Povinná datová schránka nejen pro OSVČ. Komu ji zřídí stát? | E15.cz

Povinnost mít datovou schránku od roku 2023 platí nejen pro OSVČ. Komu a proč ji stát zřizuje

Datová schránka
Datová schránka
• 
ZDROJ: Pixabay

Petr Pohůdka

Sdílet na Facebook Messenger Sdílet na LinkedIn
Vstoupit do diskuze
0

Datovou schránku bude muset od nového roku využívat daleko více občanů a subjektů. Fyzické osoby by ale nakonec povinnosti měly uniknout. Komu bude datová schránka zřízena povinně a proč stát k tomuto kroku přistoupil?

Co je datová schránka?

Datová schránka je státem garantovaný nástroj elektronické komunikace. Slouží především pro komunikování s orgány veřejné moci. Zjednodušeně si můžete datovou schránku představit jako e-mailovou schránku navrženou pro kontakt s úřady – držitelem „datovky“ je totiž na rozdíl od e-mailového účtu úředně ověřená osoba. V praxi by datové schránky měly:

  • zrychlit a usnadnit výměnu informací,
  • ušetřit náklady spojené s klasickou „papírovou“ komunikací,
  • zvýšit šance na úspěšné doručení zprávy (v porovnání s doporučenými dopisy), sloužit jako jednoduchý nástroj pro zpětné prokázání doručení dokumentu.

Provoz datových schránek upravuje zákon č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, známý jako zákon o datových schránkách. Ten mimo jiné uděluje úřadům povinnost komunikovat přes datovou schránku s osobami, které jí disponují. Elektronické dokumenty zasílané přes datovou schránku mají stejnou právní platnost jako klasické dokumenty. Jejich odeslání je na rozdíl od doporučených dopisů zdarma.

Jak si založit datovou schránku? (video)

Video se připravuje ...
Jak si zařídit datovou schránku?

Kdo musí mít datovou schránku v roce 2023?

  • Povinnost využívat datovou schránku se dosud vztahovala na:
  • orgány veřejné moci
  • právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku a právnické osoby zřízené zákonem
  • organizační složky podniku zahraniční právnické osoby, které jsou zapsané v obchodním rejstříku
  • advokáty
  • daňové poradce
  • statutární auditory
  • insolvenční správce
  • znalce
  • soudní tlumočníky a soudní překladatele

Faktických uživatelů však bylo více, o datovou schránku si mohla zažádat jakákoliv fyzická osoba i právnická osoba, která není zapsána v obchodním rejstříku. Uvedená pravidla se od roku 2023 mění. Na koho se povinnost používat datovou schránku nově vztahuje?

Právnické osoby

Datová schránka bude v roce 2023 zřízena všem právnickým osobám, které ji dosud nemají. Jedná se o všechny nepodnikající právnické osoby, jež o datovou schránku nepožádali v minulosti. Do této skupiny mohou patřit například:

Živnostníci a další OSVČ

Povinnosti komunikovat se státem prostřednictvím datové schránky neuniknou ani fyzické podnikající osoby – všichni živnostníci a další osoby samostatně výdělečně činné (tedy i OSVČ bez identifikačního čísla).

Fyzických osob se povinnost nakonec netýká

Kromě uvedených dvou skupin se povinnost měla vztahovat ještě na fyzické osoby, které „poprvé použijí prostředek pro elektronickou identifikaci vydaný v rámci kvalifikovaného systému elektronické identifikace“. To by v praxi znamenalo všechny osoby, jež využijí bankovní identitu, eObčanku s čipem nebo třeba služby MojeID.

Z pohledu státu tímto způsobem prokážou, že jsou dostatečně digitálně gramotní. Podle originálního znění zákona měly mít fyzické osoby možnost Ministerstvo vnitra požádat o deaktivaci datové schránky. V případě, že by tak neučinily, vztahovaly by se na ně stejné povinnosti jako na ostatní uživatele.

Ministerstvo vnitra se ale rozhodlo fyzické osoby z povinnosti na poslední chvíli vyjmout. Na začátku listopadu předložilo návrh novely zákona, který vláda okamžitě projednala a schválila. Parlamentem by měl návrh projít zrychleně v jediném čtení, aby byl platný od 1. ledna 2023. Poslanci se záležitostí budou zabývat ještě v průběhu listopadu. Podle Ministerstva vnitra je původní plán v současné společensko-ekonomické situaci příliš ambiciózní a pro některé občany by mohl být zatěžující.

U fyzických osob by se tak od roku 2023 nic změnit nemělo – nadále jim zůstane možnost si datovou schránku zřídit. Po použití prostředku elektronické identifikace obdrží pouze nabídku na vytvoření datové schránky.

Od kdy vzniká povinnost používat datovou schránku?

