianta komunikace zajímavá i pro vás třeba při žádosti o výpis z rejstříku trestů nebo o bodové hodnocení řidiče.

Naopak ze zákona je datová schránka povinná pro:

• všechny právnické osoby a podnikající fyzické osoby zapsané v registru osob (OSVČ, právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, SVJ, spolky, OPS,...),
• advokáty, 
• daňové poradce, 
• insolvenční správce, 
• statutární auditory, 
• soudní znalce, 
• předkladatele a tlumočníky,
• orgány veřejné moci (úřady, státní správa, samospráva, školy, notáři a soudní exekutoři),
• autorizovaní architekti,
• autorizovaní inženýři a autorizovaní technici, 
• autorizovaní zeměměřičtí inženýři.

Naopak datovou schránku nemohou mít občané mladší 18 let a osoby zbavené svéprávnosti. Datová schránka je také pozastavena osobám, které jsou ve vězení nebo ve vazbě.

Datová schránka pro cizince

Datovou schránku si mohou zařídit i cizinci. Musí jen doložit cestovní pas, nebo povolení k pobytu, pokud cizinec pochází ze země mimo Evropskou unii. Součástí žádosti musí být také reálná adresa, kam budou zaslány přihlašovací údaje. Tato adresa může být i mimo Českou republiku.

Cena zřízení: Kolik stojí založení datové schránky?

Datovou schránku si můžete zřídit zcela zdarma. Neplatí se ani v případě, že ztratíte nebo zapomenete přístupové údaje a potřebuje je znovuvytvořit.

Co se týče ceníku zasílání zpráv, tak komunikace s úřady a státními institucemi je zcela zdarma. Pokud posíláte tzv. poštovní datovou zprávu jiným subjektům, platí se podle aktuálního ceníku České pošty. V současnosti činí cena za odeslanou datovou zprávu 10 Kč včetně DPH.

S dalšími možnými poplatky je potřeba počítat také při uchování dokumentů po dobu delší 90 dnů. Po této době se totiž všechny přijaté zprávy mažou a s nimi i všechny přílohy. Proto jednou z možností je si dokumenty stáhnout a zálohovat si je po své ose. Druhou možností je přikoupit si datový trezor, který zajistí dlouhodobé uchování zpráv. Jeho cena se odvíjí od počtu uchovaných zpráv a v současné chvíli to může být 120 korun za 20 zpráv až po 29 500 korun za 5 000 zpráv.

Jak dlouho trvá zřízení datové schránky?

Záleží na způsobu, kterým žádáte o zřízení datové schránky. Nejrychlejší cesta je online, kdy můžete mít schránku v podstatě téměř hned. Nejpomalejší cestou je zřízení datové schránky písemně, kdy musí nejdříve dojít formulář na Digitální a informační agenturu. Od obdržení žádosti pak obvykle do tří dnů je datová schránka spuštěna.

Jaký je mezi jednotlivými způsoby zřízení datové schránky rozdíl si popíšeme v následujících odstavcích.

Jak založit datovou schránku

Jestliže máte zákonnou povinnost mít datovou schránku a jste tím pádem zapsáni v zákonem stanovené evidenci, což je zejména Registr osob, Registr práv a povinností a dále také evidence profesí, mezi které patří například statutární auditoři, datovou schránku vám zřídí automaticky Digitální a informační agentura.

V ostatních případech je potřeba, abyste podali Žádost o zřízení datové schránky. Způsoby podání jsou přitom tři:

Založení datové schránky - online formulář

První možností je přihlášení online přes Identitu občana, což je jeden ze způsobů, který slouží k přihlašování do různých portálů státní a veřejné správy. Identita občana zajišťuje přihlašování pomocí Bankovní identity, eObčanky, služby MojeID a dalších. 

Stačí tedy kliknout na stránku přihlášení do datové schránky a zvolit způsob ‘Přihlášení pomocí identity občana’.

Identita | Pavlína Zítková

Následně vyberete konkrétní metodu, přes kterou se chcete přihlásit. Může to být mobilní klíč, Bankovní identita a další. Poté udělíte trvalý souhlas pro výdej údajů kvalifikovanému poskytovateli, tedy systému datových schránek. 

Přihlášení - identita | Pavlína Zítková

Těmito kroky se dostanete na stránku klientského portálu datových schránek, kde se vám zobrazí seznam účtů, které jsou v systému datových schránek vedeny k vaší osobě. Jestliže ještě žádnou datovou schránku nemáte, budete mít přímo možnost zřídit si schránku pro fyzické osoby nebo datovou schránku pro právnické osoby.

Kliknutím na výběr se vám datová schránka ihned aktivuje a můžete ji rovnou používat. Je to tedy jedna z nejrychlejších cest k jejímu založení. 

Je také možné, že už máte automaticky zřízenou schránku pro právnickou osobu a rádi byste měli druhou schránku pro fyzickou osobu. Pak v levém rohu menu po přihlášení naleznete položku ‘Žádost o schránku fyzické osoby’. Stačí na ni kliknout a můžete si ji založit.