U právnických osob, živnostníků a dalších OSVČ se ale nic nemění. Povinnost používat datovou schránku pro ně začne platit od 1. ledna 2023. Datové schránky budou aktivovány automaticky – noví uživatelé se nemusí o nic starat. Stát jim po aktivaci datové schránky pošle přihlašovací údaje doporučeným dopisem. K zavádění „datovek“ dojde postupně ve třech vlnách od ledna do března. Denně vznikne zhruba 50 tisíc schránek. Celkově jich přibude 2,2 milionu.

Kumulovaný počet aktivních datových schránek
2018 819 766
2019 890 748
2020 1 014 384
2021 1 231 276
2022 (říjen) 1 459 468
Zdroj: Statistiky, mojedatovaschranka.cz

Proč je datová schránka povinná?

Automatické zavedení datové schránky souvisí s procesem digitalizace státní správy. Komunikace mezi úřady a občany by se měla stále více přesouvat do online prostředí. Tím se celý proces zrychlí, zlevní a zefektivní. Digitalizace usnadní také sdílení informací mezi jednotlivými úřady. V ideálním případě tak nebudete muset ten samý dokument doručovat různým orgánům státní správy.

Státu digitalizace ušetří náklady spojené s byrokracií, občanům čas strávený ve frontách na úřadech. Prostřednictvím datové schránky mohou lidé s úřady komunikovat odkudkoliv a navíc se nemusí řídit úředními hodinami.

Kde najdete datovou schránku?

Pro přístup do datové schránky potřebujete webový prohlížeč. V něm otevřete stránku mojedatovaschranka.cz. Na této adrese najdete všechny důležité informace o datových schránkách včetně nabídky doplňkových služeb, harmonogramu plánovaných výluk nebo kontaktu na infolinku datových schránek. S orientací ve světě „datovek“ vám pomohou rovněž instruktážní videa a návody. Hned na úvodní stránce webu uvidíte v pravém horním rohu odkaz na přihlášení do datové schránky.

Přihlášení a zapomenuté heslo

Při přihlášení máte na výběr z několika variant.

  • Přihlášení jménem a heslem: Klasické přihlášení kombinující uživatelské jméno a přístupové heslo. Tento postup je nejjednodušší, nejčastěji využívaný, ale zároveň nejméně bezpečný. V budoucnu se od něj proto bude spíše ustupovat.
  • Přihlášení Identitou občana: Umožní vám přihlásit se prostřednictvím některého z kvalifikovaných prostředků, například pomocí Mobilního klíče eGovernmentu či bankovní identity.
  • Přihlášení Mobilním klíčem: Varianta, která spoléhá na sejmutí QR kódu v aplikaci Mobilní klíč eGovernmentu na mobilním zařízení. Aplikace je dostupná pro Android i iOS.
  • Přihlášení pomocí SMS: Zabezpečení přihlášení je posíleno jednorázovým kódem zaslaným v SMS na vybrané telefonní číslo. Jedná se o zpoplatněnou metodu.
  • Přihlášení certifikátem: Zde je k posílení bezpečnosti využíván osobní certifikát uložený na hardwarovém prostředku nebo v úložišti operačního systému či prohlížeče.
  • Přihlášení bezpečnostním kódem: V současnosti se dá bezpečnost přihlášení navýšit ještě tzv. bezpečnostním kódem. Tento způsob ale již nebude dlouhodobě podporován.

První přihlášení do datové schránky

Patříte mezi obyvatele, kterým bude v roce 2023 automaticky zřízena datová schránka? Od České pošty obdržíte obálku se žlutým pruhem, v níž najdete přístupové údaje. Uživatelské jméno se skládá ze šesti náhodných znaků a je trvalé. V případě zájmu sice můžete požádat o jeho změnu a bude vám přiděleno nové, nicméně opět náhodně sestavené. Prvotní heslo je dočasné a slouží jen k prvnímu přihlášení.

Z metod přihlášení vyberte variantu jménem a heslem. Poté zadejte přihlašovací údaje, které jste našli v obálce. Prvním přihlášením se datová schránka aktivuje a vy získáte možnost přijímat i odesílat zprávy. Pokud schránku neaktivujete, dojde k její automatické aktivaci po uplynutí lhůty 15 dnů od zřízení schránky. I bez vašeho přihlášení do systému vám tak do schránky mohou začít chodit důležité dokumenty.

Během prvního přihlášení se vám otevře okno, které vás vybídne ke změně dočasného přístupového hesla. Když heslo nezměníte, nebudete moci s datovou schránkou plnohodnotně pracovat. Po změně hesla vás systém ještě vyzve k zadání e-mailové adresy. Na ni vám budou chodit notifikace o příchozích datových zprávách.

Alternativně lze zvolit příjem notifikací do aplikace Mobilní klíč eGovernmentu nebo upozornění formou SMS. To je však již zpoplatněné – jedna zpráva stojí tři koruny. Zadáním způsobu notifikace úvodní nastavení končí a vy se poprvé dostanete do datové schránky. Tam na vás čeká uvítací zpráva, na níž si vyzkoušíte otevírání přílohy.