Založení datové schránky na poště - Czech Point

Druhou možností je zajít si osobně na některé z kontaktních míst Czech Point, které najdete na vybraných provozovnách České pošty nebo na městských a obecních úřadech. 

S sebou potřebujete průkaz k prokázání totožnosti, tedy občanský průkaz nebo cestovní pas. Na přepážce žadatel rovnou dostane potvrzení o zřízení obsahující identifikátor do datové schránky. 

Založení datové schránky písemně

Poslední možností je založení datové schránky prostřednictvím formuláře, který vyplníte a podepíšete. Podpis je nutné nechat úředně ověřit. Opět tedy stejně musíte na Czech Point, proto tento způsob moc nedává smysl. Každopádně, jakmile formulář ověříte, zašlete ho na Digitální a informační agenturu, odbor eGovernmentu, náměstí Hrdinů 1634/3, 140 21 Praha 4 a datová schránka je obvykle zřízena ve lhůtě tří dnů po obdržení žádosti.

Datová schránka a fikce doručení 

U datové schránky je velmi důležité si uvědomit, že si musíte své zprávy kontrolovat, protože automaticky zprávy přijímáte a nelze se odvolat na to, že jste se dlouho nepřihlásili. U každé zprávy je uvedené datum, kdy byla zpráva dodána. Jakmile se do datové schránky přihlásíte, je zpráva automaticky doručena. A nemusíte ani zprávu číst, stačí se opravdu jen přihlásit.

Možná si říkáte, že se doručení vyhnete, když se do schránky nepřihlásíte. Není tomu tak. I když se do datové schránky delší dobu nepřihlásíte, je zpráva považována za doručenou “fikcí” po deseti dnech od dodání. Doporučujeme si proto v datové schránce nastavit upozornění na příchozí zprávy.

V případech, kdy je datová schránka znepřístupněná, zprávy se změní na nedoručitelné, a to za těchto podmínek:

• Nejsou dosud doručené.
• Jsou doručené fikcí, a toto doručení nastalo až po čase znepřístupnění schránky. 

Od roku 2023 mimo jiné platí pravidlo, že sobotu, neděli ani ve státní svátek nedochází k automatickému doručení datových zpráv, které si dosud jejich adresát neotevřel.

Jak funguje datová schránka: příklady užití

Datovou schránku můžete využít k rychlé komunikaci v řadě praktických případů. Ať už chcete podat daňové přiznání, zažádat o výpis z rejstříku trestů, podat přehled zdravotní pojišťovně nebo třeba přerušit živnost. Některé z těchto událostí si blíže popíšeme. 

Daňové přiznání a daně

OSVČ a právnické osoby musí mít povinně datovou schránku, s čímž souvisí také povinnost podávat daňové přiznání elektronickou cestou. Lze tak učinit buď přes datovou schránku nebo třeba přes portál Moje daně. Druhá varianta je trochu jednodušší.

Termín elektronického podání daňového přiznání je do 2. května 2025. Základní termín pak je 1. dubna. Projděte si návod, kdy a jak letos podat daňové přiznání.

A jak postupovat v datové schránce? Pro začátek se přihlašte na portále Moje datová schránka. Kliknete na ‘Napsat zprávu’ a vyberete příslušný finanční úřad. Vyplníte předmět datové zprávy - například: Daňové přiznání 2024.

Zpráva FU | Pavlína Zítková

Pak už jen vložíte jako přílohu daňové přiznání, které jste si vyplnili například na portále Moje daně. Pozor, aby byl dokument ve formátu XML. Nahrajete ho spolu s přílohami (např. potvrzení o zdanitelných příjmech) a zvolíte ‘Odeslat zprávu’.

Volby a voličský průkaz

Datovou schránku využívají primárně podnikatelé a firmy, ale může se hodit i fyzickým osobám. Třeba, když si chcete snadno z pohodlí domova vyřídit voličský průkaz. Ten poslouží v případě, když se nemůžete dostavit k volbám ve svém volebním okrsku určeném podle místa bydliště. 

Běžně je potřeba žádost doručit příslušnému obecnímu nebo zastupitelskému úřadu, a to osobně, či písemně s úředně ověřeným podpisem. Třetí variantou je podání žádosti přes datovou schránku. Ve zprávě je nutné jen uvést jméno a příjmení voliče, datum narození, adresu trvalého pobytu a adresu pro doručení voličského průkazu.

Výpis z rejstříku trestů

K žádosti výpisu z rejstříku trestů můžete využít datovou schránku. Budete v první řadě potřebovat datovou schránku fyzické osoby. Není možné využít cizí datovou schránku nebo schránku právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby.

V prvním kroce půjdete na stránku s potřebným formulářem a přihlásíte se do své datové schránky.

Přihlášení - Výpis z rejstříku trestů | Pavlína Zítková

Projdete všemi kroky a zvolíte možnost ‘odeslat’.

Žádost o výpis z rejstříku trestů | Pavlína Zítková

Výpis z rejstříku trestů byste měli obdržet do pár minut do své datové schránky. Výpis lze získat také prostřednictvím Portálu občana. 

OSVČ

Chcete si založit živnostenské oprávnění? I zde existuje hned několik možností. Buď podáte žádost o živnostenské oprávnění přes web Portál živnostenského podnikání nebo pošlete zprávu do datové schránky příslušného živnostenského úřadu. Adresář živnostenských úřadů naleznete na příslušné stránce webu MPO.

Jestliže ještě živnostenské oprávnění nemáte, napíšete z datové schránky pro fyzické osoby. Po jeho založení vám bude automaticky zřízena nová datová schránka pro podnikající osobu.  

K ohlášení živnosti nebo žádosti o koncesi budete potřebovat: 

• Občanský průkaz
• Doklady k doložení odborné či zvláštní způsobilosti (pro řemeslnou, vázanou a koncesovanou živnost)
• Doklad prokazující právní důvod pro užívání prostor sídla nebo provozovny (nevyžaduje se u fyzické osoby, pokud je sídlo totožné s bydlištěm)
• Doklad o zaplacení správního poplatku - při elektronickém vyřízení ohlášení živnosti nebo žádosti o koncesi při vstupu do podnikání je výše poplatku 800 korun. Za další ohlášení živnosti nebo žádosti koncesi se platí 400 korun.

Potřebné dokumenty přiložíte do datové zprávy a odešlete.

Přerušení živnosti

Jako živnostník máte zřízenou svoji datovou schránku a přes ní také můžete ohlásit přerušení živnosti. První možnosti je vyplnění formuláře ‘Změnový list’ a zaslat ho na příslušný živnostenský úřad. Ten už pak informaci předá i finančnímu úřadu, okresní správě sociálního zabezpečení i zdravotní pojišťovně. Všem těmto úřadům se musí tato informace povinně hlásit. I když to dělá sám živnostenský úřad, doporučujeme si pro jistotu na sociální úřad a zdravotní pojišťovnu zavolat nebo napsat, že k tomu opravdu došlo, ať pak neplatíte zbytečně někde penále za neodevzdané zálohy.

Druhou možností je vyplnění a odeslání formuláře prostřednictvím aplikace na stránkách Portálu živnostenského podnikání. Kliknete na ‘Chci ohlásit změnu nebo novou živnost’. Následně zadáte své IČO a název osoby, čímž se vyhledáte v databázi. Kliknete na své jméno a objeví se vám možnosti další kroků. Z nabídky vyberete ‘Přerušení provozování živnosti nebo zrušení živnosti’.

Zrušení živnosti | Pavlína Zítková

Nakonec zadáte období, po které chcete živnost přerušit a potvrdíte i prostřednictvím přihlášení do své datové schránky.

Náhrada za elektronický podpis

Zatímco email může poslat v podstatě kdokoli, datová schránka je pevně spjata s danou osobou. Proto také může v mnoha případech nahradit elektronický podpis. Když totiž posíláte oficiální dokumenty třeba úřadům mimo datovou schránku, musí být opatřeny elektronickým podpisem, případně je musíte doručit ručně podepsané. Jisté dokumenty pak vyžadují úřední ověření.

Datová schránka v tomto směru nabízí určitě jednodušší cestu, zvlášť když potřebujete garanci doručení. Jakmile totiž zprávu pošlete, ihned víte, jestli datová schránka protistrany existuje a jestli není znepřístupněna nebo zrušena. A jak jsme si psali výše, zprávy doručené do datové schránky se považují po 10 dnech za doručené. Datová schránka tak vlastně nahrazuje elektronický podpis stejně tak jako písemný podpis.

Zrušení datové schránky

Podmínky zrušení datové schránky se liší podle toho, jestli ji máte zřízenou jako právnická osoba, podnikající osoba nebo fyzická osoba. Právnické osoby a OSVČ ji mají povinnou, proto může být zrušena jen v případě, že zanikne právnická osoba nebo živnostenské oprávnění. Schránka je v takovém případě automaticky zrušena po uplynutí tří let. 

Fyzické osoby, které zatím mají datovou schránku na dobrovolné bázi, si také mohou dobrovolně schránku znepřístupnit. Jednou z možností je podat žádost na kontaktním místě Czech Point. Znepřístupnit datovou schránku můžete také v nastavení datové schránky. Od té chvíle nebude schránka přijímat žádné nové zprávy

V první řadě je třeba upřesnit, že držitel datové schránky ji nikdy nemůže sám přímo zrušit, pouze znepřístupnit. Tento krok mohou učinit jedině ti držitelé, kterým datová schránka nebyla zřízena ze zákona a současně nespadají do kategorií, pro které nyní platí povinnost datovou schránku využívat. 

O znepřístupnění schránky lze zažádat na kontaktním místě Czech POINTu, případně tuto možnost najdete přímo v ‘Nastavení’ datové schránky. V záložce ‘Uživatel a schránka’ zvolíte tlačítko ‘Znepřístupnit’

Znepřístupnění datové schránky | Pavlína Zítková

 Po znepřístupnění už do schránky nebudou přijímány žádné zprávy.

VIDEO: Kde v daňovém přiznání chybujeme? Komu se vyplatí paušální daň a co letošek znamená pro živnostníky? Odpovídá Monika Lodrová v pořadu FLOW

Rozhovor s Monikou Lodrovou • e15