Zapomenuté heslo

Pokud zapomenete přihlašovací heslo, zkuste se přihlásit jinými způsoby, například přes Identitu občana. Používáte-li internetové bankovnictví, máte pravděpodobně i profil u Národního bodu pro identifikaci a autentizaci. Při přihlašování zvolte metodu Identitou občana a poté variantu bankovní identita.

Vyberte svoji banku a následně postupujte stejně jako při vstupu do internetového bankovnictví. Banka prověří vaši identitu a předá ji Informačnímu systému datových schránek (ISDS). Tím je vaše totožnost ověřena a jste vpuštěni do datové schránky.

Přihlášení přes Identitu občana se nevylučuje s ostatními metodami, dají se dle libosti střídat. Po přihlášení si v nastavení účtu můžete nechat vystavit nové přístupové údaje – nyní sice vidíte, že je nepotřebujete, ale v některých situacích by se vám mohly hodit.

Nemáte možnost se do datové schránky přihlásit alternativními způsoby? Pak vám nezbude než navštívit kontaktní místo Czech POINT a zažádat o vydání nových přihlašovacích údajů. Adresu nejbližšího Czech POINTu si rychle dohledáte v této mapě.

Jak funguje datová schránka

Rozhraní „datovky“ připomíná standardní e-mailovou schránku. Odesílání i přijímání datových zpráv je velmi podobné. Při posílání zpráv většinou zadáváte jen příjemce, předmět a příkládáte přílohu. Doplnit lze i nepovinnou textovou zprávu. Také otevření příchozích zpráv a jejich příloh se zásadně neliší od postupu u e-mailů.

Na několik podstatných rozdílů bychom ale narazili. V e-mailové schránce vám zprávy zůstávají v podstatě navěky, respektive do doby, než je smažete či do zaplnění kapacity účtu. U datové schránky dochází k automatickému smazání zpráv po třech měsících od doručení. O archivaci zpráv se proto musíte postarat jinak. Využít můžete zpoplatněný datový trezor, úložiště v Portálu občana (jen do 1 GB) nebo si zprávy včas stáhnout a uložit do počítače.

Další rizika pro uživatele se pojí s tzv. fikcí doručení. Zpráva se běžně považuje za doručenou ve chvíli, kdy se příjemce přihlásí do datové schránky. Pokud se ale nepřihlásí do 10 dnů od dodání zprávy, je na ni posledním dnem této lhůty pohlíženo jako na doručenou. Z toho důvodu rozhodně nepodceňujte nastavení výše zmiňovaných notifikací.

Datová schránka a voličský průkaz

Díky datové schránce z domova vyřídíte řadu procesů, které by se při běžném postupu neobešly bez putování po úřadech. Přes „datovku“ zažádáte o výpis z rejstříku trestů, získáte přehled o důchodovém pojištění nebo si opatříte výpis z bodového hodnocení řidiče. K dalším možným úkonům patří podání žádosti o vydání voličského průkazu.

Voličský průkaz vám umožní volit i v jiných volebních okrscích, než kam spadáte na základě místa trvalého bydliště. Využít lze při volbách do Poslanecké sněmovny, Senátu, krajských zastupitelstev, Evropského parlamentu nebo během prezidentských voleb.

Datová schránka a daňové přiznání

Prostřednictvím datové schránky můžete podat také daňové přiznání. Pro fyzické a právnické osoby, které mají datovou schránku zřízenou ze zákona, dokonce od 1. ledna 2021 platí povinnost podávat daňové přiznání k daním z příjmů výhradně elektronicky. Kromě zaslání vyplněného elektronického formuláře přes datovou schránku mohou dotyční daňové přiznání vyřídit ještě na portálu MOJE daně, kam se přihlásí Identitou občana.

Jak zjistit ID datové schránky

Každá datová schránka má své ID, unikátní sedmimístnou kombinaci písmen a číslic. ID slouží k jednoznačné identifikaci datové schránky. Pokud potřebujete zjistit ID příjemce, podívejte se do seznamu datových schránek. Zde naleznete všechny zpřístupněné datové schránky:

  • orgánů veřejné moci a jejich organizačních složek (mají-li datové schránky zřízeny)
  • právnických osob
  • podnikajících fyzických osob
  • fyzických osob

Fyzické osoby mají možnost nezveřejňovat své údaje v seznamu datových schránek, výčet proto nemusí být kompletní. Seznam je aktualizován jednou denně. Odesílatel může vyhledat příjemce také přímo ve své datové schránce při zadávání adresáta. Zde jsou data zcela aktuální. Vyhledávání příjemce je stejně jako v seznamu možné podle jména, adresy, identifikačního čísla nebo ID datové schránky.

Autor: Petr Pohůdka

Mzdová kalkulačka

Newslettery